會議請求電子郵件模板 + 主題行
已發表: 2023-05-03
- 2023 年 4 月 23 日
內容
這不是什麼秘密：擁有決策權的高級管理人員和經理很忙。 如果你正在做冷電子郵件和冷電話，發送商務會議請求電子郵件，或者試圖在未經通知的情況下推銷這些潛在客戶，這些人很容易以他們繁忙的日程為藉口在你有機會之前拒絕你來證明你的價值。
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引起他們注意的最佳方式之一是在他們已經花費大量時間的地方與他們會面：在他們的收件箱中。 一般人每週花在閱讀、寫作和回復電子郵件上的時間超過四個小時，因此您很有可能在那里聯係到他們。
什麼是會議請求電子郵件？
會議請求電子郵件是發送來要求安排與某人的會議的任何電子郵件。 通常，它會詢問收件人是否有時間談話或預約談話。 這適用於虛擬會議和麵對面會議。
通常，會議將深入討論特定主題。 在許多情況下，這些是需要決策的可操作項目。 例如，某人可能會發送會議請求電子郵件，試圖安排時間討論企業的預算或營銷計劃。
當然，有很多方法可以要求安排會議，無論是通過電話、面對面還是通過電子郵件。 然而，發送會議邀請電子郵件是一種特別好的方法，因為它可以讓用戶仔細計劃他們的措辭和語氣，避免在一時衝動的談話中可能出現的任何令人尷尬的錯誤或笨拙。
此外，發送會議電子郵件請求是跟踪您的計劃的更簡單方法，因此雙方可以快速將建議的會議時間和日期添加到他們的日曆或返回電子郵件以供將來參考。
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發送會議請求電子郵件是安排忙碌人士日程安排所需的基本步驟中的第一步。 以下是如何增加獲得積極回應的機會。
- 在您發送會議請求電子郵件之前
- 自動化您的外展序列
- 會議請求電子郵件模板
- 仔細檢查拼寫和語法錯誤
- 跟進您的潛在客戶
- 如何使用電子郵件模板
- 在社交媒體上預熱前景
在您發送會議請求電子郵件之前
請記住，人們會收到很多電子郵件，因此請重視您的郵件。 有效的會議請求電子郵件為會議本身定下了基調。 你不想讓一些小的（但很容易犯）錯誤阻止你得到你想要的東西。
如何查找和驗證電子郵件地址
首先，對您要發送電子郵件的人進行研究，以確保他是您需要與之通信的人。 然後，如果您確定找到合適的人選，請驗證他們的姓名、拼寫、職位、公司名稱和聯繫信息。
不准確的聯繫數據每年浪費銷售代表 27.3% 的時間，發錯人的電子郵件可能意味著得不到回复。 它們還會使您的信譽受到打擊。
為確保您擁有正確的電子郵件，您可以使用專為電子郵件驗證而設計的工具：
- 例如，Voila Norbert 會驗證電子郵件以確保可送達性並防止退回郵件。 它通過根據一個非常大的數據庫檢查電子郵件來做到這一點。
- Email Hunter 是另一個強大的電子郵件查找工具。 如果您只知道公司的域名，只需輸入該域名即可找到員工電子郵件地址列表以及常見的電子郵件格式，例如：{first}@hunter.io
與手動驗證不同，這些自動化工具可以非常快速地檢查大量電子郵件，從而節省您的時間，同時仍然確保您的電子郵件能夠到達您想要的人，並且不會將您的電子郵件列入黑名單。
有很多電子郵件驗證工具，其中許多報告的準確度高達 98%，並驗證了數百萬封電子郵件。
請檢查！
即使您在其他地方尋找潛在客戶，由 Voila Norbert 提供支持的Mailshake列表清理器也可以提供額外的防禦級別來防止錯誤的電子郵件地址。
