管理遠程員工的終極指南

大流行前的遠程工作通常被認為是一種福利，由少數雇主在有限的情況下提供。 現在，它已成為常態，並且有望繼續下去，美世最近的一項研究發現，83% 的雇主打算在大流行後繼續提供更大規模的遠程工作。

然而，管理遠程員工需要一種不同於傳統的、基於辦公室的策略的方法。 在本文中，我們將探討遠程工作模式帶來的挑戰和機遇，以及如何管理遠程工作人員和異地員工。

遠程工作帶來挑戰

管理遠程員工的挑戰包括：

• 缺乏面對面的互動。 遠程工作時，員工與同事和經理互動的方式不可避免地會發生變化。 如果沒有圍繞飲水機的日常互動，遠程員工可能會感到孤立，從而影響他們的敬業度和積極性。 從管理的角度來看，缺乏面對面的互動可能會成為監控生產力的障礙。
• “變焦疲勞。” 雖然視頻通話可以解決缺乏直接互動的問題，但在虛擬團隊會議上花費數小時可能同樣有害。 “變焦疲勞”一詞是在大流行幾個月後創造的，用於描述持續使用視頻的負面影響。 在一項調查中，超過 49% 的受訪者表示由於使用網絡攝像頭而感到筋疲力盡。 一攬子“攝像頭”政策還可以讓員工感覺自己被監視，從而產生不信任感。
• 削弱團隊紐帶。 員工通常重視與同事的自發對話、社交互動和職業關係。 但是，在遠程工作時，這些聯繫可能會減弱，而轉向遠程工作可能造成的社會孤立加劇了這種風險。 這些因素會破壞員工對其團隊和組織的歸屬感。
• 溝通問題。 當員工想要尋求同事或主管的澄清時，遠程工作環境為辦公室中發生的快速、即興的溝通留下了更少的空間。 即使有了技術，即時消息或電子郵件也有可能被忽視。 信息收集過程可能需要更多時間，這可能會讓員工感到沮喪並影響生產力。 尤其是當您的團隊在不同時區工作時，成功管理遠程團隊成員可能會成為一項挑戰。
• 分心。 在家庭環境中工作的分心通常是管理層對遠程工作的主要關注點之一。 家務、送貨和托兒服務會打斷員工的工作日，影響他們的敬業度。

但它也提供了機會

另一方面，遠程工作也為組織提供了多種機會，例如：

• 潛在的成本降低。 遠程工作減少了與維護實體辦公室相關的開銷，例如電力、文具用品、清潔和差旅費用。 因此，組織可能能夠搬到更小的空間或完全沒有辦公室。 遠程工作還可以通過減少通勤、能源使用和固體廢物處理產生的二氧化碳排放來減少組織的碳足跡。
• 提高生產力。 一個普遍的誤解是，遠程工作人員的工作效率低於現場工作人員。 遠程工作者通常更快樂，因為他們擁有更大的自由、靈活性和自主權。 缺乏通勤在這方面起著重要作用——一項研究發現，79% 的受訪者認為避免通勤是遠程工作的最大好處。 因此，52% 的雇主報告說，自遠程工作以來，員工的工作效率有所提高。
• 提高工作滿意度和員工敬業度。 遠程工作與更高的工作滿意度有關。 滿意的員工更有可能在他們的組織中停留更長時間，從而降低流失率並總體節省組織資金。 遠程工作的靈活性也提高了員工的敬業度，敬業度的工作場所的缺勤率降低了 41%，盈利能力提高了 21%。
• 獲得更多樣化的勞動力。 遠程工作使雇主可以訪問更廣泛的人才庫，使組織在尋找合適的人選方面有更多選擇。 54% 的員工表示他們會因為選擇遠程工作而換工作，遠程工作也是吸引和留住人才的關鍵策略。

