如何給潛在客戶寫一封跟進郵件 [+ 5 個例子]

在與客戶開始一個潛在項目時，您是否經常無法讓他們回复您的電子郵件？ 您是否擔心後續電子郵件的效率？

這可能會令人沮喪到最高程度。

同時，您要避免在試圖贏得潛在客戶的支持時採取粗魯、不耐煩或不專業的行為，從而失去與潛在客戶長期合作的機會。

那麼問題是如何在不損害進一步合作潛力的情況下應對這一挑戰？

為了幫助您找出客戶沒有回复的原因以及在這種情況下該怎麼做，這篇文章將討論一些最常見的陷阱以及如何向潛在客戶發送後續電子郵件的最佳技巧。

然後，我們將向您展示一些後續電子郵件示例，並提供有用的提示來幫助您個性化自己的電子郵件並減少您每天編寫電子郵件的時間。

讓我們潛入吧！

什麼是跟進電子郵件？

在商業世界中，通常的做法是在初次聯繫後向客戶發送後續電子郵件。

當我們想要或需要別人的東西時，這是我們使用的一種技術。

此外，後續電子郵件主要用於提醒收件人待處理的操作（如支付發票或提供反饋）。

為什麼跟進電子郵件與業務相關？

在提供客戶服務時，必須在整個項目期間與客戶保持開放的溝通渠道。

必須兼顧多個客戶意味著這種溝通經常被忽視，這反過來會減慢您的項目進度。 此外，未能發送後續電子郵件可能會導致客戶對您和您的業務產生錯誤的印象。

跟進電子郵件的目的是：

• 提醒潛在客戶回复您
• 保持項目正常進行
• 確保信息不會在洗牌中丟失
• 給項目一種組織感和奉獻精神
• 告訴您的新老客戶，您認真對待他們的業務。

沒有得到回复的最常見原因？

您沒有得到回复的原因並不總是對您的報價缺乏興趣。 您可能沒有收到客戶的回复，因為：

• 他們太忙了，沒時間給你回信。
• 您的電子郵件可能已在他們的垃圾郵件或收件箱中丟失。
• 他們可能需要更多時間來考慮您的請求或與他人協商。

當金錢受到威脅時，我們都會猶豫，對吧？ 他們為什麼不呢？

這正是我們使用後續電子郵件的原因——向我們的客戶保證他們是安全的。

我們已經介紹了它們是什麼，所以現在讓我們進入承諾的步驟，以編寫後續電子郵件，以獲得回复並讓您脫穎而出。

如何撰寫後續電子郵件

每種情況都有利有弊，重要的是要認識到這兩者，然後再進行良好的後續電子郵件的基本步驟。

我們已將掌握此方法所需採取的步驟分解為註意事項和注意事項，以便您快速上手。

讓我們開始！

跟進電子郵件 - DO's

1.注意你的主題行

簡潔明了是處理後續電子郵件主題行的最佳方式。

清楚你需要什麼，並指出伸出援手的原因。 以下是一些良好的後續主題行示例：

• [項目名稱] 第一階段的階段
• [日期] 的逾期發票
• 我們需要您在 [問題] 上的幫助
• [日期] 的會議更新
• 有任何問題或疑慮嗎？

電子郵件的主題行應該簡單明了，清楚地表明您需要從收件人那裡得到什麼。 主題行越自然，您期望的響應率就越高。

2. 關注他們

如果您對後續電子郵件有明確的目標，那麼設身處地為客戶著想，編寫讓他們感到有價值的內容是輕而易舉的事。

後續電子郵件不僅僅是簡短的提醒。 它們是與您的客戶建立牢固關係的開放線路。 因此，重點需要放在他們身上。

以下是有關如何以復雜的方式吸引客戶注意力的一些想法：

• 請求對提案或觀點的反饋。
• 尋求一種改進您的產品的方法。
• 通過為他們最緊迫的問題提出解決方案來喚起古怪

這會給他們一種印象，即您不僅關心他們，而且還花時間研究和考慮各種選擇，以滿足他們的特定需求。

3. 保持簡短

你聽說過 12 秒規則嗎？

12 秒規則是人們花在閱讀電子郵件上的平均時間。

而且，尤其是在商業世界中，沒有人有太多時間花在需要幾分鐘閱讀的深入電子郵件上。

大多數讀者只會瀏覽您的電子郵件，因此最好在涵蓋所有基礎的同時盡可能簡短地進行後續跟進。

4. 呼籲您的客戶採取行動

每封後續電子郵件都應該有一個號召性用語，除非它是嚴格信息性的。 許多營銷人員沒有考慮到這個關鍵細節，這是導致人們沒有像他們應該的那樣認真對待他們的電子郵件的主要原因。

換句話說，如果您希望您的客戶和潛在客戶採取特定行動，您必須讓他們清楚地知道該行動。

以下是一些開始的想法：

• 請評論。
• 聯繫我們。
• 給出你喜歡的日期。
• 讓我們談談。

注意：要設置有效的 CTA，請避免產生不安全感。 例如，你能注意到這兩個句子之間的區別嗎：

• “請，如果您有時間，我會很高興有機會為我們安排一次會議，討論有關該項目的詳細信息”，以及
• “給我們一個更合適的時間和日期，以便我們安排下一次會議。”

