發票與收據 - 有什麼區別？

不同行業的各種規模的企業都需要使用發票和收據來獲取重要的財務文件。 發票和付款收據有什麼區別？ 發票的獨特元素是什麼？ 收據有何不同？

發票和收據都與支付給企業的產品或服務有關，無論是臨時支付還是按計劃支付。 在本文中，我們將討論發票和收據是什麼，它們之間的異同，以及何時應該使用哪些。

什麼是發票？

發票是付款請求。 它是由服務提供商發送給客戶的商業文件。 發票指定所提供的服務或產品、要支付的金額、付款條件和首選付款方式。 對賣家來說是“銷售發票”，對買家來說是“採購發票”。 這些可以通過紙質或電子傳輸方式發布。 今天，許多企業更喜歡以電子方式開具和接收發票，因為它們具有諸如更便宜的生產成本、靈活性和各方信息隱私等好處。

發票對於維護產品或服務的買賣雙方的財務記錄至關重要。 許多不同類型的行業使用發票（例如，建築、製造商、印刷商、出版商和專業服務，例如代理機構和律師事務所）進行企業對企業和企業對消費者的交易。 發票是直接融資的一種手段，這使其在私營企業之間的保密安排中具有優勢。 最後，發票還可以提醒買家欠賣家的款項。

什麼是收據？

收據是已獲得的任何產品或服務的付款證明。 它讓付款的人知道他們支付的總金額。 這種付款證明對於跟踪商品或服務付款的稅務文件特別有用。 收據通常包括所購商品的清單、購買商品的商家名稱、商家的聯繫信息和價格。 如果產品不是他們所期望的，客戶還可以向企業出示收據以獲得退款。 收據還包含所購買物品的銷售稅，這取決於您居住的州。

一些收據也有產品或特價的廣告。 例如，一些具有忠誠度計劃的企業在開具收據時會打印出客戶所擁有的獎勵積分數量。 因此，收據可用於營銷相關產品或服務。 他們還可以列出企業提供的任何保修、退貨交易和優惠券。 零售商在法律上有義務向客戶提供收據，或者至少讓他們選擇獲得收據。

銷售流程中發票和收據的區別

簡而言之，發票是付款請求，而收據則讓您知道已付款。 發票和收據都應明確支付總金額。 企業主使用發票和收據來跟踪交易。

以下是一些如何使用發票以及如何使用收據來進一步說明這一點的示例。

發票示例

假設聘請設計機構為客戶執行特定任務，他們將收到預付款和完成後的付款。 然後，該機構使用發票在每個階段傳達欠客戶的金額：在開始工作之前，指定當時到期的金額，然後在結束時指定剩餘金額。

發票可以集成付款方式。 可選擇通過 PayPal 支付的數字發票（例如您可以使用 Hiveage 發送的發票）有一個按鈕，允許客戶在線支付。 這要求供應商擁有與其發票軟件相關聯的 PayPal 帳戶。 然後，客戶可以直接在發票上付款。

發票必須包含付款的所有基本細節：客戶和供應商的公司名稱、聯繫信息、賬單信息、商品描述和到期日。 您可以使用發票模板來幫助編寫專業發票，以及我們的免費在線發票生成器等工具：您只需在字段中填寫必要的信息，就會為您創建發票。

收據示例

如果您要去餐館點餐，服務員會在用餐結束時給您一張賬單。 在您支付所欠總金額後，您會收到收據或購買證明。 這通常採用一小張打印紙的形式，讓您知道已付款。

此示例還說明了為什麼賬單不是發票。 餐廳的服務員會給你一張立即付款的賬單。 之後您會收到收據。 發票讓企業知道款項到期，並且他們有一定的時間來付款。

賬單和收據組合對於信用卡購買特別有用，因為它們可以防止未經授權的購買。 每當您使用信用卡時，請確保您有購買商品的收據。 也就是說，不要使用信用卡對帳單作為購買證明：您可以使用收據更好地組織稅收。

何時使用發票與收據

另一種理解發票和收據的方法如下：當商品或服務需要付款時，發票是在付款之前發生的事情，而收據是在付款之後發生的事情。 換句話說，在發送發票後，您期望得到付款； 如果您發送收據，則表示您已經收到付款。

如前所述，許多行業使用發票作為一種有效的金融工具進行支付。 他們不僅跟踪必要的信息，還密切關注當前的業務交易。 但收據也可以用於進行財務預測，例如通過使用歷史數據來預測未來的銷售額。 最後，由於 IRS 會查看它們以獲取信息，因此它們對於稅收目的都很有用。

收據對企業的重要性

收據是準確跟踪企業銷售和收入的重要手段。 對於納稅申報表和業務運營文件尤其如此。 國稅局將收據用於此明確目的。 在較大的企業中，收據由會計部門維護以準備財務報表。

收據也是一種記錄您代表您的業務進行的購買的方式，以便您可以得到適當的報銷。

發票可以作為收據嗎？

不，發票不能與收據互換。 請記住，發票是付款請求，而收據是付款文件。 如果您因服務質量差而需要將商品退回給商家，您沒有出示收到的發票，您可以使用收據要求退還您的原始付款。

發票是購買憑證嗎？

同樣，發票不能作為付款收據。 購買證明是客戶購買產品的證據。 它對企業使用的任何銷售或回扣特別有用。 發票確實包含您期望支付多少現金的詳細信息，但它不是任何購買的證明。

零售商有不同的方式來接受購買證明。 有些使用參考號，而另一些則使用發送給他們的確認電子郵件。 無論哪種方式，收據都是最有效的購買證明方式。

發票副本的含義是什麼？

發票副本是原件的明細版本。 這可以是數字形式或紙質形式。

發票上應該有一個編號以供識別，副本將反映這一點。 發票編號是企業唯一分配給每張發票的編號。 發票編號通常是字母數字。

發票還指定了開具發票的特定企業的日期和聯繫信息，這使您可以確定發票和企業的商品或服務的日期。 您應始終保留您發送或接收的發票的副本，以跟踪您的財務交易。

什麼是正確的收據？

適當的收據記錄提供它的企業的名稱、地址和電話號碼，以及收到的產品或服務清單的付款金額。 還應該有交易發生的日期。 收據最重要的信息是支付的金額。

您應始終保留所購買物品的任何收據的副本。 如果您打印它們，它們是輕量級的紙張，但您通常也可以通過文本或電子郵件獲取它們。 一些企業在登記處為您提供此選項，您可以在其中輸入電話號碼或電子郵件地址。 正確的收據包含記錄購買所需的所有必要信息。

您可以出於稅收原因使用適當的收據。 如果您需要申請可能的扣除額，您可以使用收據作為購買證明。 他們監控您的所有可扣除費用，以便您可以將您和您的家庭的應稅收入和非應稅收入分開。 下次您準備納稅申報表時，請務必使用這些收據獲得額外福利。 它使為您的稅收準備財務報表變得更加容易。

結論：何時創建發票、請求付款和生成收據

我們已經討論了發票和收據之間的區別：發票要求您事先發送付款通知，而其他文件則要求您事後付款。 發票不是收據，但發票確實提供了付款所需的信息。 發票是向客戶傳達到期付款的有效方式。 收據可用於購買證明，這對於退稅和免賠額總是有用的。 必須了解這些差異，以便您能夠以安全可靠的方式正確管理您的財務記錄。