為設計師開具發票：按時獲得報酬的 8 個簡單步驟

設計師總是熱衷於為他們的客戶提供最好的解決方案。 然而，同一批敬業的專業人士不太關注跟踪他們的付款和管理他們的發票，這已經不是什麼秘密了。 現實情況是，在這裡使用正確的工具和流程與擁有正確的設計工具一樣重要。

現金流管理是企業不可或缺的一部分：當您沒有按時獲得已完成工作的報酬時，將對您的底線產生重大影響。 對於設計師來說，為客戶生成發票或提醒他們延遲付款並不是他們工作中最愉快的部分。 您寧願花時間找出下一個設計解決方案。 但是，如果您經營一家設計機構，跟踪您的發票和記錄付款是必不可少的。

在本文中，我們將了解設計師如何通過八種簡單的方式掌握開發票的藝術。 我們來看一下：

1. 決定你的價格

“我應該向客戶收取多少費用？” 是百萬美元的問題，有時甚至是字面上的問題。 定價始終是設計師不能忽視的元素，設計師可以根據經驗、競爭、服務水平（尤其是服務速度）和位置來決定價格標籤。

儘管某些項目的定價似乎是固定的，但總是可以協商的。 設計師傾向於認為談判是他們遊戲的一部分，但大多數時候，客戶只是拒絕這樣做。 然而，大多數設計師認為談判過程是實用的，因為它可以幫助你更好地與客戶溝通，並對你與他或她的關係產生積極影響——對雙方來說都是雙贏的局面。

Hiveage 用戶和 RC Design 創始人 Rachel Christmas 說：

為平面設計客戶開具發票的最重要部分是對成本非常了解，因此不會有任何意外，並且在這樣做時不要低估您的才能。 我確保對每個項目都非常詳細——研究、編輯、設計師產生的硬成本——這樣他們才能意識到服務的全部價值。

話雖如此，設計是一個需要大量技能和才能的職業。 選擇完美的顏色組合或繪製理想的佈局需要數年時間才能掌握您的眼睛。 所以重要的是你收取你真正的價值：不要把自己局限在如果你收取更高的費用就會失去你的客戶的看法。 與總是要求最便宜的選擇的客戶合作絕非易事。 與您認為在留住客戶方面具有更大價值的用戶協商您的價格，甚至提供大幅折扣。

2.創造更好的條款

當客戶最初與您聯繫以獲取您的詳細信息時，並不能保證您將獲得該項目。 為了確保交易，您需要為您的客戶制定適當的付款條款和條件：您需要進行自己的研究以創建報價/估算，向您的客戶提供有關您的條款的明確信息。 最重要的是，這些術語也應該反映你的技能和才能。

根據這篇文章，這些是您需要在估算中包含的一些基本術語：

• 您的最終價格
• 付款截止日期
• 付款方式
• 滯納金
• 預付現金：全部還是部分？
• 包含的修訂數量
• 退款政策

提及這些重要術語將避免項目期間的混淆和意外。 如果您繼續以延遲添加的方式讓您的客戶感到驚訝，那麼您更有可能延遲獲得報酬（或者甚至可能沒有一分錢）。

與您的客戶設定明確的期望對於愉快和健康的供應商/客戶關係至關重要。 因此，設計師在為客戶開具發票時應遵循的最重要步驟是明確發票所針對的項目中包含的內容。 諸如將交付什麼文件格式、包含多少輪修訂以及付款條件等內容只是您在交付發票時應該涉及的一些項目。 你對所包含的內容越是坦率和直接，誤傳和錯誤假設的空間就越小。 最後，您的發票越詳細越好。

在 O Design，我們始終在發票頁腳添加個性化備註。 本說明感謝客戶的業務，並加強了首選的付款方式和付款條件。 我們認為這有助於我們及時向客戶付款，而個性化的說明有助於表明我們重視他們的習慣。

Delve Design 的 Kay Mankoo 說，從一開始就有適當的付款條件將確保與您的客戶建立健康的關係：

付款條款將使您的客戶確切知道您期望付款的方式和時間。 這些條款應包括當客戶需要向您付款時您是按小時計費還是按項目計費，以及如果他們錯過付款日期將面臨的後果。 作為一家企業，我們需要穩定的現金流，在我們的發票流程中設置這樣的付款條件確實有助於我們按時獲得付款。

允許客戶從該日期起有一定的時間付款，並明確如果他們不按時付款是否有任何費用。 這可以幫助每個人準確地了解預期的內容以及時間和意味著您更有可能按時獲得報酬，因為您已經設定了特定的日期。 我想讓我的客戶知道我也會提前一段時間向他們發送發票，所以沒有什麼會讓人感到意外！

