發票號碼——你需要知道的

發送發票是開展業務的重要且必不可少的部分：畢竟，這是您獲得報酬的方式（通過促進客戶的應付賬款流程）。 因此，管理好發票流程對於管理企業的財務狀況非常重要。 在本文中，我們將討論發票中的一個關鍵要素：發票編號。

什麼是發票號碼？ 它為什麼如此重要？ 應該採用什麼格式？ 這些是我們將詳細回答的一些問題。 請注意，這是我們關於如何編寫發票的指南的補充文章。

什麼是發票號碼？

發票編號（有時稱為發票 ID）是分配給您發送的每張發票的唯一編號或代碼。 發票編號的目的是在您發出的所有發票中識別特定發票。

發票編號可以是字母數字，有時可能使用特殊字符，如破折號或連字符。 連同發票中的其他詳細信息，例如發件人的公司名稱和聯繫方式，發票編號使供應商和客戶更容易參考金融交易而不會產生任何誤解。

例如，您的兩個客戶可能購買完全相同的產品或服務。 您只需通過相關的發票編號即可輕鬆識別每筆交易，而無需查看發票的其他詳細信息。 您的客戶還可以通過參考他們從您那裡收到的發票上的號碼輕鬆與您就他們的付款等進行溝通。

為什麼發票編號很重要？

正如我們已經指出的那樣，發票號碼對於輕鬆查找和識別您的交易至關重要。 在開展業務的過程中，您將發送大量文件，包括報價、賬單和採購訂單。 引用這些中的每一個的最簡單方法是您分配給它們的編號或 ID — 對於發票，它將是發票 ID。

在許多司法管轄區，對發票進行編號也是一項法律要求。 他們甚至可能需要將特定序列分配為您的發票編號系統。 在向您的企業或每個項目提供發票編號之前，請查看您所在國家或州的法律和專業要求。

發票編號對於您的會計系統也很重要。 無論您使用專業會計服務還是聘請內部簿記員，他們都需要發票編號來管理您的財務記錄。

發票號碼是什麼樣的？

為了跟踪您的發票，每張發票都應有一個唯一的編號，並按順序排列。 因此，每個發票編號都是不同的，但是對於如何將它們分配給發票，會有一個易於理解的順序。

發票編號可能純粹是一個數字，也可能是數字和字母的組合，具體的組成取決於您選擇如何組織和分配發票編號。 例如，如果您按年份組織發票，則數字可能為 2020-2435：這裡的前四位數字基於年份，其餘代碼表示發票在序列中的位置。 如果您使用像 Hiveage 這樣的在線開票軟件，這個發票編號序列可以定義一次，然後在創建發票時自動為您管理。

我在哪裡可以找到發票號碼？

發票的佈局因供應商而異，但都遵循共同的通用標準。 發票將包括您的公司名稱、客戶名稱、發票日期、付款到期日期、應付總額、已提供的產品或服務、稅費和其他費用。 . . 和發票號碼。

發票編號應該出現在容易找到的地方，通常在發票的頂部。 它們的位置應該在您的發票中保持一致，這樣您和客戶都不必搜索它。 有些發票可能在發票上的多個位置有編號，但這不是必需的。

我應該從什麼發票號碼開始？

沒有關於如何設置發票編號格式的特定規則。 在後面的部分中，我們將討論幾個選項。 如果您使用像 Hiveage 這樣的在線發票軟件，您可以選擇從一組標準選項中進行選擇，或者定義您自己的選項。 該軟件還將負責自動增加發票編號序列，這樣您就不會意外地重複發票編號。

發票號碼是否與賬單號碼相同？

請注意，發票編號與帳單編號不同。 賬單編號是欠貴公司的總金額。 賬單上的金額來自所有發票的總和。

例如，假設您正在做一個需要來自多家公司的材料的項目。 工作完成後，您必須向客戶開具所有材料和人工費用的發票。 這些項目中的每一個都可以在自己的發票上，並帶有自己的發票編號。 然後用所有這些數字創建一個帶有自己編號的單一賬單會更方便，這樣客戶就可以參考一個文檔而不是多個單獨的發票。

什麼是發票副本？

發票副本就像它聽起來的樣子：它只是現有發票的副本，用於生成相同交易的詳細信息。 例如，如果您有一位客戶經常購買相同的產品或服務，則無需為每次購買創建新發票，您只需創建原始發票的副本即可。 然後購買的物品、數量、價格和稅金將保持不變。

在 Hiveage 中，我們通過“重複發票”功能促進了這一點。

處理髮票編號時的最佳實踐

以下是生成發票編號的一些技巧：它們將使您與客戶之間的溝通更輕鬆、更清晰。

做的

• 確保您的發票編號按順序排列
• 創建一種現在和將來都有意義的數字格式
• 盡可能使用發票軟件（Hiveage 甚至提供免費計劃）
• 檢查您當地的財務記錄保存法律
• 使發票號碼易於在發票上找到
• 將發票編號放在每張發票的相同位置（通常在發票抬頭中）
• 在客戶的所有付款請求中包含發票編號，以方便溝通和記賬
• 保持發票佈局和結構一致
• 包括付款到期的日期，並讓未來的發票遵循正確的順序