有效管理遠程員工的 8 種策略

在大流行開始時，超過十分之七的雇主報告說難以適應遠程工作。 以下是管理遠程團隊的一些技巧。

遠程工作策略為您的組織中如何以及何時管理遠程工作提供了一個框架。 它規定了誰可以遠程工作、相關的審批流程以及如何在團隊中管理遠程工作。

如果您採用混合工作模式，您的政策還應解釋員工需要在辦公室出現的情況，例如出於安全或實際原因。

與遠程團隊溝通時，您不能採取一刀切的方法。 相反，要適應個別員工的溝通方式。 有些人可能需要每天聯繫，而另一些人只需要每週或出現特定問題時聯繫一次。

就像在辦公室環境中工作一樣，您有時需要與遠程員工進行艱難的對話，例如，圍繞績效管理或紀律問題。 當依賴技術並且沒有非語言暗示時，這些對話有可能變成梨形。

這就是為什麼您應該使用一系列不同的工具與您的員工進行交流。 視頻通話適用於更敏感的對話，而即時消息可能有助於開展協作項目或共享時間敏感信息。

為了解決對生產力的任何擔憂，您應該圍繞員工的遠程工作安排和工作輸出設定明確的期望。 明確時間表、優先事項和里程碑，並確保您可以回答員工可能遇到的任何問題。

然後，您可以正式或非正式地監控這些目標。 跟踪員工績效不是密切關注，而是幫助您識別任何潛在問題，例如倦怠。 然後，您可以在必要時在組織和個人層面解決該問題。

為了克服缺乏面對面互動的問題，請花時間在遠程團隊中進行團隊建設和互動。 這可以是定期的團隊會議，以非正式聊天、專門的團隊建設練習或社交追趕（例如周五下午的測驗）開始。

在計劃團隊互動時，以員工的反饋為指導，包括他們想要見面的頻率以及他們是否想要使用他們的相機。 活動可以通過電話或電子郵件、消息或視頻會議電話舉行。 它們不必太長——為了避免 Zoom 疲勞，更短的可能更有效。

遠程員工需要有必要的工具來完成他們的工作。 確保他們與現場員工一樣可以訪問技術和實物資產，並在必要時進行調整以反映遠程工作的實際情況。

這包括對政策和程序手冊、模板、客戶文件和軟件（包括會議和日程安排工具）的數字訪問。 可能還需要物理工具，例如筆記本電腦、打印機和公司信用卡。

不同的員工需要不同的資源，尤其是在溝通工具方面，因此要滿足他們的個人需求。

除了團隊活動外，您還應該安排定期與員工進行一對一的簽到。 雖然您可以調整這些活動的頻率和長度以滿足團隊和個人的需求，但可預測性是關鍵，因此請按照任何預定的簽到進行。

單獨聯繫員工可以讓您衡量他們的總體健康狀況，確定他們遇到的任何問題，並回答他們可能遇到的任何問題。 它還傳達了他們的價值並有助於保持他們的積極性。

這些簽到是開發和改進管理遠程團隊的方法的良好反饋來源。 您還可以不時向員工分發一份簡短調查，以便他們就在家工作的體驗提供匿名反饋。

激勵員工和建立團結感的一個好方法是收集和分享具有遠程工作經驗的員工的建議，例如通過推薦視頻或電子郵件。

他們可以提供有關時間管理的見解和技巧，解決社會孤立的策略，以及在家工作時保持工作與生活的平衡。

蓋洛普的一項分析發現，感覺被低估和被低估的員工表示他們將在未來 12 個月內辭職的可能性是其兩倍，而遠程工作的挑戰可以放大這種情緒。 在管理遠程團隊時，認可仍然是組織員工保留策略的重要組成部分。

尋找遠程慶祝個人和團隊成就的方法，例如向您的團隊發送一封感謝電子郵件，在您的一個常規團隊會議上向員工大喊大叫，或發送關懷包裹。

管理遠程團隊的底線

管理遠程團隊的最佳方法是保持耐心和靈活——應調整成功的遠程工作策略以適應團隊成員的個人需求。

通過採用上述提示，您可以放心，您的遠程員工正在有效地工作，並確保您避免陷入微觀管理的陷阱。