激勵您的 20 個外出消息示例
已發表: 2023-01-05外出消息，或簡稱 OOO 消息，是業務通信的重要組成部分。 當您休假、生病或出於任何原因不在辦公室時，您可以設置一條自動回复消息來回复每封新電子郵件，讓他們知道您不在。它們對於溝通很有用信息並讓收件人知道如何與您取得聯繫。
我們將了解什麼是外出消息，並提供一些示例來幫助您創建自動回复。
目錄
什麼是外出消息？
外出消息是一種自動回复，如果您碰巧不在辦公室並且沒有機會查看您的電子郵件帳戶，您可以從您的電子郵件客戶端設置該消息。 例如，您可以提前設置一個，因為您在最便宜的一天購買了一張會議機票，並且知道您當天沒有空。
您可以讓它運行一段特定的時間並添加確切的日期，這樣自動回复只會在這些日期出現。 外出消息將在您決定運行自動消息的日期自動發送到傳入消息。
何時需要外出消息？
業務通信需要外出消息的原因有多種。 最值得注意的是，讓人們知道您在某些時間無法回復是件好事，這是良好的電子郵件禮儀。
不在辦公室時發送的電子郵件還可以告訴潛在客戶他們應該多快收到您的回复，並向他們提供在緊急情況下如何最好地與您聯繫的說明。
以下是您需要 OOM 的幾個主要原因：
- 商務旅行：當您出差離開辦公室時，需要外出消息。 這讓人們知道他們不會立即收到回复，並為他們提供備用聯繫人，例如工作同事或主管。
- 休假：請假休假對於充電和放鬆很重要，但讓人們知道您不在也同樣重要。 外出消息可以讓人們知道您正在度假以及何時回來。
- 不可用：如果您因生病或出現緊急情況而不得不請假，則不在辦公室的消息將使您的聯繫人了解情況以及您何時回來。
- 客戶會議：外出消息非常適合讓人們知道您正在參加客戶會議，以及何時可以收到您的更新或回复。
- 培訓課程：如果您正在參加培訓課程，請讓您的聯繫人知道，這樣他們就不會認為您忽略了他們
如何想出一個驚人的 OOO 消息
您希望您的外出消息具有風度和信息量。 以下是有關如何使您的外出電子郵件脫穎而出的一些提示：
第 1 步：保持簡短和甜美
不在辦公室的消息應該簡短、簡明並能表達要點。 沒有人願意閱讀冗長的消息只是為了發現您不會立即回复。
第 2 步：友善
您希望您的信息禮貌且專業，因此請避免使用“離開辦公室直至另行通知”之類的短語，因為這聽起來有點不屑一顧。
第 3 步：使其個性化
如果您外出度假或參加活動，請考慮添加一些關於您將要做的事情的個人信息。 這將幫助您的消息脫穎而出，並表明它來自真人，而不是自動化系統。
第 4 步：給出明確的指示
請確保提供明確的說明，說明人們在緊急情況下或需要緊急幫助時如何與您聯繫。
第 5 步：添加一點幽默感
如果您覺得自己很有創意，為什麼不在您的信息中加入一點幽默呢？ 這將有助於使其脫穎而出，甚至可以激發與您的聯繫人的對話。
另外，不要忘記將以下信息添加到您的自動回復電子郵件中：
- 為什麼你不在辦公室
- 您何時回來，包括您不在辦公室時的日期範圍（開始日期、返回日期等）
- 聯繫您的其他方式，例如手機號碼（如果適用）。 您可以在您的自動回復電子郵件中添加類似“如果您需要立即幫助，請聯繫（您的手機號碼）”之類的內容。
- 在您不在的情況下，收件人可以聯繫的其他聯繫人可以立即獲得幫助，包括另一個聯繫電子郵件地址、電話號碼和/或商業網站。
在外出消息中不應該寫什麼
- 避免在不在辦公室的答復中添加太多細節：添加冗長的解釋可能很誘人，例如您正在參加午餐會議，但最好避免添加太多細節。 相反，讓您的自動辦公電子郵件信息簡短明了。
