使您付出金錢的薪資錯誤以及如何解決這些錯誤

還在使用筆和紙記錄員工時間嗎？ 依靠輪班時間表計算工資？ 那麼您的公司正在漏錢，您可能會受到訴訟和美國國稅局的處罰。

如果有什麼安慰的話，你並不孤單。 根據美國國稅局的數據，33% 的雇主每年都會因薪資錯誤造成數十億美元的損失。 美國薪資協會顯示，在使用傳統考勤卡的公司中，總薪資的錯誤率在 1-8% 之間，由於薪資流程管理不善，大約 40% 的小企業每年平均遭受 845 美元的 IRS 罰款。

“錯誤將會發生，”美國薪資協會政府關係主管比爾鄧恩對 CNBC Make It 說。 “它們並不常見，但確實會發生。”

您已經知道，從淨收入的角度來看，工資單錯誤會損害您的業務。 但是，不要忘記工資單錯誤對您的員工的傷害更大。

員工應注意這些薪資誤區

不要失去任何辛辛苦苦賺來的錢，而是要確保定期查看工資單，並特別注意：

• 查看毛薪或淨薪，您看到任何變化嗎？
• 你的工資記錄正確嗎？ （如果您按小時工作，您是否為所有工作時間支付報酬？如果您是受薪僱員，您在支付期間的工資記錄是否正確？）
• 預扣了哪些稅款（聯邦和州）？
• 您的 401(k) 供款是否正確？
• 是否正確扣留了其他員工福利，如醫療保健、人壽保險、殘疾或通勤？

此外，您和您的經理應該仔細閱讀時鐘規則，以便你們都遵守法律的要求。

如果您發現錯誤，那麼您可以將其提交給人力資源部，以快速糾正錯誤並幫助將來避免再次發生工資單錯誤。 這一切都是關於在失控之前修復工資單錯誤。

經理每天都面臨的薪資錯誤

作為小企業主，您會竭盡全力高效無誤地管理工資單。 好吧，也許不是一切。 畢竟，您有一項業務要經營，您或您的人力資源團隊（如果確實有的話）可以投入檢查和重新檢查員工時間表的時間有限。

然而，隱藏在那堆時間表中的一些錯誤已經讓你付出了代價，而且將來可能會花費更多。

這就是為什麼如此多的公司投資於 Connecteam 的薪資軟件以遏制薪資錯誤和自動化時間跟踪流程的原因。

使用 Connecteam 輕鬆修復所有薪資錯誤

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以下是困擾企業的一些問題，這些問題仍然依賴於過時的計時做法：

與數字媒體相比，紙張的主要缺點之一是保持最新備份的挑戰。 紙質時間表和穿孔卡片易碎且易腐爛。 這是一種責任！ 它們可以被手動交換、更改，而不會記錄所做的更改、銷毀或簡單地放錯地方。

試想一下，您的企業必須應對火災或洪水，同時又因沒有員工工時記錄來計算工資單而大吃一驚。

作為小企業主，您必須正確計算加班工資——加班工資與正常工資完全不同。 如果您沒有支付正確的加班費，您將欠薪、罰款和利息。 修復工資單錯誤意味著密切關注加班工資。

在此處詳細了解 2020 年生效的新加班規則。

根據 FLSA，對於每週工作超過 40 小時的員工，您必須支付其正常工資的 1.5 倍或 1.5 倍的工資。 例如，如果一名員工通常每小時支付 10 美元，那麼您每小時欠他們 15 美元的加班費。 請注意，大多數州和城市都有不同的加班工資法，因此如果您需要遵守更嚴格的規定，請務必學習。

根據您計算工資單的方式和您依賴的數據來源（時鐘、輪班時間表、員工報告），您可能會遇到重疊的時鐘條目和意外錯誤分類的計薪時間。

充其量，這種混淆需要時間來弄清楚。 在最壞的情況下，您最終可能會支付比您需要的多得多的錢。

例如，假設一名正在休假的員工突然不得不工作以處理緊急事務。 然後，您的記錄可能會有一名帶薪休假的員工在工作時間打卡。 當你有十幾個人的團隊時，整理這整個爛攤子可能會讓人頭疼。 但是隨著您的員工隊伍的增長，這些重疊可能會變成全面的工資偏頭痛。

如果你幸運的話，你有一個薪資人員或者你外包。 如果你不是。 你 DIY（例如，處理餐廳工資單）。 但最終，您無法消除 100% 的錯誤。

你只能減少它們。 犯錯誤的是你還是其他人並不重要——我們都是人。

我們都會打錯字，任何人都可能不小心輸入 20 小時而不是 2 小時。這是由打字錯誤產生的 18 小時計費小時數。

這個問題是一個老歌，但也是一個好東西……好吧，也許只是一個老歌。 19% 的員工（五分之一）參與了某種形式的時間盜竊，這可能會使公司損失高達其年度工資總額的 7%。

