商務寫作中要避免的 11 個最常見錯誤

您是否發現發送商業提案是一種讓您流淚的負擔？

如果您像大多數商務人士一樣，每天都會發送無數的電子郵件、提案和報告，因此一想到要寫它們就會讓您不情願。

但是，如果質量馬虎，從數量上處理“文書工作”並沒有任何好處。

如果您的商業寫作複雜、正式且乏味，可能會導致許多商業交易失敗。

這與您想要實現的目標和“不走”正好相反。

您希望所有的商業寫作都能帶來成果——無論是推動銷售還是與客戶建立信任。

那麼什麼是好的商業寫作，你如何確保你的文案達到它的目標呢？

今天，我們將指導您了解頂級營銷專家的一些提示和技巧，這些技巧可以幫助您避免商業寫作中最常見的錯誤。

通過遵循這些建議，您可以提高您的寫作水平，聽起來更專業，並在您的盤子上獲得更多成功的商業交易。

讓我們潛入吧！

好的寫作是有效的寫作

與讀者建立有效和建立的通信是任何成功企業的重要組成部分。

要成為成功的商業寫作大師，你需要形成一套你想要實現的目標：

• 說服高管投資你的想法
• 為您的網站增加流量
• 擴大您的銷售額
• 創建可轉換的內容
• 讓某人發笑

專注於目標將幫助您清晰簡潔地寫作，以便您的讀者在閱讀您的提案、廣告或電子郵件後確切地知道他們應該做什麼。

在商業中，對於讀者、潛在買家或合作夥伴來說，只有一件事很重要——回答“這對我有什麼好處？”這個問題。

為了實現這些目標，繞過商業寫作中的常見錯誤並找出如何使用會影響讀者採取預期行動的詞語的方式至關重要。

商務寫作中要避免的 11 個錯誤

既然我們知道如何在商務寫作中建立我們的主要關注點，那麼讓我們來看看在這個過程中要避免什麼。

以下是我們列出的商業寫作中最常見的 11 個錯誤以及如何處理它們以獲得更成功的商業成就。

#1 混淆單詞或短語

商業作家最常犯的錯誤之一是使用令人困惑的單詞和短語。

許多以寫作為生的人並沒有仔細考慮他們的文字選擇，這可能會損害他們的工作。

例如，如果您要邀請某人參加某個項目或活動，請不要使用“請求”一詞，而應使用動詞“詢問”或“邀請”。

這兩個詞都比“請求”具有更積極的含義，這聽起來很官僚。

此外，避免過度描述性的詞語，例如：

• 參加⇒加入

• 利用⇒使用

• 努力⇒嘗試

讓我們看看具體的例子：

注意：要有效地進行商務寫作，重要的是要選擇具有最強含義的單詞和短語，不要讓讀者感到困惑。

#2 使用非正式的語氣或過度熟悉

商務寫作通常比給朋友、家人和同事的日常電子郵件更正式。

這並不意味著您不能使用縮寫詞或俚語，但商務電子郵件不是隨便或過度熟悉您的讀者的地方。

這是商務寫作中第二個最常見的錯誤。

您使用的語氣應該正式且正確，因為您永遠不知道誰會閱讀您的電子郵件。

例如，如果您正在給某人寫一封電子郵件，您可以稱呼她為“親愛的史密斯女士”或“親愛的史密斯夫人”。

如果是大公司，稱呼它為“尊敬的先生們”或“親愛的女士們先生們”。

如果您不確定要在電子郵件中向誰發送電子郵件，請在撰寫電子郵件之前對公司進行一些研究，並找出您的目標受眾是誰。

讓我們看看正式寫作和非正式寫作之間的區別：

永遠記住，發送電子郵件不同於通過電話交談或面對面開會。

您可能非常了解您正在寫信的人，但不要忘記您仍然與老闆或客戶通信。

注意：忽略此因素可能會導致錯誤的印象，無法獲得預期的結果。

#3 模糊的語言

在商務寫作中，最好避免使用模糊的語言，例如“必須”、“可以”和“可能”。

相反，要具體並使用能夠告訴人們如何做事的動詞，而不是描述他們正在做的事情的詞語。

例如，不要說“我們必須取消您的訂單”，而是說“我們不得不取消您的訂單”。

讓我們看看沃爾瑪的例子：

注意：讓您的讀者了解正在發生的操作的當前狀態，並消除他們的任何疑問。

#4 被動語態

被動語態是許多人在商務寫作中犯的另一個常見錯誤。

被動語態無效且煩人。

它使聲明聽起來不那麼直接，有時甚至不那麼權威。

被動語態聽起來像是句子的主語不執行動作而是從另一個來源接收它。

例如：“這篇文章是約翰寫的。”

