如何編寫發票電子郵件 - 發票電子郵件模板

發薪日是完成項目的最佳部分之一。 如果您最近完成了一些客戶工作並完成了項目，您可能需要向您的客戶開具發票才能獲得報酬。

儘管如此，許多自由職業者和小企業擔心他們的工作不會收到報酬，最終得不到報酬。 在管理您的現金流時，即使是延遲付款也可能是一個主要的痛苦。

避免這種情況的最佳方法是在與客戶就發票事宜進行溝通時遵循一些簡單但重要的步驟。 因此，明智的做法是為您的發票創建一個簡單易懂的發票電子郵件模板。

在本文中，我們與您分享發送發票電子郵件時可以使用的提示和建議。 我們還將分享一個易於使用的發票電子郵件模板，讓您更輕鬆地獲得付款！

在本文中 。 . .

• 為什麼使用發票電子郵件模板？
• 如何創建發票電子郵件模板？
• 您在發票電子郵件中寫什麼？
• 示例發票電子郵件模板
• 如何為發票寫求職信
• 如何通過電子郵件發送發票？
• 如何寫正式發票？
• 使用發票軟件自動化發票電子郵件

為什麼使用發票電子郵件模板？

快速的答案是電子郵件模板可以節省您的時間：使用模板，您不必在每次向客戶寫發票電子郵件時都輸入消息。

這對於擁有不同產品或服務的公司特別有用，因此他們知道消息中需要哪些信息以及應該如何格式化。

如果您要向多個客戶發送發票，模板也是一個有用的工具，因為它可以確保消息是一致的。

為您的發票使用模板的另一個好處是，可以通過提前將他們的姓名和其他相關信息插入佔位符來為每個客戶個性化。

如何創建發票電子郵件模板？

創建電子郵件模板時要考慮的最重要的事情之一是它與您的業務或工作相關且個性化。 它不僅應該反映您所做的工作類型，還應該反映您與客戶的關係類型。

但是，您的電子郵件模板也應該足夠通用，以便可以應用於您的大多數或所有客戶，讓您在發送之前在必要時簡單地進行快速更改。

準備好起草電子郵件後，您可以按照以下步驟創建完美的模板以發送給客戶。 從頭開始製作發票可能很麻煩，因此擁有一個通用示例可以使流程更快。

保持您的發票電子郵件專業和簡單

企業主在編寫發票電子郵件時經常遇到麻煩。 他們擔心他們應該有多正式，或者信中應該寫什麼。

發票電子郵件的目標是獲得報酬，但您希望您的客戶更願意而不是僅僅獲得他們的錢。 您還希望他們因與您進行的商業交易而感到受到尊重。

如果您想確保您的電子郵件不被忽略，那麼郵件的專業性很重要。 保持語言簡單而準確：避免使用太多只有公司內部人員才能理解的縮寫、複雜的單詞或行話。

發票電子郵件的目的只是將發票發送給您的客戶：它不需要包含太多其他信息。 為了您自己和客戶的時間，您只需要包含一條簡短的信息，感謝他們的業務，並概述您已為您的工作附上發票。 如果您想按時獲得報酬，使用簡短且中肯的電子郵件會有所幫助。

有一個描述性的主題行

我們建議您在電子郵件主題行中包含最重要的信息。 主題行應該明確：當客戶在收件箱的電子郵件列表中看到您的郵件主題行時，他們應該知道您正在向他們開具發票。 否則，他們甚至可能沒有意識到您已發送發票，從而無意中延遲了您的付款。

我們建議您在撰寫電子郵件時在主題行中包含發票編號和到期日。 例如：

[產品/服務] 發票 [編號] 到期 [日期]

通過這種方式，您可以確保您的客戶確切地知道您聯繫他們的原因，並且是時候讓他們為您的服務付費了。

您在發票電子郵件中寫什麼？

您的信息應包括對您為客戶完成的工作的簡要說明。 您應該說明您的費用是按項目收費還是按工作時間收費。

此外，您應該包括您的費率，以便客戶清楚您收取的費用。 添加客戶付款可能無法涵蓋的任何其他費用（例如運費）也是明智之舉，以免發生意外。

像往常一樣，您的發票信函或電子郵件應以問候開頭。 如果您有一段時間沒有與收件人溝通，通常會包含一條簡短的消息。

然後，您應該通知您的客戶，您正在聯繫他們為您已完成的工作開具發票，並且您已將發票附在此電子郵件中。

附上發票

我們建議您將發票作為文件/文檔附加，而不是將其包含在電子郵件正文中。 PDF 通常是最好的，因為它適用於所有不同類型的設備和操作系統，並且您可以避免兼容性問題。 如果您將發票作為附件發送，您的客戶也可以輕鬆地將其打印出來並保存以供記錄。

使用此發票電子郵件模板

如果您想知道如何編寫發票電子郵件，可以嘗試使用以下發票消息示例：

Subject: Invoice [Number] Due on [Date]

Dear [Client],

I hope you are well.

Please see attached the invoice [number] for [completed project]. The invoice is due by [date].

Please don't hesitate to get in touch if you have any questions or need clarifications.

