僱用虛擬助理時要避免的 6 個錯誤

已發表: 2015-09-26

僱用虛擬助理類似於僱用普通員工。唯一的區別是一個在虛擬世界工作，另一個在實體辦公室工作。因此，如果您打算僱用虛擬助理，那麼實施與僱用辦公室員工時相同的方法才有意義。

以下是僱用虛擬助手時要避免的六個錯誤：

1. 未能確定需求

有兩種類型的企業家。一種是提前計劃並傾向於過度思考自己處境的企業家。他可能決定聘請虛擬助理，因為他認為他的業務將在幾週內獲得顯著的吸引力。他擔心他目前的設置不足以容納額外的音量。因此，他在一周內聘請了一名虛擬助理，並為業務擴張做好了準備。

第二個企業家是不知道他的企業需要什麼的人。他傾向於盲目地聽從別人的建議，而不驗證他的決定。所以他聘請了一名虛擬助理，僅僅是因為另一位企業家分享了他的成功經驗。

在這兩種情況下，虛擬助手都將沒有得到充分利用，因為企業家不知道他們為什麼首先僱用了一個。

在您開始為虛擬助理職位招聘候選人之前，請確定您需要為您的團隊帶來一名候選人的原因。否則，您將不知道要尋找什麼技能、資格和要分配的工作範圍。

根據簡歷僱傭虛擬助理的企業家可能會突然覺醒。簡歷是確定候選人資格的重要參考，但它不應該是唯一的標準。事實上，它不應該是主要標準。

僅根據初步訪談得出結論是不夠的。為了找到最佳候選人，您必須有一個合格的系統。這是一個您可以嘗試的系統：

從一開始，這個系統看起來很乏味，但它涵蓋了候選人的三 (3) 個重要組成部分：技術、基礎和行為。

企業家犯的一個大錯誤是僱用他們遇到的第一個候選人。不是因為第一個候選人不合格；但是你需要一個人才庫來交叉參考資格。

僱用虛擬助手時，請累積 5 到 7 名候選人的候選名單。盡量讓他們的經歷多樣化。不要只關注具有您業務所需經驗的候選人。為什麼？因為這些候選人中的大多數已經按照自己的方式設置；他們有一個系統，可能會猶豫是否要遵循你的系統。

如果您聽到人們說他們與虛擬助手一起工作的經歷很糟糕，請直接了解為什麼會這樣。企業家很容易責怪虛擬助手，但在每一種安排中，都有兩方。

在每個故事中，都有兩個方面。

大多數安排不起作用，因為沒有建立質量控制措施。虛擬助手雖然經驗豐富，但會以客戶的指導方針為參考。還有學習曲線的問題需要尊重。

作為客戶，您必須掌握虛擬助手的表現，尤其是在學習曲線陡峭的參與開始時。始終衡量虛擬助手的性能並定期討論結果。目的是不斷改進。

一些企業家會認為虛擬援助安排的最大缺陷是缺乏溝通。他們將指出時區差異和無法共享阻礙通信線路的空間。

這些觀察沒有根據，實際上與使用虛擬助手的優勢背道而馳。當您決定僱用虛擬助手時，您已經承認了數字技術的力量。無論時區如何，您都可以使用多種在線程序定期與您的虛擬助手進行交流。這裡僅僅是少數：

除了 WebEx 和 Salesforce，這些程序都可以免費下載。如果您在線開展業務，則必須安裝協作軟件。否則，您將無法有效和高效地管理您的業務。

自2010年以來，菲律賓和印度一直在爭奪全球業務外包的頭把交椅。這兩個國家都是在線人才的重要資源，包括虛擬助手。 2012 年，印度的在線員工人數最多，菲律賓緊隨其後。根據在線就業市場巨頭 Elance 的數據，他們 1/8 的自由職業者來自菲律賓。

如果您決定從這些國家/地區僱用虛擬助理，您可以確保以更實惠的價格獲得高質量的工作。但要讓參與發揮作用，你必須熟悉他們的文化和社會細微差別。

一個人的文化代表了他的國家的歷史。價值觀、規範和習俗已代代相傳。你不應該期望候選人為了工作而不合理地妥協他們的做法。注意並尊重他們的做法，並將其納入您的日程安排中。完成這項工作的關鍵是提前計劃時間表。

正如您剛剛閱讀的那樣，獲得虛擬助理資格的過程應該與獲得普通辦公室員工資格的過程相同。也許虛擬助理需要更開放的溝通渠道，但與普通辦公室員工保持密切溝通的價值也同樣適用。

您會發現在您的團隊中配備虛擬助手非常有價值。但始終花時間為您的業務尋找最合適的候選人。

Felix 與 Outsource Workers 合作，該公司幫助企業家為他們的業務找到完美的虛擬助手。你可以在 Twitter 上找到更多他的帖子。