3. 尋求在線發票服務

使用面向設計師的在線發票軟件將幫助您在旅途中檢查發票的狀態並讓您有效地管理它們。 加入此類服務將始終加快您與發票相關的雜務。 與維護電子表格或手動文檔不同，在線服務可為您的財務數據帶來更好的組織和更高的準確性，同時顯著降低成本和時間。 Hiveage 是一種易於使用的在線發票服務，具有強大的功能，可幫助您使用單一平台發送發票和估算、跟踪時間、費用和里程。

4.設計專業的發票

為什麼不使用您驚人的設計技巧來製作一張看起來很漂亮的發票？ 設計優雅而簡單的有據可查的發票不僅將您標記為出色的設計師，而且還標誌著您是具有專業敏銳度的組織良好的商務人士。 從繁忙的日程中抽出幾分鐘來微調您的設計。 您的發票說明了您和您的品牌：不要掉以輕心。

一張好的發票必須清楚地反映項目期間承諾交付的所有內容。 列出的項目應該為客戶所熟悉，否則他們可能會遇到一些他不同意被收費的東西。 不用說，一個好的發票系統只有在導致它的通信正確完成的情況下才能工作。 這就是為什麼設計師應該始終致力於一個非常清晰的估計、建議或工作說明。 完成工作後，第一步將使開發票變得輕而易舉。

為客戶創造良好的體驗不僅僅在工作完成時就結束了； 我們在發票中寫下的信息是與客戶聯繫的另一個機會。 我喜歡個性化發送發票時包含的信息。 讓客戶知道我期待再次與他們合作並對他們的項目感到興奮，這是建立更牢固關係的一步。

5. 快速準備發票

在繁忙的設計項目之後，許多設計師都希望得到當之無愧的休息。 這些長時間的休息通常會發生，設計師往往會忘記他們必須在幾天內寄回給客戶的發票。 這將導致延遲付款和與客戶發生不愉快的衝突。 你只能怪你自己，因為你沒有按時寄出發票。

對於 Arika Kay Designs 的 Arika Yager 來說，開發票一直是個難題。 經過這麼多的嘗試和錯誤，她發現了當場完成發票而不是長時間坐在上面的重要性：

我發現，當有人要求報價或我接手一個項目時，那天晚上坐下來開具發票對我來說很重要。 最重要的一步是定期開具發票。 創建完成後，我將其發送出去，或者等到我在流程中走得更遠並要求在完成之前付款。

許多設計師建議您應該在實際完成之前開始處理您的發票。 顯然，它看起來不會 100% 完成，但在項目完成後添加其餘細節只需要 10-15 分鐘。 最好讓您的現金流快速開具發票並從您的客戶那裡收款。

Hiveage 用戶和設計師 Margaret Weinberg 發現制定發票計劃並堅持下去很重要。

過去，我會推遲它，因為感覺它妨礙了我的創作。 然而，拖延計費對我的客戶是一種傷害，最終會損害我作為專業人士的地位，導致客戶惱火和不付款。 我現在齊心協力按月計費，並在客戶要求時立即計費。 它與任何設計截止日期一樣重要。

6.確保添加所有必要的細節

通過將它們添加到電子郵件正文中，使您的客戶可以輕鬆查找您的詳細信息。 確保您也將它們放入發票中，以便他們可以輕鬆快速地向您付款。

您應該在發票中添加的一些詳細信息：

• 您的銀行帳戶詳細信息
• 付款條件
• 付款截止日期
• 逾期付款的費用

發票中的相關細節為您和客戶之間更好的溝通創造了一個平台。 如果客戶避免您的付款，這些相同的詳細信息可用於法律目的。

“為我的設計業務向客戶開具發票最重要的一步是詳細描述計費項目。 您希望通過完整描述您執行的工作、執行工作需要多長時間以及費用多少來消除圍繞設計和優化過程的任何謎團。”

在發票中，您需要提及為客戶執行了哪些服務以及這些服務的費用。 對於客戶，它將清楚地顯示您為他們所做的事情，幫助他們識別他們已經計費的元素以及他們已經支付的費用。 對您而言，它將幫助您管理您的記錄並了解已開具發票的客戶的詳細信息。

Millicent Design 的創始人 Millicent Flynn 分享了她的想法，即明確您將與客戶分享的細節。

為客戶開具發票時最重要的一步是通過在發票描述中清楚地傳達所取得的成就來證明您的服務價值是合理的。 我們必須記住，我們的客戶不是設計師，如果他們認為您沒有立即交付結果，他們可能會對您的發票提出異議。 從創意產生到市場研究再到概念化——包括所有內容。 這將幫助客戶認識設計的過程和價值。 他們不太可能對您的發票提出異議，更有可能按時付款！

