什麼是發票——完整指南

無論您是管理小型單人企業還是大型公司，創建和發送發票都是您運營的重要組成部分。 發票是企業主獲得報酬的方式：客戶在您開具發票時向您付款。

為您的產品或服務編寫銷售發票相當簡單。 但是，確保您的發票上包含所有必需的信息很重要：不完整或不正確的發票可能會導致客戶與您之間產生誤解，甚至可能引起金錢糾紛（如果使用適當的發票更容易避免這些問題）小企業發票軟件）。

發票的交付也是此過程的重要組成部分：一旦您創建了發票，還必須通過可靠的媒介將其發送給客戶：無論是郵寄、電子郵件還是其他渠道。

在本文中，我們將解釋發票的所有重要元素、如何創建發票以及如何將發票交付給您的客戶。 我們還討論了像 Hiveage 這樣的發票軟件如何使整個過程對您來說變得簡單而高效。

在本文中 。 . .

1. 什麼是發票？
2. 開具發票如何改善您的業務？
3. 發票應該包括什麼？
4. 一般發票佈局
5. 如何開具發票：遵循的步驟
6. 總結：要添加的關鍵信息
7. 要添加的可選信息
8. 如何發送發票
9. 如何編寫發票電子郵件
10. 如何在 MS Word 中製作發票
11. 如何使用發票軟件編寫發票
12. 關於如何寫發票的常見問題

什麼是發票？ ↩

那麼，什麼是發票？ 發票是您在向客戶交付產品或服務後應發送給客戶的文件。 發票列出了客戶需要為他們收到的商品或服務支付多少費用，以及他們應該如何支付。

重要的是要記住發票不是賬單或收據； 它們是對所提供服務的付款請求。 賬單意味著立即付款行動，而發票則建議客戶何時以及如何付款。 此外，客戶付款後會收到收據：發票要求付款，因此不能用作收據。

開具發票如何改善您的業務？ ↩

既然我們已經處理了發票是什麼，讓我們看看如何創建專業發票並將其發送給您的客戶可以幫助您更快地獲得付款。 通過及時開具發票，您可以避免延遲付款或與客戶就他們因提供的服務欠您的錢而發生糾紛。

擁有優雅且具有視覺吸引力的發票也可以給您的客戶留下更好的印象。 它表明質量和關懷對您的業務很重要。

發票應該包括什麼？ ↩

所有專業發票應包括的基本要素是：

1. 帶有“發票”一詞的獨特標題
2. 您的公司名稱、聯繫信息和徽標
3. 發票日期和付款到期日
4. 發票號碼
5. 客戶的姓名和地址
6. 所提供的服務以及每項服務的費率、數量和總金額
7. 付款條件

一般發票佈局↩

發票的總體風格應該看起來專業而優雅。 任何更少的內容都可能意味著您沒有認真對待您的付款。

如果您不知道從哪裡開始或如何開始，請查看我們的免費發票模板或免費發票生成器。 我們創建了這些發票模板和發票生成器以及我們的發票服務，以消除圍繞發票流程的這些麻煩。

無論哪種方式，以下都是創建發票的關鍵步驟：

如何開具發票：遵循的步驟↩

1. 創建發票佈局

首先要做的是確定發票的佈局。 它需要一個包含聯繫信息、日期等的標題部分（如下所述），以及一個列出需要付款的產品/服務詳細信息的主體。 在決定佈局時，選擇看起來專業的字體和顏色。 您可能希望包含您公司的徽標，以確保品牌一致性和真實性。 確保標題中包含“發票”一詞。

2.添加必要的聯繫信息

包括貴公司的聯繫信息，以便客戶了解他們購買的服務以及從哪個供應商處購買的服務。 公司名稱、地址和電話號碼是必不可少的信息。

發票還需要包含客戶的聯繫信息，例如姓名、地址，可能還有電話號碼。 它定義了發票的對象，並確保將發票交付給正確的人。

3. 包括發票編號、發票日期和發票到期日

發票編號是整個發票的關鍵部分。 生成發票時，請確保它具有唯一編號，以便您可以輕鬆跟踪其付款狀態。 不要重複發票號碼，因為它可能會在未來讓您感到困惑，尤其是在納稅季節。 大多數企業保持一致的發票編號順序（例如，INV-001、INV-002、INV-003、...）。 在某些司法管轄區，這是一項法律要求。

發票日期是您開具發票的日期。 到期日是客戶必須向您付款的最後一天。 包括發票日期和到期日表明客戶必須支付多長時間，並有助於防止發票逾期。

4. 確保有包含正確信息的行項目

行項目是您描述您交付給客戶的產品或服務的地方。 雖然您不必在對服務的描述中過於詳細，但您應該為訂單項添加足夠的解釋，以便您的客戶知道他們所支付的費用。

在每項服務旁邊，一定要顯示它的成本。 顯示特定商品或服務的數量、單價和總成本可以讓客戶清楚地了解他們的付款義務。

5. 加總

完成訂單項信息後，將總金額相加。 添加每項服務的小計，並在單獨的行上突出顯示總支付金額（例如，以粗體文本）。 在說明此最終餘額之前，請務必包括任何適用的稅費和折扣。

