移動勞動力管理：完整指南

移動勞動力包括全球 27 億員工，其中包括那些不在辦公桌前工作的員工。 無辦公桌工作人員包括出租車司機、護士、公用事業工人、林業工人、卡車司機、應急響應人員以及其他無需在一個中心位置工作即可完成關鍵工作的人員。

移動員工可以通過為客戶提供服務來幫助公司提高客戶滿意度，並且可以完成在中心位置根本無法完成的任務。 然而，與所有員工一樣，無辦公桌員工及其經理需要正確的管理工具。 事實上，由於無辦公桌工作人員可能無法一直使用傳統辦公室的資源，因此強大的移動勞動力管理技術和解決方案更為重要。

什麼是移動勞動力管理？

移動勞動力管理 (MWM) 是指公司用來管理現場團隊、車隊和無辦公桌工人的工具、技術和方法。 它可以包括移動勞動力管理軟件解決方案、應用程序、服務和其他解決方案，旨在幫助經理、領導和移動工作人員有效地溝通和合作，即使是遠距離的。

大型移動勞動力管理挑戰——以及解決方案

無辦公桌的勞動力需要一種不同的方法，但許多矽谷公司在開發團隊管理和任務管理解決方案時過度關注辦公室工作人員。 這些選項不適用於移動和現場服務管理，因為無辦公桌工作人員通常遠離經理。 儘管無辦公桌工作人員可能在其角色中擁有更多自主權和自由度，但他們仍然需要可靠的通信、訪問數據庫和信息來完成工作，以及額外的管理支持。

移動團隊還面臨著需要他們自己的移動勞動力管理解決方案的獨特挑戰。

挑戰：脫離接觸

移動員工在工作場所的社交互動可能不如辦公室員工多，這讓他們更難感受到自己是團隊的一員。 這會導致高流動率，而且代價高昂——公司平均花費相當於工人年薪的 70% 來更換團隊成員。 敬業度高的員工也比員工敬業度高約 20%。

解決方案

• 讓您的工作場所移動化：使用移動應用程序讓您的移動團隊保持參與，而不是要求員工使用 PC 或在辦公室完成現在可以遠程完成的任務（例如打卡）。
• 在線創建社交空間：使用技術在線創建虛擬委員會或社交聊天組。 為員工提供通過文本或視頻聊天進行在線社交的空間有助於他們相互了解，如果您的團隊很少親自見面，這一點尤其重要。 了解更大的團隊可以幫助員工感覺他們是更大的一部分，並幫助您重新建立一些在面對面工作時可以自然產生的友情。
• 認可員工：每個人都喜歡被認可。 在一項民意調查中，40% 的員工表示，如果他們在工作中得到更多的認可，他們會付出更多的努力。 對於移動工作人員，使用移動勞動力管理或其他系統非常重要，以確保您公開認可出色的工作，並且不要忽視可能不在辦公室或您可能每天都看不到的工作人員。

建立員工認可計劃，例如定期的“每月最佳員工”或其他正式認可，以確保這些員工感到受到關注和重視。

• 為員工創造面對面見面的機會：如果可能，創建員工可以定期見面的活動，既可以與同齡人進行社交互動，也可以促進職業發展。 讓您的員工定期在下班後喝酒或晚餐、節日慶祝活動、全體會議、公司務虛會和其他活動中見面，這對於文化和聯繫是非常寶貴的。 有時下線可以幫助您的團隊感覺像一個團隊。

挑戰：信息訪問

移動工作人員需要信息才能完成工作，但與辦公室工作人員不同，他們無法訪問中央公司公告板、文件櫃，甚至無法訪問其他可以詢問信息的工作人員。 良好的移動勞動力管理意味著確保您的員工可以輕鬆訪問他們的工作任務所需的內容，這首先要從良好的技術或功能強大的應用程序開始，該應用程序可以保存您的員工需要的所有文檔、清單、模板、表格和任何其他工具.