最重要的是要透明。 客戶應該能夠重現他所支付的費用，因此我總是包含我向客戶收取費用的工作包的簡短描述。 如果使用像 JIRA 這樣的票務系統，我總是在描述中引用票號，以便他可以在票務系統中獲得完整的描述。

Pacer Studios 的 Jason Bumblis 表示，詳細的發票無疑有助於他的組織更快地獲得報酬。

“為客戶開具發票時最重要的一步是花時間提供詳細信息。 沒有人喜歡在不確定自己要付什麼錢的時候付錢。 多年來，我們發現，當我們詳細說明我們的賬單時，它可以讓我們更快地付款，並減少客戶對費用的詢問。”

在發票中逐項列出您的服務非常重要。 不要只說“設計工作”：客戶想確切地知道他們所支付的費用。

Entrepreneur 中的一篇文章討論了使用正確的語言將所有必要的詳細信息放入發票中的重要性。 它可以顯著減少您獲得付款的時間，還可以與您的客戶建立聯繫，定義獲得付款的流程並消除可能阻礙付款的障礙。

[估計] 為客戶提供了他們要支付的準確範圍。 此外，這將（希望）減輕對設計師的期望和職責以及客戶支付的費用的任何混淆或模棱兩可。 從本質上講，它消除了猜測，我發現當客戶確切知道他們得到什麼時，他們更傾向於匯款！

7. 讓您的客戶輕鬆付款

讓您的客戶能夠在收到發票後立即完成付款。 當您如上所述在發票中添加所有相關詳細信息時，您在銀行帳戶中收到付款只是時間問題。

Elisa Design 的 Elisa Gutierrez 建議在發票的不同階段將付款分成不同的元素。 這是她說的：

例如，如果將付款分為三部分，則在設計方向獲得批准後，預計將進行第一筆付款。 因此，在設計方向獲得批准後，應立即向客戶發送通知，提醒他們將發送第一張發票並且立即到期。 第二筆付款將在提交第一份完整的項目證明時開具發票。 同樣，可以在出示證明之前發送一張便條，提醒客戶將發送一張新發票。 最後，一旦文件被批准並準備好，但在文件被發送到打印機之前，最終付款將被開具發票。

為什麼不嘗試在線支付方式？ 您可以輕鬆地在發票中啟用支付網關，以方便您的客戶向您付款。 啟用這些網關將允許您通過信用卡或直接借記進行付款，而無需在您的銀行設置任何特殊設施。 Hiveage 支持許多在線支付網關，並允許您接受用戶的在線支付。

8. 跟進以避免逾期付款

在做生意時，您會發現客戶在支付發票方面相當鬆懈，而另一批客戶根本不付款就會消失。 這很令人沮喪。

當您的未付發票接近到期日時，Vandelay Design 中的這篇文章建議您花點時間跟進客戶，提醒他們，看看是否正在付款或是否有任何問題。 只需向他們發送一封隨意的電子郵件。 詢問他們的情況並非常有禮貌地提醒他們付款，使用諸如“請”和“謝謝”之類的詞。 您也可以通過禮貌的電話跟進。 不要粗魯地要錢：只需與他們友好地聊天，並抓住最佳時機提醒付款。

新聞周六設計工作室的 Ramon Thompson 說：

與我們不同，客戶正在擔心與他們的業務有關的一百萬件事。 它有助於發送提醒以幫助您將發票放在首位，從而減少錯過付款的機會。 我有客戶感謝我發送提醒，並堅持讓我繼續這樣做，因為他們會忘記。

如果所有這些都不起作用，請非常堅定並要求付款。 不要忘記提醒他們您在沒有問題的情況下為他們提供服務的速度有多快，並且在向您支付所提供的服務時也應該這樣做。

結論：在線發票可加快付款速度

作為設計師，發票不僅可以幫助您發展業務並按時獲得報酬，還可以在與客戶開展業務時建立專業精神。 在本文中，我們挖掘了 8 個簡單但有效的技巧，每個設計師都應該遵循這些技巧，以便通過正確為客戶開具發票來按時獲得報酬。 他們是：

1. 確定定價策略
2. 為您的客戶制定實用的條款和條件
3. 選擇在線發票服務
4. 設計精美的發票
5. 迅速採取行動完成發票
6. 添加所有相關詳細信息
7. 啟用簡單的付款方式
8. 跟進付款進度

您是否有任何其他技巧可以讓設計師獲得愉快的開發票體驗？ 在下面的評論部分讓我們知道您的想法！