如果您使用的是日程安排工具，請向自己發送一封測試電子郵件，以便您準確了解潛在客戶將看到的內容，並確保一切正常。 您應該知道您給收件人帶來什麼樣的體驗：如果他們安排會議太困難或太混亂，他們只會繼續前進。
在主題行上加倍努力
電子郵件主題行是您電子郵件中最重要的部分，但很多時候，它們被視為事後才想到的。 研究表明，47% 的電子郵件僅根據主題行打開，因此編寫一個成功的標題對於接近會議至關重要。
令人難以抗拒的主題行是什麼樣的？ 包括會議日期和電子郵件收件人的姓名已被證明可以提高打開率。 此外，將主題行限制在只有三個或四個詞會導致最高的響應率。
正確的口味
使用難以閱讀或垃圾郵件的電子郵件，尤其是在主題行中，不太可能被閱讀，更有可能被發送到促銷或垃圾郵件。 Mailshake 的電子郵件副本分析器提供實時反饋和建議，以提高可傳遞性和可讀性。
觀看這個簡短的視頻，了解如何編寫主題行和打開電子郵件副本
自動化您的外展序列
您的目標受眾可能很大，因此如果您每週接觸數百名潛在客戶，則不可能手動跟進所有這些人。
這就是為什麼像 Mailshake 這樣的銷售參與工具對於創建有效、可擴展的後續電子郵件序列至關重要。
使用 Mailshake，您可以：
- 使用強大的郵件合併功能批量個性化您的電子郵件
- 使用 Lead Catcher 直接從您的 Mailshake 儀表板回复潛在客戶
- 根據收件人打開電子郵件、單擊鏈接或回復來安排暫停或觸發的後續電子郵件
- 設置跟進之間的時間間隔（第一封和第二封電子郵件之間間隔 5 天，第二封電子郵件和第三封電子郵件之間間隔 7 天，等等），以及您希望他們發送的日期和時間（例如，上午 8 點到下午 6 點之間）工作日下午）
- 通過 A/B 測試不同的主題行、正文和完整的活動序列來優化您的文案和整體外展策略
- 通過與您的 CRM 的本機集成以及通過 Zapier 與數百種軟件工具的第三方集成，您可以通過在有人下載電子書、預訂會議或註冊演示時觸發活動來進一步自動化您的外展活動
如果社交媒體和電話是您外展節奏的一部分（繼續閱讀以了解為什麼您應該這樣做），您可以將這些接觸點包括在外展序列中以及 Mailshake Sales Engagement 中。
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底線：如果操作得當，自動化可以成為您預訂更多會議的秘密武器。 像 Mailshake 這樣的自動化平台可以幫助您在不犧牲個性化或質量的情況下擴大您的影響範圍。
會議請求電子郵件模板
個性化您的請求（示例）
個性化是您的銷售工具中最強大（而且免費！）的工具之一。 B2B 買家不僅對個性化做出反應，而且還開始期待它。 超過 80% 的買家希望品牌了解他們，而 87% 的買家表示個性化對他們對公司的看法產生積極影響。
特殊訂單
個性化是成功進行冷電子郵件外展的關鍵。 使用郵件合併填寫收件人的姓名、公司、最近獲獎情況和其他個人詳細信息。
以下是一些簡單但個性化的主題行，您可以將其複制並粘貼到您的會議請求電子郵件中：
- 凱倫，有時間談談嗎？
- 要求與約翰共進商務午餐
- [你的公司] + [他們的公司] 會議？
然後將這些主題行與個性化的電子郵件副本結合起來，例如：
嗨，珍妮特，
我的同事約翰·休斯 (John Hughes) 將您推薦為傑出的平面設計師。 我的公司與平面設計師和其他創意人員合作，幫助他們更好地營銷他們的服務，我很樂意與您談談您的工作，看看我是否能夠幫助您推動一些業務。
