2022 年優化員工輪班安排的 8 種方法

員工輪班安排應該輕而易舉，對吧？ 您不希望日程安排佔用您的大部分時間，但它仍然如此。 您的經理平均每週花費​​ 3.14 小時來製定員工時間表。 即使是大品牌和大公司也會有大量的日程安排偏頭痛，並且眾所周知，在員工輪班安排中會犯下數百萬美元的錯誤。

如果大人物憑藉他們所有的經驗和預算犯了錯誤，那麼你會認為對於小企業的員工管理來說——員工輪班安排從一開始就注定要失敗。 但是，它不一定是。

將您的輪班安排想像成一台具有許多移動部件的機器，這些部件必須協同工作才能使機器正常運行，並且在大多數情況下是自動運行的。 如果一個部分出現故障，其他部分必須彌補不足。 如果他們失敗了，那麼你的機器只需要一些修復。

就機器而言，好的機器很少需要維護，而有些機器幾乎不需要用膠帶和良好的意圖固定在一起。 如果您的員工輪班安排是那些生鏽的舊的基於電子表格的安排或（上帝禁止）手動安排，而不是現代的輪班安排軟件，那麼常見的故障可能會花費您一分錢。

瑞安航空的員工排班發生了什麼

2017 年 9 月，由於排班問題，該航空公司被迫取消 20,000 個航班，這使得歐洲最大的航空公司無法為乘客配備飛行員上飛機。 結果是憤怒的客戶如雨後春筍般湧現，數千英鎊的報銷和罰款，許多飛行員離開去為競爭對手工作，以及需要大幅提高工資和升級條件以讓其他人留下來。

不出所料，瑞安航空公司的安全帶被解開。 對於標語為“總是越來越好”的公司來說，這不是一個好的飛行計劃。

調度錯誤代價高昂

我想我們都同意，安排錯誤最終會讓你付出代價。 多少錢？ 好吧，瑞安航空被迫承諾提高飛行員的薪酬和條件，並聲稱這超過了競爭對手提供的條件。 但是，這還不足以避免將來發生這種情況。 這就是為什麼該公司正在招聘數百名飛行員，希望能夠及時將每架飛機的機組人員比例從 10.5 人提高到 11.0 人，以趕上歐洲的暑假。

瑞安航空還投資優化了班次安排和缺勤記錄，包括一個新的機組控製手機應用程序。 流程優化和移動員工應用程序的採用不會成為新聞稿的頭條新聞，但對於 RyanAir 避免代價高昂的飛行員計劃管理差點發生的計劃同樣不可或缺。

如何在輪班安排上省錢（不要成為另一個 RyanAir ）

1. 提前計劃輪班時間表

時機就是一切。 例如，您可以通過簡單地預先為員工提供工作時間表來減少缺勤和缺勤請求。 更多的時間來準備和換班為員工提供了他們需要移動東西以匹配他們的輪班時間表的靈活性。

給每個人足夠的空間來計劃和調整，也必然會降低最後一刻爭先恐後地尋找替代品的速度。 你知道哪一個——那個佔用了那些經理的工作時間。

說起來容易做起來難？

當然，提前兩到三週計劃員工輪班聽起來可能是一項艱鉅的任務。 但是，擁有一個移動應用程序可以讓員工提前輸入他們的輪班偏好並在幾週前查看計劃的和最新的時間表，這有助於減少與最後一分鐘的時間表發布相關的整體壓力和緊張感。

這一切都與創建例程和改進工作方式有關。 就像任何優秀的童子軍都會告訴你，現在花時間在準備上會節省你以後的時間，讓你進入一個提前準備好輪班的狀態。 這樣，即使變化來了，而且它們會來，你也會為它們做好準備。

更不用說，可預測的日程安排讓您的員工快樂並與您的組織互動。 他們可以維持工作之外的生活，這對工作的父母來說意義重大。 可預測的時間表可能意味著您的員工決定與您待更長時間，以解決可能是小時工的最大問題 - 員工流動率。

根據 CAP 的一項研究，更換員工的成本約為其年薪的 16%。 保持可預測的時間表最終可能會為您節省更多的變化，它可能會改變您的業務。

2.對待命安排說不

待命安排是要求員工在輪班開始前致電並確認他們確實需要他們的做法。 安排員工輪班，然後在輪班緩慢時將他們送回家，這充其量是一種可疑的做法，實際上可能會花費您比節省的更多的錢。 與上述非常相關的是，日程安排需要是可預測的，不僅是為了經理，也是為了員工。