區別在於奉獻和大膽。 不要猶豫使用它。

5. 學會耐心

現在我們已經達到了問題的關鍵——我們應該等待多長時間才能發送後續電子郵件？

不要等太久。 最佳實踐表明，您可以在一兩天內收到客戶的回复。

在跟進之前允許您的客戶這個時間窗口是一個好主意。

事實上，簡單地詢問他們何時最容易再次收到您的來信會更明智。 這樣，您將根據自己的決定建立良好的關係，同時避免太煩人。

注意：考慮到您的客戶可能不會在周末和節假日查看他們的電子郵件。

為你的後續行動計時是很棘手的，這樣你在引起他們的注意後就不會顯得太執著。

給他們更多的空間總是比過早採取行動要好。

跟進電子郵件不要

現在，是時候看看發送後續電子郵件時最常見的陷阱了：

1.責備——即使您的客戶沒有按照承諾發送信息，後續電子郵件也應該著重於溫和地提醒他們該行動。 專注於未來的合作和客戶的利益會給你帶來另一套卡片。

2.糟糕的主題行- 主題行是您的客戶首先看到的內容，也是決定它是否重要的​​主要過濾器。 簡明扼要地說明您對客戶的需求。 這將幫助您的客戶過濾您的相關電子郵件。

3.等待回复的時間過長- 如果您等待的時間過長，您的客戶可能會將您的項目放在最後，或者忘記它。 如果做得對，提醒不等於煩人。 因此，迅速跟進。

4.咄咄逼人的行為- 向您的客戶表明這是一個友好的提醒，要有禮貌和輕鬆。 設定期望，告訴他們如果他們沒有回應，你什麼時候會跟進。

5.沒有 CTA - 如果您的客戶只掃描您的電子郵件，他們可能會錯過任何號召性用語並將其設置為休息。 為他們提供下一步的清晰大綱和完成項目的時間表。

6.不正確的溝通- 您必須了解客戶的溝通偏好。 大多數客戶更喜歡溫和的電子郵件提醒，但有些客戶更喜歡簡短的電話。 如果它提供了您需要的信息，那就值得了！

跟進電子郵件模板

1.“剛剛簽到”電子郵件模板

如果您需要跟進您的產品，或提醒您的客戶您之前的電子郵件，請避免有需要。

在他們繁忙的日程中表達你的同理心，如果他們有興趣，可以提議開會。

專業提示：當您太忙或根本不想使用模板時，TextCortex 等人工智能 (AI) 解決方案可以幫助您編寫引人入勝的個性化電子郵件。

例如，TextCortex 的 Chrome 插件包括一個有用的“子彈到電子郵件”功能，可用於從您最重要的點快速撰寫電子郵件。

只需設置您要在電子郵件中涵蓋的主要內容，選擇項目符號，單擊徽標並點擊“項目符號到電子郵件”選項。

2.“跟進報價”電子郵件模板

您的潛在客戶可能會同時分析多個報價。 一封簡短的電子郵件表明您希望建立聯繫。

更重要的是，這種類型的電子郵件也會表現出對項目本身的奉獻精神。 信不信由你，有時這就是贏得客戶的全部。

3.“緊迫感”電子郵件模板

FOMO 效應（害怕錯過）一直是並將繼續成為一種強大的營銷工具。

在您的報價上設置到期日期可以在潛意識中鼓勵客戶立即回复您的電子郵件。

沒有人願意錯過一筆好交易，對吧？

專業提示：除了眾多重寫功能外，TextCortex 的 Chrome 插件還有一個非常有用的音調轉換器選項，可以用不同的語調重寫您的內容。

要使用它，請選擇要以各種不同語氣重寫的句子或段落，單擊徽標並選擇“語氣”功能。

單擊建議窗口底部的語氣類型鏈接，然後選擇“緊急”語氣，以在使用“語氣”功能時為您的電子郵件添加緊急性。

4.“讓我們重新連接”電子郵件模板

商人是行動者。 話雖如此，如果您直接提出上訴，您更有可能在後續電子郵件中收到回复。

無論請求的類型如何，如果您的後續電子郵件保持相同程度的專業性，您的客戶都不會誤解它。

專業提示：無論主題或受眾如何，TextCortex 的“釋義”功能都可以幫助您保持高標準的寫作質量。

批量選擇您的句子或段落，單擊徽標並選擇“釋義”選項。

5.“會議跟進”電子郵件模板

與客戶會面後，建議發送後續電子郵件。 這是一個成熟的步驟，隨著時間的推移可能會導致許多富有成效的關係。

這種形式的後續電子郵件只是快速感謝客戶的時間。

總結

毫無疑問，您是否應該在業務戰略中利用後續電子郵件。

花時間培養人脈是對業務健康的投資，這將以持續成功完成交易和維持關係的形式提供紅利。

即便如此，這並不能使他們娛樂。 特別是如果您需要每天編寫它們。

如果您被困在靈感中，厭倦了使用相同的舊模板，或者只是想看看還有什麼其他東西，我們建議您嘗試 TextCortex。

更重要的是，利用 TextCortex 可以讓你最糟糕的寫作日變成現有的任務。

這還不是全部。

除了 Chrome 擴展中提供的重寫功能之外，TextCortex 還允許您訪問：

• 在線訪問20 多個預先構建的 AI 模板。
• 使用這款多語言 AI ​​工具創建超過 72 種語言的內容。
• 可以實時編輯的畫布以適應人類和人工智能生成的內容。
• 內容的實時修改和渲染
• 您可以在30 多個網絡平台（包括 Docs、Gmail、Linkedin 等）上訪問您自己的個人 AI 寫作助手，所有這些都通過一個儀表板進行。

立即下載 TextCortex Chrome 擴展程序，並使用可以為您的內容創造奇蹟的個人 AI 寫作助手犒勞自己。