您可以在周一上午 9 點參加一個簡短的咖啡會議嗎（請客）？ 如果這對你有用，請在星期五之前告訴我。
一會再聊，
勞拉
案例分析
Banzai 幫助 B2B 科技公司推動現場營銷活動，在擁擠的環境中，確保您的消息傳遞給目標受眾至關重要。 Banzai 使用 Mailshake 驅動 80% 的產品演示。 了解他們是如何做到的。
具體說明您的要求
從積極的方面來看，一個人閱讀一封電子郵件的平均時間已增加到約 11.1 秒（自 2011 年以來增加了 7%）。 然而，留下深刻印象的時間仍然不多，這意味著您需要開門見山。
明確說明您想見面的原因，以便他們可以充分利用他們（和您）的時間。 如果他們不得不花時間弄清楚你想要什麼，答案很可能是“不”。 這是優先級矩陣的一個很好的例子：
嗨，本，
我是 Appcues 的卡爾。
很高興與您討論{{topic from last communication}}。
我之所以與您取得聯繫，是因為我知道您最近{{他們或他們的公司正在做的事情}}。
我對如何實施{{helpful related topic or resource}}有一些想法，我認為我可以幫助你。
下週你有時間打電話或一起喝杯咖啡嗎？
我保證不會佔用你太多時間。 我真的很感謝你花時間聽我說這件事。
卡爾
讓說“是”變得容易
您是通過電子郵件發送商務會議請求的人，因此您的潛在客戶唯一的責任就是同意並出席。 您需要完成大部分或全部繁重的工作，例如選擇地點並建議日期和方便的時間。 他們要做的工作越少，您看起來就越好，他們就越有可能說“是”。
您還應該提前讓他們知道您希望會議持續多長時間。 您的目標受眾需要知道您要求他們花費多少時間。
避免歧義。 使您的要求簡潔而具體。 他們對會議的疑問會更少，並且能夠更好地做出明智的決定。
這是您可以編輯供自己使用的另一個請求電子郵件示例：
主題：有時間開會嗎？
嗨邁克，
我叫 Kyle，是 Career Services Inc. 的銷售總監。我注意到貴公司有多個職位空缺，我很樂意與您會面，看看潛在的合作是否有益我們倆下週四上午 11 點你能在你的辦公室或我們的辦公室見面嗎？
我期待著您的回音。 如果上述方法不適合您，請隨時建議其他地點或時間。
問候，
凱爾
請求回复
在電子郵件末尾加入號召性用語可以使您的商務會議請求完整無缺。 您努力選擇目標對象、獲取他們的聯繫信息、查找會議日期、時間和地點，以及編寫您的消息。 不包括回復請求可能會破壞您的所有努力並阻止收件人採取行動。
您可以通過以下幾種方式要求回复您的會議請求：
- “請隨時直接回复此電子郵件，或致電 123-456-7890 與我聯繫。”
- “使用我的 Calendly 選擇最適合您的日期和時間。”
- “期待你的回复！”
- “讓我知道你的日程安排是什麼樣的，我們將從那裡開始。”
此外，請確保將 CTA 限制為僅一個請求或操作，以減少對下一步該做什麼的困惑。 單個 CTA 已顯示可將響應率提高近 400%。 此外，它消除了潛在客戶如何接受會議請求的猜測。
添加到菜單
將效果最好的電子郵件保存為模板，以便您和您的團隊成員可以再次使用它。
仔細檢查拼寫和語法錯誤
儘管像 Grammarly 這樣的拼寫檢查工具可以發現許多拼寫錯誤或語法錯誤，但它們並非萬無一失。 研究表明，即使您的電子郵件副本中只有一個錯誤也會毀掉您的信譽。
即使是百事可樂和通用汽車這樣的大品牌和高端公司也難免會犯錯誤。 HubSpot 發布了一系列備受矚目的拼寫錯誤（包括他們自己的一個），以表明沒有人是完美的。 養成校對會議請求電子郵件（以及所有其他書面內容，就此而言！）的習慣，這樣您就不會因為容易避免的錯誤而錯過會議。