直到最近，大多數大型零售商都會實行隨叫隨到的安排，但由於強大的監管和公眾壓力，The Gap、A&F、星巴克和其他公司已承諾終止隨叫隨到的安排。 然而，這只是故事的一小部分。 他們沒有告訴你的是，他們有股東要考慮，如果在隨叫隨到的日程安排中可以獲得巨額利潤，他們仍然會這樣做。

真正的問題是，on-call 調度不僅對 PR 不利，而且對日益嚴重的問題也是一個糟糕的解決方案，即未經優化的調度最終會因人員過多而導致您的金錢損失。 有更好、更具成本效益的方法來解決這個問題，但它確實需要管理者非常以數據為導向，並跟踪他們業務中發生的一切。

3.密切關注加班

優化的時間表不僅適用於零售商，在其他行業也非常重要。 當涉及到承包商時，OT 就是資金所在。 有一個普遍的誤解，認為加班實際上不會花費您任何費用，因為所有固定開銷都已計入標準的 40 小時工作週。 額外的工資和費用被抵消了，因為您已經將其計為固定開銷。

要做到這一點，您必須一方面非常擅長向客戶出價，另一方面要管理員工的生產力。 只做兩者之一就足夠具有挑戰性了。 如果您可以持續管理這兩者，那麼您已經解決了這個合同問題。

對於所有其他人來說，這通常會發生（示例由 WoodWeb 提供）：

假設您從事固定價格的工作，並且無論出於何種原因，您都落後了一天，這不是您自己的過錯，也沒有受到任何處罰（換句話說，您落後是因為下雨延遲之類的事情，而不僅僅是因為有些事情比平時花費了更長的時間）。

你是否會在周末工作，即使你以正常的時間費率計算工作，但你可以開始另一個你之前計劃在周一開始的工作，因此推遲到週二開始？ 答案是您在周末加班時以正常的速度工作（這是一種清洗），但是因為您能夠按時開始下一項工作，並且您沒有損失任何工作量天數。

第二個示例說明了您需要如何盡可能準確地預先計算加班時間，否則最終會導致您付出代價：例如，您的間接費用基於每月 320 個工時（1 個月內每週工作 40 小時的 2 個人），以及你只利用了其中的 240 小時，而這 240 小時中有 40 小時在加班。 換句話說，你根據工作期限在第一周為你的兩個人工作 60 小時，然後在第 2 周和第 3 週因為無事可做而將他們送回家，然後在第 4 週他們每人工作 60 小時，再次基於工作截止日期，但可能在他們無事可做的兩週內缺乏開始的材料和/或信息（這永遠不會這麼明顯，但為了說明我的觀點，為了簡單起見，我選擇了這個例子）。

對於為員工提供加班費的企業來說，加班幾乎總是一個問題。 解決方案很簡單：對 OT 說不。 如果您的員工需要每週工作超過 40 小時，那麼讓他們成為受薪員工可能是值得的。 將工人從有資格加班轉為受薪僱員一直是 Walgreens 等公司採用的策略。

4. 快速響應

噩夢般的場景：預定明天開店的員工中，有一半因正在流行的嚴重流感而請病假。 或者，想像一個快樂而美妙的場景，您的企業從某個社交媒體明星那裡獲得了意想不到的正面評價，客戶蜂擁而至。 你通常會做的是嚇壞了、驚慌失措，然後繼續打電話給每一位員工，可能會為最後一分鐘的換班提供額外的報酬。

在這兩種情況下，如果您想擁有必要的人力以保持事情順利進行，您就需要快速響應。 瘋狂的電話幾乎不是處理計劃中的輪班意外變化的最有效方法。 理想情況下，當一個班次可供員工“申請”時，他們會自動收到通知，如果他們有空並且可以使用額外的班次，他們可以選擇接班。

在第 1 節中，我們已經提到了讓員工參與的好處以及它如何對員工流動率產生積極影響。 在與員工進行有效溝通方面，技術也是您的朋友。 有幾種工具可以將溝通的噩夢變成一個簡單而有效的過程，即使您需要聯繫超出當前工資員工的後備員工。

5. 公平（和聰明）的班次分配

人類很難客觀。 因此，在計劃員工輪班時間表時，我們可能會受到我們隨著時間的推移而養成的習慣的影響。 一些員工會因為（他們認為）你在玩最愛而感到不滿。 其他人則獲得更少的輪班或更少的加班選擇。