- 不包括其他聯繫信息：如果可能，消息中應始終包含另一個聯繫點，以了解在需要時跟進誰。
- 傳播過多的個人詳細信息：在電子郵件中放置過多的信息會使讀者更難收集到他們需要的信息。 此外，添加太多個人詳細信息以供外界查看可能會帶來安全問題，尤其是當您讓人們知道您將離開家庭辦公室等地方時。
- 未獲得委任同事的許可：如果您需要在您不在時委任同事，請先徵得他們的同意，然後再這樣做。
- 補充說你一回到辦公室就會立即回复：告訴每個人你一回來就會回复可能會埋下地雷。 雖然這很好地表明了您如何照顧客戶和同事，但可能需要一些時間才能回复在您不在時聯繫過您的每個人。 保持現實，這樣當你回來時沒有人會感到被忽視。
20 個驚人的外出消息示例
如果您不確定如何構建您的外出消息，我們針對不同情況提供了示例外出消息以提供幫助。
1. 簡單的外出消息示例
這個簡短，甜美且切中要點：
感謝您的留言。 我不在辦公室，直到（日期）才可以訪問電子郵件，我會在回到辦公室後回复。 感謝您的理解。
親切的問候，
（姓名）
2.專業外出消息
專業的 OOO 信息非常適合同事、客戶和業務聯繫人：
感謝您的留言。 我從（日期）到（日期）不在辦公室，只能訪問有限的電子郵件。 如果您需要立即幫助，請通過我的手機（號碼）或我的秘書 XX（電話號碼）與我聯繫。
最好的祝福
（姓名）
3. 有趣的外出消息
一條有趣的外出消息可以增添個人風格，並幫助您的聯繫人知道您還活著並且身體健康，並且不要太把自己當回事。 這是一個例子：
感謝您的消息，但這是一個機器人回复您，因為（姓名）目前不在辦公室，並且非常努力地不檢查他們的辦公室電子郵件。 他們將在（日期）之前回來，所以請隨時與我們聯繫！
謝謝
電子郵件機器人
4. 外出自動回復電子郵件
如果您需要在外出度假或因其他原因不在時發送不在辦公室的自動回复消息，示例如下：
這是一封辦公室自動回復電子郵件，因為我沒空並且沒有查看電子郵件。 當我回到辦公室時，我會回复你的電子郵件。
這是一條自動 OOO 消息，因為我在（日期）之前不在辦公室。 我回來後會及時回复您的消息。 如果您需要即時幫助，請通過（電子郵件）與 XX 聯繫以獲取更多詳細信息。
5. 外出病假消息示例
病假是休息和恢復體力的時間。 請務必讓您的同事和聯繫人知道您無法使用以下消息：
感謝您的留言，但我目前正在休病假或病假，無法處理電子郵件。 如果您需要即時幫助，請隨時與 XX 辦公室取得聯繫。
感謝您的理解
（姓名）
6.外出休假消息
如果您要外出度假，這裡有一封信息豐富的電子郵件假期回复消息，供您的聯繫人使用：
謝謝您的來信。 我目前正在休假，在（日期）返回之前無法回復電話或消息。 如果您的事情很緊急，您可以通過（電子郵件）聯繫 XX 尋求幫助。 或者，您可以發送電子郵件至（通用公司電子郵件），團隊中的某個人會與您聯繫。
最好，
（姓名）
另外，如果你想提升你的信息，包括一個特殊的自動回复，使它對讀者來說更有趣。 您可以通過在外出回復中鏈接到 GIF 來做到這一點。
7. 產假信息
休產假不想煩惱？ 像下面這個示例 OOO 消息這樣的自動回复可以幫助您的聯繫人知道您何時回到辦公室，減輕回复消息的壓力並讓您高枕無憂：
感謝您的留言。 我目前正在休產假，直到（日期）才能訪問電子郵件或電話。 如果您的事情很緊急，請聯繫（電子郵件）。 或者，您可以通過（團隊電子郵件）與更廣泛的團隊聯繫，公司人員會盡快為您提供幫助。
祝一切順利，
（姓名）
8. 出差外出留言