跟進您的潛在客戶
您發送了完美的商務會議請求，然後……蟋蟀。
首先，不要驚慌。 即使是時間敏感的內容，您也可能無法立即得到回复。 發生這種情況的原因有多種：
- 收件人沒有收到或看到您的電子郵件
- 您在會議請求中指定的時間、日期或地點對他們不適用
- 他們因為忙而忘記回复
- 他們不小心刪除了您的電子郵件或將其發送到錯誤的文件夾
- 他們不感興趣
不要把沒有回應當作答案。 不感興趣只是讓你重影的一個可能原因。 唯一可以確定的方法是跟進您的潛在客戶。
研究表明，50% 的銷售發生在第五次跟進之後，但 44% 的銷售人員在第一次嘗試後就停止了聯繫。 跟進您的會議請求電子郵件絕對可以幫助您獲得更多的會議——以及隨之而來的銷售。
好到最後一滴
將自動跟進添加到您的活動序列中，以確保每個人都收到它們。
以下是您可以根據自己的需要進行調整的會議請求跟進示例：
嗨，保羅，
我上週要求與您會面，但沒有收到您團隊中任何人的回复。 我認為我們的公司可以從合作中獲益，並希望與您見面討論。
如果你很忙，我可以理解。 如果您認為我們的談話有意義，請告訴我您的日曆是什麼樣子的。
期待您的回音，
布萊恩
2023 年使用電子郵件模板的 7 種方法
複製粘貼永遠行不通。 任何銷售代表都不應期望將模板簡單地粘貼到一封空白電子郵件中，交換他們潛在客戶的姓名，點擊“發送”並期望看到結果。 買家很精明； 他們可以分辨出他們收到的是模板而不是真實的個性化電子郵件——而且他們不太可能被打動。
那麼應該如何使用模板呢？ 它們最適合用於哪些電子郵件？ 他們需要什麼程度的編輯才能獲得最佳效果？
1. 模板最適合用於可重複的消息。
Rex 最常使用模板來處理高度可重複的消息——比如會議跟進。 相同的目標，相同的信息。 但是更複雜的場景呢，比如冷電子郵件外展？ 你應該完全放棄模板嗎？ 絕對不。 但是使用它們需要您付出更多的努力。
2. 適用於一項業務的方法不一定適用於您。
不要只相信那些說“這個電子郵件模板在三個月內帶來了 100 萬美元的淨新銷售額”的文章的表面價值。 毫無疑問，電子郵件文案起到了一定作用，但行業、產品、價格點、位置和許多其他因素也起了作用。
3.使用模板作為創作靈感。
您自己很可能會收到大量冷電子郵件。 或者您可能已經在 LinkedIn 上看到了一些很好的例子。 同樣，不要只是扯掉它們。 但是您絕對應該將它們用作創作靈感。 就像 Twitter 上無數的模因格式一樣，採用一種成功的格式並將其改編為您自己使用並沒有錯。
4. 問問自己：利用報價模板是否有意義？
一些最有效的電子郵件包含特別優惠——例如免費試用和大幅折扣。 優惠是這些消息成功的原因。 因此，發送類似的電子郵件但提供的報價不那麼有吸引力是沒有意義的。 它只是行不通。
5. 個性化時，分批進行研究。
Rex 每次在 LinkedIn 上花費兩個小時來挑選關於他的目標受眾的關鍵信息。 使用這些事實，他將為每個潛在客戶製作一個句子，可以直接插入模板電子郵件中。 在那段時間，他通常可以做足夠的研究來為 100 個不同的潛在客戶發送個性化的電子郵件。
6. 按類別個性化，而不是一對一。
大規模添加個性化的另一個重要提示：根據潛在客戶類型而不是個人添加個性化元素。 例如，收入高達 500,000 美元的 SaaS 初創公司的首席執行官可能會有類似的經歷和痛點。 找出您的產品可以為該客戶做什麼，並在您的電子郵件中引用它。
7. 收到關於電子郵件長度的建議了嗎？ 忽略它！