解決方案

• 創建知識庫：根據一項調查，員工可以花費高達 19% 的工作時間來尋找信息。 對於上班族來說，這意味著在室內舒適地坐在電腦前。 但是，對於移動工作人員來說，這可能意味著在各種天氣條件下有更多的戶外時間，更多的時間在現場，並且在他們在移動設備上查找信息時會感到相當沮喪。 擁有一個在線加密空間，允許移動工作人員訪問特定任務的文檔、員工手冊、程序手冊、公司政策、表格等。

像 Connecteam 的知識庫這樣的工具很有用，因為它是專為無辦公桌工作人員設計的，並且可以在完全可定制的同時填充您的文檔。 您可以設置權限，以便團隊可以訪問他們需要的文檔，而無需滾動瀏覽不相關的信息，並且您可以組織文檔以便於查找。

• 任務和工單管理：當您的員工在現場時，使用移動勞動力管理平台上的任務管理功能來分配任務、為每項任務附加必要的文檔、設置截止日期等。 您可以獲取狀態更新並就任務進行交流，讓員工保持井井有條並按部就班。
• 調度管理：如果您的員工沒有進入辦公室，您可能想知道如何知道他們何時可以上班以及何時打卡。同樣，員工需要知道他們的輪班應該什麼時候開始以及什麼時候開始是他們的期望。 像 Connecteam 這樣的平台解決了這個問題。 在線創建和共享時間表，驗證它們沒有重疊，甚至創建“開放班次”供您的員工申請。

打卡功能可讓工作人員在到達現場時打卡，即使他們不在您的主要辦公室工作。 您甚至可以設置地理圍欄位置，在員工打卡時收到通知，並設置限制以控制加班，這樣您就可以節省公司資金。

挑戰：獲取技術

在一項調查中，75% 的無辦公桌員工表示，他們至少有一半的工作時間都在使用技術。 然而，80% 的人還報告說從他們的工作場所收到筆記本電腦，而不是更合適的技術，例如移動設備。 在某些情況下，員工自己致力於保護移動技術，以便他們擁有完成工作所需的工具。

解決方案

• 考慮提供公司技術：為您的移動團隊購買優質的智能手機或平板電腦可確保每個人都使用安全、現代的技術。 您還可以確保您的團隊成員手頭都有技術來完成他們的工作並運行您的移動勞動力管理平台。
• 讓員工使用自己的技術：一些公司允許員工使用自己的移動設備。 雖然這可能會引發額外的安全問題，但它可以幫助控製成本。 如果員工使用自己的技術，那麼使用安全的移動勞動力管理應用程序對於確保公司數據的安全非常重要。
• 定期更新：確保您正在運行具有當前更新的最新移動勞動力應用程序。 如果您提供公司設備（例如平板電腦），請定期更新它們，以便員工在現場和旅途中擁有可靠的工具。

挑戰：車隊管理

如果您有一個無辦公桌員工，您通常不僅需要管理人員。 您還需要管理您的車隊和移動團隊提供的客戶體驗。 根據您的業務，這可能意味著派遣您的團隊執行緊急或請求的任務、跟踪貨物和人員、保持車輛維護計劃等等。 能夠有效地完成這些任務可以為您的公司節省時間和金錢，並可以改善客戶體驗。

解決方案

• 使用 GPS 追踪器： GPS 追踪器，與 Connecteam 提供的類似，可讓您實時查看車隊的位置並追踪速度和距離。 它甚至允許您重播司機在特定日期所走的路線，並通過管理駕駛時間來幫助您遵守服務時間規則。
• 使用員工應用程序進行調度：像 Connecteam 這樣的應用程序可以讓您安排輪班，但它也可以讓您重新調度卡車或根據需要進行最後一刻的更改。 由於它與聊天功能相結合，因此您和您的團隊或司機可以在需要進行調整時輕鬆保持聯繫。

同一系統可讓您在提出請求時輕鬆找到最近的團隊成員，並將他們派往任何緊急工作。 它甚至可以讓您協調團隊，例如，您可以將不同類型的應急響應人員派往現場，或將技術人員和送貨團隊派往同一地址。