Best regards,
[Your name and email signature]

請注意，此發票電子郵件示例簡潔明了。 沒有必要包含不必要的細節或對話，除非您與客戶有非常密切的關係並認為這是合適的。 當然，這取決於您自己的判斷。

如何個性化您的發票電子郵件

建議個性化您的電子郵件，這樣客戶就不會覺得他們收到了普通的發票信。

當您通過電子郵件發送發票時，您應該包含個性化的問候語，以便您的客戶知道您已經投入了一些時間和精力來聯繫。 如果您認為合適，您可能還希望在電子郵件正文中包含個性化消息。

這有助於將您的業務與使用相同模板的其他人區分開來，並使您的客戶感覺他們與您有更互動的體驗。

如何為發票寫求職信

如果您曾為客戶處理過一個更大或更複雜的項目，那麼在您的發票中附上一封求職信可能是合適的。 這封發票信讓您有機會概述您的費率、您所做的工作，以及分解您的費率並解釋您收取所收取金額的原因。

你的求職信應該包括一些關於你是誰以及你提供什麼的基本細節。 確保在發票信中包含您的公司名稱或公司名稱。 您還應該包括您從事的項目的時間表，包括開始和結束日期。

然後，您應該分解作為項目一部分完成的每項任務以及為此收取的費用。 如果您按小時或按天收費，那麼也將其作為細分的一部分。

如何寫過期發票電子郵件

如果您的客戶沒有錯過發票的到期日，您可能需要再次聯繫他們以跟進付款。 就同​​一問題反复聯繫客戶可能會感覺很尷尬，但您需要為您為他們所做的工作獲得報酬。

在發票信息中保持禮貌但堅定

不幸的是，作為自由職業者，追逐付款是一種常見的不滿。 您的客戶可能會解釋為什麼他們無法在到期日之前向您付款。

儘管如此，您不應該讓他們避免為您的工作付費。 確保您的電子郵件禮貌而堅定。 如果這是您第一次聯繫客戶以跟進他們，則無需過於個人化。

您可以使用以下電子郵件示例來跟進延遲付款：

Subject: Re: Invoice [Number] Due on [Date]

Hi [name],

I hope that you have been well. I just wanted to check in with you about the invoice we sent last week for [product or service].

Let me know if there is anything else I can do to help get this paid ASAP.

Thank you!
Best,
[your name]


正如您在上面看到的，在跟進延遲付款時，提供發票編號和到期日期很重要。

如何通過電子郵件發送發票？

如果您要通過電子郵件發送發票，最好將其作為附件包含在內。 您還可以使用發票軟件來生成發票，因為這使流程更容易（提示：我們做得很好）。

此外，您可以使用電子郵件發送指向您通過 PayPal 等服務生成的發票的鏈接。 許多這樣的支付網關支持基本的發票生成。

當您發送附有發票的電子郵件時，請確保在文檔中包含相關信息，例如您的公司名稱、您收取的金額以及發票編號。

在電子郵件標題或簽名塊中包含您的公司名稱和地址是一個好主意，以確保您發送發票而不是其他類型的電子郵件。

如何開具正式發票？

正如我們在有關如何編寫發票的詳細文章中解釋的那樣，您的發票必須包含您的客戶處理付款所需的所有信息。 因此，好的發票模板包含以下詳細信息。

發票模板的關鍵要素

1. 您的業務詳細信息（名稱、徽標、聯繫信息）
2. 發票號碼
3. 客戶的全名和聯繫方式
4. 發票日期
5. 截止日期
6. 到期金額
7. 服務/產品明細清單以及費率和價格明細
8. 其他詳細信息，例如條款和條件以及付款方式

一個好的發票模板應該允許您將每個產品或服務分解為一個項目，然後概述您為每個項目收取的費用。 這是讓您的客戶了解您收取多少費用以及為什麼收取費用的最清晰方法。

當他們需要向您付款時，逐項列出您的服務也使客戶更容易知道他們欠了多少錢。 如果您不這樣做，您可能會發現某些客戶試圖對您收取的金額提出異議，這會導致不必要的延誤。

不幸的是，付款延遲通常是自由職業者的一部分，但如果你盡可能清楚地分解信息，那麼你就會盡可能地限制這種情況發生的可能性。

使用 Hiveage 自動化發票電子郵件

Hiveage 等工具可幫助您自動創建發票並將其通過電子郵件發送給您的客戶。 這使得該過程非常簡單，並顯著減少了您的麻煩。

通過使用軟件來自動開具發票，您可以限制需要花費在管理工作和創建文檔上的精力，而是專注於實際工作。

通過自動化您的發票電子郵件流程，您還可以確保它們都符合相同的標準，並始終包含相關信息。 您無需擔心意外遺漏重要細節，例如發票的唯一編號或付款說明。

使用 Hiveage，您還可以選擇將發票的 PDF 副本附加到電子郵件中。 使用正確的工具以這種方式設置的可靠發票流程將確保您的小型企業財務狀況保持健康。

回顧一下，自動開票的主要好處是您可以：

• 省時間
• 減少發票中的錯誤和拼寫錯誤的數量
• 為發票電子郵件添加新功能，例如額外的付款方式，甚至是自動重新訂購系統。

根據您擁有的業務模式，選擇滿足您特定需求的軟件非常重要。 就 Hiveage 而言，我們的主要客戶是自由職業者和小型企業，並且優化了服務以使他們的生活更輕鬆。

結論：良好發票電子郵件的要素

發票電子郵件是您的業務運營中最重要的組成部分之一。 如果做得不正確，可能會使客戶感到困惑和沮喪，他們可能難以理解您的要求或他們應該如何回應付款請求。 一份好的發票電子郵件包含許多元素，包括：

• 發票編號
• 截止日期
• 到期金額
• 清晰易懂的付款說明
• 可交付成果或銷售產品的簡要概述
• 通知何時付款逾期，並提供您將如何處理逾期餘額的提議。

一封寫得很好的電子郵件是與您的客戶建立良好關係並按時獲得報酬的第一步。 使用我們的發票電子郵件模板，或者更好的是，使用我們簡單而強大的在線發票軟件，以確保您不會丟失付款！