不要做

• 發票編號格式不要太複雜
• 不要隨意分配發票編號
• 請勿在交易中更改發票編號

組織發票編號的不同方法

沒有一種適合所有發票編號系統的方法。 即使您使用發票軟件也是如此。

以下是一些可用於分配發票編號的常用方法。 找到適合你的，然後堅持下去。 不斷更改您的唯一發票編號方法會給您和您的客戶帶來混亂。

簡單序列發票編號系統

為發票編號的最簡單方法是從 1 開始，然後為後續發票遞增。 將發票編號設為幾位數是一種常見做法，因此可能顯示為 001、002、003 等。 您還可以為發票添加前綴，以將它們與其他類型的文檔（例如，估計）分開。 Hiveage 中的默認選項使用 INV 作為發票的發票編號前綴。 基於上述內容的簡單發票編號序列為：INV-001、INV-002、INV-003。 . .

按客戶分配發票編號

您可以選擇的一個選項是給每個客戶一個唯一的代碼。 例如，它可能是 760 之類的數字或基於客戶名稱的字母代碼。 每次您為該特定客戶開具發票時，760 都可以作為發票編號中的前綴。 該客戶的第一個發票編號可以是 760-001，隨後的編號是 760-002、760-003，依此類推。

按日期或年份的發票編號

創建發票編號的另一種常見方法是按日期。 這可以是一種直接的方式來幫助跟踪您的發票，同時還可以指示發票的開具時間。 一種這樣的選擇是使用日期作為前綴，採用 YYYYMMDD 格式（例如，20201025-001）。

但是，這會導致發票編號較長。 您可以選擇通過簡單地使用年份作為前綴來縮短它們。 這樣的序列可能採用 2020-001、2020-002 等形式。

按項目的發票編號

如果您進行基於項目的工作，另一種格式化發票編號的方法是使用項目代碼作為前綴。 因此，這要求您的每個項目也具有唯一的代碼。 然後，為該特定項目開出的每張發票都可以將項目代碼作為發票編號前綴。

例如，如果項目代碼為 WAB25，則該項目的發票編號序列將採用 WAB25-001、WAB25-002 等形式。

使用 Hiveage 等開票軟件可以輕鬆實現大部分工作的自動化：您可以使用上述任何選項簡單地設置發票編號格式，然後繼續創建發票，而無需費心為每張發票生成正確的編號。 這樣，您的發票始終會被系統編號，便於查找和更新發票。

如何在其他報表中使用發票編號

除了最終發票之外，發票編號可能還會出現在各種其他文件中。 這使您可以識別與特定作業關聯的所有記錄。

例如，假設您為客戶準備了一份估算。 他們接受了這份工作，現在您想要跟踪和識別與該工作相關的購買。 然後，為該作業創建的所有發票都需要通過提及其編號來參考採購訂單。 此外，一旦他們發送了最終付款或部分付款，您希望確保您的記錄已更新。 無論在何處記錄與發票相關的交易，您都希望提及正確的發票編號以便於交叉引用。

發票編號在 Hiveage 中的工作原理

發票軟件可能是處理髮票編號的最簡單方法。 Hiveage 允許您為發票定義發票編號格式，並在您每次創建新發票時自動遞增。 這消除了必須跟踪編號順序的麻煩，並讓您專注於發票的關鍵要素：客戶以及您為其計費的產品或服務。 其他所有內容，包括稅金、折扣、運費和付款方式，都可以預設並自動應用於您的所有發票。

Hiveage 還支持定期計費，您可以在其中為特定客戶設置定期發票時間表（例如，每月或每年訂閱）。 在這種情況下，Hiveage 可以在生成這些自動發票時使用下一個可用的發票編號，或者您可以為循環計費計劃定義單獨的發票編號順序。 因此，您既可以擁有默認發票編號序列，也可以擁有遵循它或使用它們自己的序列的重複配置文件。

目前 Hiveage 的一個限制是單獨的、基於項目的發票編號序列（當它們與重複配置文件無關時）。 在撰寫本文時，這是我們產品路線圖中即將推出的功能之一。

自動化發票編號只是 Hiveage 中眾多方便的功能之一，可讓您輕鬆輕鬆地管理財務。 一如既往，我們的目標是減少這些行政麻煩，以便您可以專注於發展您的自由職業或小型企業。 通過註冊一個功能齊全的免費試用版（無需信用卡）來嘗試 Hiveage，看看如何讓您的發票變得如此簡單。

發票編號格式常見問題解答

什麼是發票號碼？

這是分配給您的每張發票的唯一編號。 專業發票具有連續的發票編號。 確保避免重複的發票編號。 大多數會計軟件都會為您自動執行此過程。

我需要發票號碼嗎？

是的，由於會計、法律和稅務目的，分配發票編號是必不可少的。

如何找到發票編號？

發票編號出現在發票的抬頭中，並明確說明。

發票號碼有多少位數字？

發票編號系統沒有任何規則，除了它們是字母數字（它們可能包括數字和字母）。 發票編號通常不包含特殊符號或字符。 大多數企業將發票編號為三到四位數。