如果您要出差，此外出消息示例可以幫助您傳達您的缺席情況和聯繫方式：
感謝您的留言。 我出差到（日期），將返回辦公室，但電子郵件訪問權限有限。 如需即時幫助，請通過（電子郵件）聯繫我的同事 XX。
問候，
（姓名）
9.休假不在辦公室
休假是充電和帶著新想法回來的好方法。 這條不在辦公室的消息可以幫助您傳達您的缺席情況：
謝謝你的留言。 我從（日期）到（日期）休假，在此期間無法接收電子郵件或電話。 如果您需要幫助，請通過（電子郵件）與 XX 聯繫。 我期待著很快回來！
親切的問候，
（姓名）
10. 個人緊急情況外出消息
生活會拋出意想不到的曲線球。 這條外出消息可以幫助您傳達任何個人緊急情況：
感謝您的留言。 由於個人緊急情況，我不在辦公室，直到（日期）才有空。 如果您的事情很緊急，請通過（電子郵件）聯繫 XX 尋求幫助。
祝一切順利，
（姓名）
11. 外出培訓
去參加培訓課程？ 這條外出消息可以幫助您傳達聯繫人需要知道的詳細信息：
謝謝你的留言。 我在（日期）之前不在辦公室參加培訓課程，在此期間將無法回復電子郵件或電話。 如果您需要幫助，請通過（電子郵件）與 XX 聯繫。
祝一切順利，
（姓名）
12. 外出赴任
這條不在辦公室的消息可以幫助您在外出赴約時傳達您的缺席信息：
謝謝你的留言。 我目前不在辦公室參加約會，直到（日期）才能回复。 如果您需要幫助，請通過（電子郵件）聯繫 XX。
問候，
（姓名）
13.搬出辦公室消息
搬到新辦公室或新家？ 這條不在辦公室的消息可以幫助您在搬家期間傳達您的缺席情況：
感謝您的留言。 我要搬家，可能要到（日期）才能回復電子郵件或電話。 如果您需要即時幫助，請通過（電子郵件）聯繫我的同事 XX。
小心，
（姓名）
14. 外出會議
這條不在辦公室的消息可以幫助您在參加會議時向其他人傳達您的缺席情況：
謝謝你的留言。 我不在辦公室參加會議，直到（日期）才能回复。 如果您需要幫助，請通過（電子郵件）聯繫 XX 以獲取更多信息。
最好，
（姓名）
15.團隊外出消息
這種不在辦公室的情況非常適合團隊出遊，因為它可以幫助您傳達人們需要了解的相關細節：
謝謝你的留言。 我和我的團隊出差了一天，直到（日期）才能回复。 如需即時幫助，請通過（電子郵件）聯繫我的同事 XX，並將緊急消息標記為高優先級。
祝一切順利，
（姓名）
16. 會議外出消息
感謝您的留言。 我目前正在外出參加會議，直到（日期）才能回复。 如果您的事情很緊急，請通過（電子郵件）聯繫 XX 尋求幫助。
祝一切順利，
（姓名）
17. 短期外出消息
很多時候 OOO 消息是為一段較長的時間量身定做的。 另一方面，這個是為你短時間離開辦公室而創建的，包括為可能有急事等不及的人準備的東西：
謝謝你的留言。 我短期不在辦公室，直到（日期）才能回复。 如有緊急事宜，請通過（電子郵件）與 XX 聯繫。
問候，
（姓名）
18. Out of Reach 離開辦公室
這一個是為那些不在辦公室而無法回應的人準備的，通常是因為訪問受限：
感謝您的留言。 我今天不在辦公室，沒有電子郵件聯繫方式，直到（日期）才能回复。 如有緊急情況，請通過（電子郵件）聯繫 XX 尋求幫助。
最好的祝福，
（姓名）
19. 假期外出消息
在您使用這個通用示例休息之前，將此假期 OOO 消息從您的待辦事項列表中標記出來：
感謝您的留言。 我從（日期）到（日期）休假。 如需即時幫助，請通過（電子郵件）聯繫 XX。
節日快樂，
（姓名）
20.遠程辦公外出消息