Rex 認為沒有任何“完美”的電子郵件長度。 當然，您幾乎總是希望它盡可能簡短，但這並不一定意味著它必須少於 100 個單詞（或任何其他任意數量）。 空頭本身還不夠好； 還需要有一個引人注目的鉤子——一個讓你的潛在客戶做出回應的理由。
在社交媒體上預熱前景
如果您的會議請求電子郵件沒有得到很好的回复，您可能會通過其他渠道獲得更大的成功。 包括另一個接觸點，例如 LinkedIn 或 Twitter，可以幫助您的名字在他們的收件箱中脫穎而出，此外，它還為您提供了一個額外的渠道來了解更多關於他們的信息。
對於 B2B 賣家來說，LinkedIn 是探礦的金礦。 銷售代表可以直接與利基專業人士和決策者聯繫，同時更多地了解他們的前景和他們工作的公司。 例如，您可能會查看某人的個人資料並註意到他們最近贏得了獎項或者他們的公司達到了一個重要的里程碑。
銷售人員可以將這些見解轉化為破冰船，在他們嘗試與潛在客戶建立聯繫時讓他們“參與進來”。 它為對話增加了一層個性化和真實性，這比一般的群發消息更容易引起您的注意。 如果您還沒有，請查看我們關於如何發送 LinkedIn 消息請求的指南。
Twitter 還加入了社交銷售行列，幫助您識別潛在客戶並與之建立聯繫，並為他們的對話做出貢獻。 您可以在 Twitter 上創建私人列表來跟踪您的潛在客戶及其發布活動，這樣您就不會錯過參與的機會。 您還可以與目標潛在客戶互動，參與他們的內容，鼓勵參與您自己的內容，並以電子郵件無法實現的方式了解您的目標受眾。
預熱你的前景可能需要一些時間，所以如果你沒有看到立竿見影的效果，不要氣餒。 最佳做法是在與潛在客戶建立聯繫之前，不要請求商務會議。 一旦你不是一個完全陌生的人，他們可能會更願意接受你所說的話。
混合方法
在您的活動序列中加入冷呼叫，並使用Mailshake Dialer直接在平台中撥打電話。
結論
與潛在客戶會面是銷售過程的關鍵部分。 它設定了一個議程，您可以在其中更深入地研究他們的問題和解決方案，而無需爭奪他們的注意力。 請記住，請求會面只是第一步。 您還需要計劃一旦他們接受您的請求後如何進行，並讓他們高興他們接受了您的提議。
但現在，將上述請求電子郵件示例和會議電子郵件主題行製作成您自己的。
會議請求電子郵件常見問題解答
如何通過電子郵件發送會議請求？
發送有效的會議請求電子郵件有幾個基本步驟。 首先查找並驗證您聯繫人的電子郵件地址，然後寫一個引人注目的主題行，最好包括他們的姓名和會議日期。 使其具體化，並通過添加明確的 CTA 來請求響應。
你如何要求會議預約？
請求會面約會有很多可行的方法，但您的主要目標是讓您的潛在客戶盡可能簡單地說“是”。 這意味著您自己建議地點、日期和時間，但給他們建議替代方案的餘地。
你如何礼貌地要求約會？
要求回應有時會讓人覺得有點粗魯。 但不這樣做會阻止收件人採取行動。 要取得適當的平衡，請嘗試以下響應請求之一：
- “請隨時直接回复此電子郵件，或致電 123-456-7890 與我聯繫。”
- “使用我的 Calendly 選擇最適合您的日期和時間。”
- “期待你的回复！”
- “讓我知道你的日程安排是什麼樣的，我們將從那裡開始。”
如何索要 Zoom 會議電子郵件？
在新的 Zoom 工作文化時代，發送 Zoom 會議郵件變得越來越普遍。 要做到正確，請按照下列步驟操作：
- 登錄 Zoom 的桌面客戶端
- 安排您的會議
- 點擊“會議”
- 選擇您要邀請人員參加的會議，然後單擊“複製邀請”
- 將信息粘貼到電子郵件（或任何其他通信平台）中並發送給整個日曆組