在許多情況下，原因是技能和經驗的差異。 您至少需要一名員工可以在夜班時關閉商店，但這可能很快導致同一員工夜復一夜地擔任該職位，這可能是好事也可能是壞事。

計算機不播放收藏夾。 只需設置即可。 您可以分配員工“角色”和技能，同時設置完美的輪班表以考慮員工偏好和您的業務需求。

如果您還沒有，請獲取自己的排班軟件，即輪班管理軟件，以幫助您優化輪班。 那裡有一些好的，設置起來不會很痛苦，也不會掏空你的口袋。

6. 簡化班次分配

手動換班和調換給員工和經理增加了相當多的開銷。 我們都看到了這種情況的發生，有人要求或批准換班，但在此過程中的某個地方被遺忘或溝通不暢。

快速有效的換班和批准流程可以使每個人的工作變得更輕鬆，同時確保每個班次都配備具有必要技能和“角色”的人員。

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7. 預測分析如何幫助輪班經理

細節很重要，只需詢問任何員工經理即可。 人手不足意味著您的客戶沒有得到他們應得的服務，而您的員工自己也過度勞累。 人手過多意味著您因不必要的工資而蒙受損失，因為員工們站在周圍夢想著去度假（如果航班沒有因為人手不足而取消）。 你需要讓它恰到好處。

能夠計算每個班次的所有成本和收入是優秀班次經理與優秀班次經理的區別所在。 在您開始考慮這項技術之前，您需要知道您想如何使用它。 與人員配備類似，您不希望庫存不足或庫存過多，一切都需要恰到好處地優化。 但是，這就是你需要關注的地方，它需要優化的不是昨天的班次，而是明天和下週的班次。

您和您的值班經理、項目經理或工頭需要成為統計嚮導，並預測您未來的成本和收入。

什麼是預測分析？

簡而言之，預測建模使用統計數據（例如安裝工作的收入歷史記錄或午餐班次的收入）來預測未來的結果。

例如，作為 HVAC 承包商，您可以使用預測模型來分析過去一年所有管道系統安裝工作的數據，例如零件成本、工資單、每小時工作收入，並使用這些數據來預測如何成本您的下一個管道系統安裝工作。

你可以用預測模型做什麼？

• 在未來更有利可圖的不斷增長的行業領域從事工作
• 配備更多訓練有素的員工
• 工作人員放下你的慢班
• 準確預測每個工作/班次的成本和收入
• 預測員工的表現
• 預測發展業務的成本和預計收入

用於班次優化的 3 個主要預測分析模型

有與班次優化相關的三個主要預測模型：

1. 傾向模型——查看現有變量以預測行動
2. 集群模型——根據用戶的行為在算法上將用戶分類為段
3. 協同過濾——使用貝葉斯網絡分析數據、潛在語義和其他技術來尋找共性（如果你喜歡《教父》，你會喜歡《疤面煞星》）

大多數提供優化模型的調度軟件解決方案都使用這些模型之一。 但是，預測調度軟件可能非常昂貴，因此如果您想節省一些現金並學習新知識，您可以通過單擊上面的鏈接了解有關如何使用每個模型的更多信息。

8. 放棄論文，改用軟件

上述員工日程優化步驟要求您採用技術並超越過時的紙質表格和不可靠的電子表格。 靈活且用戶友好的排班軟件解決方案適用於各種規模的企業，您真的沒有理由在 2018 年繼續使用陳舊的排班方法。事實上，切換到排班應用程序肯定會比您節省更多的錢該軟件可能需要付費。

紙呢？ 你仍然可以用它製作紙飛機，然後在沒有飛行員的情況下讓它在辦公室裡飛來飛去。 因為與瑞安航空不同，您不需要管理數千名飛行員的名冊，他們都希望在假期中休假。 而且，如果您的員工不是技術型的，這裡有一個有用的指南，可能會有所幫助。

優化員工輪班時間表的底線

如果你和我們之前的普通經理一樣，你可能會花很多時間來創建輪班表。 但是，它並沒有就此結束。 換班怎麼辦？ 調度變化？ 想像一下，如果您可以讓日程安排不那麼糟糕，您和您的團隊可以做些什麼！ 如果我告訴你，你可以做到這一點，同時減少與計劃外缺勤相關的費用，以及人員不足和人員過剩的成本。

1. 提前計劃輪班時間表
2. 對隨叫隨到的安排說不
3. 密切關注加班
4. 快速響應
5. 公平（和智能）的班次分配
6. 簡化班次分配
7. 預測分析如何幫助輪班經理
8. 放棄紙張，改用軟件