6. 解釋付款條款和付款方式

在提供服務之前討論付款條件是必不可少的，但您也可以在開具發票時將其包括在內。 這可以防止糾紛並澄清付款的到期時間以及您的客戶如何付款。

在解釋付款條款和信息時，包括：

1. 發票到期日
2. 退貨政策或退款保證
3. 逾期付款的處罰
4. 如何付款（現金、支票、在線等）

將付款條款添加到您的發票中並不是必需的，但它肯定可以改善客戶體驗並簡化付款流程。

總結：開具發票時要添加的重要信息↩

既然您已經知道如何編寫信息豐富、專業且簡單明了的發票，那麼以下是您需要包括的所有內容的細分：

1. 貴公司的名稱、地址和電話號碼
2. 客戶的姓名和地址
3. 發票編號、簽發日期和到期日
4. 服務說明
5. 每項服務的數量和小計，作為分項列表
6. 欠款總額和應付餘額

這些是您在所有發票上必須擁有的項目。 缺乏上述任何一項可能會導致混亂、爭議，在極端情況下，還會導致客戶流失。

開具發票時要添加的可選信息↩

有些信息對交易不是必需的，但可以改善某些類型發票的客戶體驗。 以下是一些可以增強您的發票模板的內容：

1. 付款條款的描述，例如滿意保證
2. 如何完成交易
3. 個人筆記

如前所述，您的發票不需要滿意保證和其他信息，因為您很可能在執行服務之前對其進行了解釋。 如果您沒有，那麼最好包含該信息。

如果您也沒有事先向您的客戶提及，您應該解釋如何完成交易。 無論是在線、支票還是現金郵寄，您都可以選擇讓客戶知道您希望客戶如何付款。

最後，在寫完發票時，個人筆記可能是一個不錯的選擇。 這裡有一些你可以說的：

1. 以他們的名字問候他們
2. 感謝他們與您開展業務
3. 讓他們知道您期待很快再次與他們開展業務
4. 提及他們經歷的一些細節
5. 解釋發票的任何方面，例如折扣和促銷機會
6. 總的來說，保持友好的語氣

如何發送發票↩

既然您知道如何寫發票，那麼您需要知道如何發送發票。 有多種方法可以做到這一點。 有時，您編寫發票的方式取決於您選擇發送發票的方式。

以下是一些可能的方式來發送您的發票：

1. 電子郵件
2. 郵件
3. 在線發票軟件

電子郵件是企業發送發票的常用方式。 但是，發票本身通常是附加文件。 總而言之，電子郵件是一種發送發票的有效方式，因為大多數企業都將其作為主要的通信方式。

一些企業主也走老式的路。 郵寄發票並不是最流行的形式，因為現在一切都通過電子郵件簡化了。 如果您認為這是開展業務的最佳方式，那就去做吧！

像 Hiveage 這樣的發票軟件可以減輕在線創建發票和發送發票的壓力。 儘管您仍然應該了解如何編寫發票的基礎知識，但發票服務可以讓您更輕鬆。 他們可能會為您提供使用電子郵件直接從平台發送發票、下載要由您發送的發票或打印以通過郵件發送的選項。

如何編寫發票電子郵件↩

編寫發票電子郵件相當簡單。 以下是電子郵件應包含的重要元素：

1. 清晰醒目的主題行
2. 一封簡單而簡短的電子郵件
3. 附上發票文件

主題行不宜過長。 您可以包含發票編號或您的公司名稱，但最重要的是，請務必包含“發票”一詞。

電子郵件消息不必太長。 由於發票包含大部分信息，因此您可以輸入簡短而溫馨的信息。 在大多數情況下，讓發票進行大部分討論。

請務必將發票附在電子郵件中。 這是電子郵件中最重要的部分，因為它包含您賺錢的所有信息。

如何在 Microsoft Word 中開具發票↩

Word 有自己的發票模板，對小企業主來說很方便。 以下是使用 Word 製作發票的方法：

1. 打開一個新的 Word 文檔
2. 創建標題
3. 選擇發票抬頭
4. 按照上面的步驟寫完整的發票，確保有明確的發票號

如果您使用 MS Office 套件中的其他工具：Excel 還附帶開箱即用的發票模板。

如何使用發票軟件開具發票↩

開發票是經營小型企業不可避免的麻煩之一，這就是為什麼我們試圖通過 Hiveage 自己解決這個問題。 顯然，我們偏向於我們自己的解決方案，但有幾種發票軟件可以幫助您編寫和發送發票。

使用發票服務是在線創建發票的最快、最簡單的方法之一。 您甚至可能不需要知道如何創建發票，因為它包含所有必填字段供您填寫。一些發票軟件還通過在發票本身上啟用在線支付來協助處理交易。

在小型企業用戶中，Hiveage 因其在管理整個發票過程中的易用性而受到喜愛。 使用 Hiveage，您可以準備報價、獲得客戶批准、創建和發送定期和經常性發票、接受在線支付、生成詳細的財務報告等等。 免費註冊，看看如何在幾分鐘內開始創建發票！

關於發票的常見問題

如何寫發票？

清楚地將文件標記為發票。 添加您自己的聯繫方式，然後添加客戶及其公司地址。 寫下您要開具發票的商品/服務的描述、費率和總金額（最好以表格的形式）。 添加發票日期和付款到期日。 包括付款條款，以及您將如何接受付款（現金、銀行轉賬、在線等）。

什麼是發票示例？

查看適合您業務的免費發票模板（見上文）或免費發票生成器。

可以手寫發票嗎？

可以接受手寫發票，但不建議這樣做。 它們對於非常小的企業來說就足夠了，但大多數客戶需要更專業的東西。

您是否將銀行詳細信息放在發票上？

當它用作首選付款方式時，在發票上提供您的銀行詳細信息可以讓您的客戶更輕鬆地處理付款。 它避免了確認重要信息的來回溝通，並使整個過程更快。