• 創建庫存管理系統：您的車隊不是您唯一需要管理的東西。 您可能還需要確保工具和工作設備按時歸還並處於良好狀態。

管理平台可以幫助您為與任務相關的工具和庫存創建清單，甚至允許您在工具和設備歸還時收集員工電子簽名。 如果設備損壞，良好的移動系統可以讓工作人員上傳受影響設備的圖像，以便在再次需要之前對其進行修復。

挑戰：溝通問題

現場工作人員可能並不總是可以訪問互聯網，並且可能遠離團隊，獨自工作或與客戶一起工作。 在工作場所與他人溝通更具挑戰性，需要更多層次的溝通。

解決方案

• 使通信異步：對於在現場、與客戶打交道或在手機信號塔範圍之外的工作人員，異步通信允許他們完成工作，然後在有能力時檢查並返回消息。 在舉行會議或發送消息時，請記住，您的移動團隊的某些成員可能會在稍後收到這些消息，並為回复留出額外的時間。
• 為所有溝通提供一個空間，以免遺漏任何東西：像 Connecteam 這樣的移動工作場所管理平台是移動的，允許員工在一個地方訪問文檔、表格、政策、聊天組和所有形式的溝通。 這樣，員工就不必懷疑重要的清單存放在哪裡，也不必通過多個平台發送即時消息和聊天請求。 使用一個系統，一切都在哪裡一目了然。
• 使用移動優先系統：重要的是您的移動工作場所管理平台或應用程序不僅支持移動通信，而且在設計時特別考慮了移動設備和無辦公桌工作人員。 一個好的應用程序可以讓員工實時聯繫總部或經理或協調員，而無需知道他們的聯繫信息。

實時聊天功能可以提供獲得幫助的最快方式之一，而公司目錄可以幫助員工找到他們需要聯繫的團隊成員。 Connecteam 更新等功能也很有用。 這種類似社交媒體的信息流讓員工可以實時查看公司範圍內的更新，無論是否包含視頻和圖像。

挑戰：監督更難

你怎麼能管理一個你看不見的人，他們可能在遠離他們的經理或主管的地方工作？ 您的移動工作人員是否“眼不見心不煩”？ 您是否能夠提供監督和支持您的勞動力需求？

解決方案

• 使用強大的車隊管理工具： Connecteam 等車隊管理工具可以更輕鬆地協調移動團隊的獨特複雜性。 通過車隊管理，您可以查看每個人的位置、離請求工作最近的人員以及您的團隊成員接下來需要去的地方。 您甚至可以查看某人的前進方向、他們是否在工作現場，並且經理可能需要更多信息來全力支持團隊。
• 提供大量工具和資源：定制培訓可以幫助員工對自己的工作充滿信心，並為他們提供自主工作所需的技能——當然還有適當的支持。 Connecteam 允許您創建測驗，以便您可以測試員工所學知識。

系統、清單和詳細的工作請求可幫助員工準確了解對他們的期望，從而使他們能夠更加獨立地高效工作。 像 Connecteam 這樣的系統中的檢查表和其他工具還為經理提供有關正在完成的工作的信息，因此他們可以實時有效地管理團隊和任務。

• 提供簡單的文檔支持：如果移動工作人員找不到正確的表格來完成任務，可能會影響客戶體驗。 一個好的平台有組織的文檔，可以在幾分鐘內找到它們，並定期更新文檔，以便工作人員可以訪問他們需要的文件和表格的正確版本。
• 進行定期調查：領導層很容易認為他們知道無辦公桌工作人員需要什麼支持，但最好的方法是詢問。 使用 Connecteam 調查和民意調查等功能，您可以評估技術對您的移動員工的工作情況以及是否需要額外的資源。

挑戰：移動工作可能無法預測

現場工作人員可能需要自己與客戶打交道，或者可能會遇到當地的天氣條件或其他需要做出反應的情況。 移動工作經常發生在不可預測的環境中，建築、交通、應急響應等領域的工作人員可能會遇到獨特的緊急情況。