此 OOO 消息示例適用於那些不在辦公室但仍在遠程工作的人：
謝謝你的留言。 我目前正在遠程工作，直到（日期）才能回复。 如有緊急事宜，請通過（電子郵件）與 XX 聯繫。
最好的祝福，
（姓名）
使用這些外出消息示例創建您自己的
上面提供的外出消息只是創建您自己的消息的起點。 在撰寫您自己的信息時，請考慮客戶和團隊成員需要知道什麼，以及在您不在時團隊中誰是指導他們的最佳人選。
這些示例可以讓您了解要包含（或排除）多少信息以及創建消息的重要組成部分。
此外，不要忘記在您回到辦公室後立即更新您的外出消息，以便您的客戶及時收到回复。
什麼是好的自動電子郵件回复？ 一個會產生潛在客戶的
請放心，在互聯網領域為您提供出色的自動辦公消息響應。 但是，考慮為潛在客戶定制您的外出消息是一個非常好的主意。 首先，創建一個不在辦公室的自動回復電子郵件很重要，對於電子郵件營銷來說更為重要。
好消息是，創建潛在客戶生成機會以在響應者中收集潛在客戶非常容易。 此外，收集線索的辦公室消息示例、包括緊迫感、明確的號召性用語和讓讀者微笑是關鍵。
是否有可用於外出電子郵件的模板？
是的，您可以在 Etsy 等地方獲得價格合理的 OOO 消息模板。 他們甚至有可定制的版本，您可以根據貴公司所需的信息進行定制。 此外，還有許多帶有免費模板或措辭示例的在線資源，可幫助您為任何場合製作完美的 OOO 消息。
我如何取消辦公室狀態？
要將外出狀態置於外出狀態，您需要啟用外出回复。 如果您使用基於 Web 的電子郵件客戶端，例如 Gmail 或 Outlook，您可以通過進入“設置”並啟用“外出”功能來執行此操作。
您還可以在電子郵件設置中訪問自動回复，這是設置外出狀態的好工具。 如果您使用的是桌面電子郵件客戶端，則需要訪問該特定程序的設置以打開外出消息。
如何在 Gmail 上設置外出郵件？
在 Gmail 上設置外出電子郵件非常簡單！ 只需打開您的 Gmail 設置，選擇“假期回复”選項卡，然後選中復選框以啟用該功能。 然後，只需輸入您想要的回复，設置您離開收件箱和返回的開始日期和結束日期，然後保存您的更改。
您還可以自定義外出消息，以包含緊急查詢的特定聯繫信息，以及任何其他相關詳細信息，例如預期響應時間。
如何在 Outlook 中設置外出消息？
在 Outlook 中設置外出電子郵件也輕而易舉！ 只需打開“文件”選項卡並選擇“發送自動回复”選項。 然後，選中復選框以啟用它，輸入您想要的響應，並保存您的更改。 您可以自定義您的外出消息，以包括緊急查詢的特定聯繫信息，以及任何其他相關詳細信息，例如預期響應時間。
假期響應者的最後檢查
在離開之前，您需要檢查以下內容：
- 可用性：您無法使用自動回复消息中的所有內容，包括假期回复者和時間範圍（如開始日期和結束日期）。
- 格式：根據電子郵件客戶端的不同，自動回复消息有時會出現格式問題。
- 外觀：在發送給客戶和團隊成員之前，請務必檢查並查看您的自動回复消息在桌面和移動設備上的外觀。
- 內容：檢查並仔細檢查您的自動回复消息，以確保其準確、清晰和專業。
- 緊急事項：確保包含緊急事項的備用聯繫信息，例如手機號碼或電子郵件地址。
一旦您的外出消息設置完畢並準備就緒，您就可以放心了，因為您知道發送到您收件箱的任何電子郵件都將得到及時答复。 有了來自 Small Business Trends 的 20 個外出消息示例，您一定會製作出完美的消息並開始挖掘潛在客戶！ 祝你好運，快樂的假期！
圖片：Envato 元素