這不僅僅是“夥伴打卡”——員工互相“掩護”並互相打卡打卡以打發時間。 每個員工在每個發薪期平均每週“盜用”時間為 4 小時 5 分鐘。 這包括長時間的午餐和休息時間、遲到、早退等。

在任何特定時刻，稅率都在變化，因此您最初用於支付員工工資的任何稅率現在可能都不適用或不正確。 支付錯誤的利率意味著您需要補足任何稅款、罰款和利息。

定期檢查您的就業稅率，因為大多數稅率每年都會更新。 請關注以下有關如何修復工資單錯誤的信息：

• 聯邦所得稅

• 社會保障稅

• 醫療保險稅

  
• 聯邦失業稅

• 國家所得稅

• 國家失業保險稅

• 地方所得稅

根據您所在的位置，請留意任何額外稅費率。

您可以僱用獨立承包商，而其他人是全職員工。 然而，當你混淆這些工人時，這是一個代價高昂的錯誤。 例如，承包商不需要支付最低工資或加班工資。

此外，您不會從他們的工資中預扣就業稅。 因此，如果僱員被歸類為承包商，他們可能會損失工資，政府也會損失稅收。

當您對工人進行錯誤分類時，您將被迫支付僱員和雇主的稅款份額，以及所有罰款和利息。 此外，您甚至可能拖欠員工的工資。 你怎麼知道工人應該被歸類為獨立承包商還是僱員？

美國勞工部建議您使用由六部分組成的經濟現實測試。 如果您仍然不確定，請提交 SS-8 表格以避免工資單分類錯誤問題。 通過填寫此表格，您請求 IRS 確定該工人的身份。

難道你不喜歡 IRS 審計嗎？！ 員工因不公平薪酬而提起的訴訟怎麼樣？！ 您可能認為要求您準確記錄員工工作時間的法規是一種官僚主義拖累，但它們實際上是為了保護您。 與規範薪資流程的州法律一樣。

當然，您仍然可以在使用傳統解決方案或僅使用舊筆和紙的同時遵守法規。 但是使用應用程序更容易。

如何糾正薪資錯誤：走向數字化

切換到數字考勤和工資單管理並不像您想像的那麼昂貴或複雜，也不像您上次檢查時那樣。

基於雲的移動應用程序解決方案，如 Connecteam，允許企業所有者和經理處理工資單的幾乎所有方面。

從輕鬆跟踪員工的時間，確保他們打卡上班而無需簽到，或發送清晰的員工工資單時間表，Connecteam 涵蓋了所有方面，等等。

讓我們進一步分析 Connecteam 如何幫助處理工資單錯誤：

1. 不同的工作類型應該得到不同的報酬： Connecteam 確保不同的員工可以明顯地勝任不同的工作。 因此，他們在每項工作上的工作時間都計算在他們的時間表中。
2. 員工需要在他們的工資單中報銷他們的費用：通過 Connecteam，員工可以將他們的費用、汽車里程或任何其他相關信息添加到他們的時間表中，以便於報銷。
3. 員工無法訪問他們過去的時間表來查明錯誤： Connecteam 保證可以直接從他們的移動應用程序中做到這一點。 他們可以實時向他們的經理髮送編輯請求，所有更改都會在批准後自動更新。
4. 難以發現員工的加班時間，這意味著加班費是偶然得到的：您可以使用 Connecteam 對員工的加班時間進行顏色編碼，這意味著您再也不會在他們的時間表上錯過它。
5. 管理人員每次需要將時間表發送給工資單時都需要收集時間表： Connecteam 的自動報告可以輕鬆設置時間表何時自動發送給負責工資單的人員。
6. 需要使用多種軟件來處理工資單：從技術上講，您可以使用 Connecteam 處理工資單的所有方面——只要您已經在使用 QuickBooks Online 和 Gusto。 如果是這種情況，那麼您可以無縫集成這兩個軟件，這意味著您可以通過單擊按鈕將時間表直接發送到 QBO。
7. 管理人員難以跟踪員工的工作時間/位置：借助 Connecteam 的內置 Breadcrumbs 技術，通過 GPS 跟踪，員工可以按時上班和下班打卡，並在這段時間之間收集隨機位置點，為管理人員提供基本思路每個員工在哪裡（以及何時）工作。

糾正薪資錯誤的底線

人不會改變，所以技術必須改變。 人們總會找到一種方法來在考勤報告中進行錯誤作弊。

但是，通過切換到移動時鐘，您可以大大降低錯誤頻率、節省資金並提高業務效率。

雖然進行數字轉換似乎是一項艱鉅的任務，但當您考慮時間跟踪解決方案所帶來的消除工資單錯誤的好處時，很明顯這是值得的。

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