解決方案

• 擁有緊急聯繫系統：讓工作人員在緊急情況下輕鬆聯繫您，並使用帶有推送通知的平台或應用程序，這樣您就可以提醒您的團隊即將到來的風暴或其他危險情況。 制定安全政策和應急程序，以便您的團隊知道發生意外時該怎麼做。
• 離線思考：員工可以隨身攜帶一些書面材料，尤其是在緊急情況下，如果在暴風雨期間斷電或現場工人處於死區，這可能會很有用。 如果員工的移動設備無法訪問，則緊急聯繫人列表或小型印刷緊急指南可為員工提供參考。
• 盡可能提供靈活性：如果工作允許，讓員工自由地完成任務。 在分配任務時，請說明工作涉及的內容、需要完成的時間以及工作的目標是什麼。 如果可以的話，讓工人有一些自由來決定如何完成這項任務。 例如，您的員工可能會看到實際情況，這意味著可能需要對通常的流程進行調整才能完成任務。

管理移動工作人員及其工作的最佳實踐

當您選擇移動勞動力管理系統時，需要考慮兩個主要因素。 首先，您需要一款功能強大的管理應用程序，專為無辦公桌工作人員構建，為運營、日程安排、人力資源和通信提供一體化解決方案。 其次，您需要一種能夠滿足移動工作人員需求的管理方法。 以下是部署管理系統時要引入的最佳實踐：

• 讓移動工作人員感覺自己是團隊的一部分：確保移動工作人員能夠平等地享受慶祝活動、公司活動、重大公告和機會。 例如，如果您正在開會，其中一些工人通過現場視頻加入，請確保任何活動或破冰船都可以包括他們。
• 衡量移動工作人員的進度和參與度：在線創建“建議”功能，移動工作人員可以在其中分享哪些工作有效，哪些工作無效。 將這些想法帶到領導層，並在可能的情況下努力實施。 如果一個想法是不可能的，那麼分享原因並提供替代方案會很有用。 使用來自移動工作場所管理平台的數據定期進行員工審查，以便您可以支持員工的改進和成長。
• 確保通信是移動優先的：鼓勵移動工作人員簽到並安排一對一的會議，討論每個工作人員的工作情況。 雖然面對面會議是一種很好的聯繫方式，但當無法做到這一點時，移動聊天、視頻聊天和其他形式的移動通信可以確保與員工的對話繼續進行。 通過創建群聊和定期安排的簽到會議，在移動工作人員和領導之間建立直接溝通，讓無辦公桌的工作人員感到被看到和聽到。
• 創建移動資源：員工資源組、虛擬文化委員會和群聊讓移動員工有機會了解彼此以及公司內的其他人。 這有助於您了解團隊中的移動工作人員，因此您知道如何利用他們的獨特個性和潛在貢獻進行工作。
• 提供指導和成長機會：專業和個人發展機會可以幫助移動工作人員將他們的角色塑造成他們想要的職位。 這些機會也讓他們發展了可以在工作中使用的新技能，而在一個角色中成長的可能性可以鼓勵員工留下來。
• 使用數據來管理您的無辦公桌員工：查看工作時間、客戶評論、庫存管理電子表格、客戶調查結果和其他指標可以讓您了解移動員工的工作情況。 優先考慮偶爾審查公司數據和個人員工指標，以確保每個人都得到支持。

移動勞動力管理是工作場所授權

管理移動或混合勞動力意味著與更獨立的員工一起工作。 當您的員工在現場、客戶家中或其他偏遠地區時，合適的技術可以為員工提供他們茁壯成長所需的一切。 它還為管理人員提供了為員工和領導層提供全面支持所需的工具和數據。

強大的移動勞動力管理工具提供真正的解決方案，讓您能夠處理工作場所的複雜性，同時為您面臨的最大挑戰提供實用的解決方案。