這句話應該是主動語態，因為約翰不只是簡單地寫報告。

當您發現自己使用被動語態時，請花點時間重新考慮您的句子並將其改寫為聽起來清晰和令人信服：

被動：稿件由我們的編輯按時提交。

活躍：我們的編輯按時提交了稿件。

注意：用主動語態寫你的句子，這樣它們更容易閱讀，並且它們的意思對讀者來說是清楚的。 主動語態與讀者互動，您可以使用HemingayApp識別和糾正所有被動語態。

#5 感嘆號太多

不要在每個句子的末尾使用感嘆號來表達觀點。

僅當您強烈想要傳達一個想法或想要表達極度興奮時，您才應該使用它們。

例如： “這是一個絕妙的主意！！！”、“讓我們去做吧！！！”

不要使用感嘆號，而是使用數字、有趣的事實或統計數據來增加你的論點的可信度。

例如：

“使用我們的軟件，您可以將工作速度提高 65%，並使計算過程更容易。”

下面是一個例子，說明如何通過使用銷售的事實來表達觀點：

注意：為了提高您的可信度並聽起來更有說服力，請避免使用感嘆號，並用事實證明您的陳述。

#6 拼寫和語法錯誤

很難相信，但有些人在寫作時仍然會犯拼寫和語法錯誤。

解決方法很簡單——校對！

以下是一些關於如何始終領先於拼寫和語法錯誤的提示：

• 花點時間找出寫作中的錯誤
• 在您發送電子郵件之前讓其他人仔細檢查您的電子郵件
• 大聲朗讀您的內容
• 使用校對工具，例如 Grammarly

如果有人決定擱置你的提議，那將是一件很糟糕的事，只是因為你在發送提議之前沒有仔細審查你的提議。

注意：發送電子郵件時，不要忘記拼寫錯誤通常與網絡釣魚有關。

不要僅僅因為它簡單而愚蠢而忽視這個錯誤。

#7 結構和思路不清晰

許多企業在寫作中犯了這個常見的錯誤——他們沒有在寫之前花時間計劃他們的信息。

他們假設，僅僅因為他們知道他們想說什麼，讀者也會理解他們的意思。

讓我們看一下這個例子—— “在這份報告中，我們將討論與當前主題相關的幾個問題。”

這句話沒有說明主題是什麼。

另一個例子是—— “我們的團隊已經能夠在預算內按時完成我們的任務，但對於任務的執行方式仍然存在一些擔憂。 在本報告中，我們將討論這些問題，並就未來如何解決這些問題提出建議。”

很難理解這兩個陳述是如何相關的，或者對這些已完成的任務是否有任何顧慮。

您的讀者需要遵循您的推理路線——用清晰的流程和清晰的信息來支持它。

以下是有關如何實現這一目標的一些想法：

• 提供帶有要點的清晰討論摘要
• 撰寫包含問題與潛在解決方案的段落
• 保持概念簡潔、準確、直截了當

這是一個良好商業寫作的電子郵件示例：

注意：向您的讀者解釋您為什麼要逐步提出某個建議或推薦。 這樣你會“聽起來”更專業，並獲得讀者的信任。

#8 不考慮讀者的觀點

不研究您的目標受眾是“致命的罪過”。

如果您不遵循需求和供應鏈的自然過程，您就無法期望您的業務取得任何積極進展。

有一點是肯定的——你不能把鑽頭賣給一個終身支持餅乾的老奶奶，對吧？

在開始編寫任何類型的內容之前分析您的受眾非常重要。

問你自己：

• 誰會閱讀我的內容？
• 我對他們了解多少？
• 他們的需求是什麼？
• 什麼會給他們留下深刻印像或震驚？

將此技巧納入您的寫作中，以吸引適合您業務的人群。

注意：如果您希望您的內容有效，請針對您的受眾並確保滿足他們的需求。

#9 信息不足

沒有提供足夠的背景信息只是懶惰的寫作。

這包括忽略理解主題所必需的事實，以及沒有提供足夠的證據來支持論點、產品或建議。

例如，假設您正在寫一篇關於為什麼大學生應該住在家里而不是住在校園宿舍的文章。

在這種情況下，您需要為讀者提供有關大學和宿舍生活的背景信息。

這樣，您就不必從頭開始解釋所有內容，甚至更糟——讓您的讀者在別處尋找答案。

取而代之的是，每段都以主題句開頭，清楚地說明該段的內容。

注意：讓每個句子都集中在一個想法上，以便讀者可以輕鬆理解。

#10 過多的技術語言

商業寫作有時可能充滿特定行業的流行語和首字母縮略詞。

雖然這些術語有時是不可避免的，並且有時可以作為速記有用，但它們通常表示懶惰或不清楚的想法。

商務寫作應該盡可能簡單明了。

不要使用技術語言，除非你的聽眾理解並欣賞它。

以下是商務寫作中一些常用的技術語言詞，一般應避免使用：

• Be That As It May — 這與“儘管如此”的含義相同。

示例： “儘管如此，價格還是公道的。”

良好的輸出： “儘管如此，價格還是公道的。”

• 絕對——如果某事肯定會發生，就沒有必要這麼說。

改用“將”。

示例： “他一定會出現的。”

好的輸出： “他會出現的。”

• 有效地—— 能夠產生想要的結果。

如果某件事已經有效地完成，那麼它顯然是以期望的方式完成的。

示例： “機器已被有效拆除。”

良好的輸出： “機器被拆除了。”

注意：您希望您的內容清晰且信息豐富，但您不希望過多的信息和令人困惑的首字母縮略詞讓您的觀眾不知所措。

#11 糟糕的組織

無論您是在撰寫文章、提案、廣告還是電子郵件——寫作的一致性和良好的組織都很重要。

如果你的文章組織得不好，你就有可能失去讀者的注意力。

使用想法之間的轉換來形成從一個點到下一個點的邏輯流程。

過渡示例： “例如”、“另外”、“另一方面”、“同時”。

良好的組織還包括將信息從最重要到最不重要，或從最不具爭議性到最具爭議性等順序排列。

注意：確定你的商務寫作中哪些信息是關鍵的、可取的和不必要的——然後相應地組織你的商務寫作。

使用 AI 工具避免錯誤並加快流程

無論您是創建提案、電子郵件還是新聞稿——如果您想避免最常見的業務錯誤，都需要考慮很多事情。

通過牢記這些提示，我們希望您能夠使您的寫作更加有效和吸引人，從而擴大您的業務成就。

請記住，重要的是要知道您要通過寫作達到什麼目的。

否則，你的話會落空——你的成功也會如此。

考慮到這一點，商業寫作可能是一個艱難的主題，因為有許多變數在起作用——但不一定非要如此。

如果您想通過在 70% 的時間內創建更多不同類型的內容來永久避免寫作錯誤並提高效率，那麼 AI 寫作工具可以成為您的完美盟友。

這些工具旨在提高內容的質量，因此您可以花更少的時間校對，而將更多時間花在對您的業務很重要的其他任務上。

其中一些工具，例如 TextCortex，使用基於模塊的學習過程，可以在幾秒鐘內提供類似人類的高質量輸出。

下載 Chrome 擴展程序後，您需要做的就是提出一個 5 字的想法，突出顯示它，然後點擊“長篇文章”按鈕。

選擇適合你的輸出，你的段落就準備好了。

在您的商業寫作程序中實施 AI 工具可以：

• 提高你的寫作能力
• 自動化整個寫作過程
• 節省大量寫作時間
• 注意商務寫作錯誤
• 在需要的地方找到合適的詞

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最好的部分是它可以節省您的精力和金錢。

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