如何為您的電子商務業務使用永續盤存系統

庫存是您企業的命脈。 您需要有足夠的庫存來滿足客戶的需求，但又不能過多地支付過多的存儲成本。 這就是庫存系統發揮作用的地方。

永續盤存系統是實時跟踪庫存的可靠方式。 繼續閱讀以了解永續盤存系統是什麼以及它是如何工作的。

什麼是永續盤存系統？

永續盤存系統是一種用於跟踪和記錄庫存水平的系統，其中每次購買和銷售庫存都會自動並立即記錄下來。 在該系統中，每次發生交易時，軟件都會實時記錄庫存水平的變化。

什麼是永續盤存？

永續盤存是一種會計方法，企業在該方法中不斷實時跟踪其庫存水平。 這種方法使企業始終可以使用更精確的庫存盤點。

永續盤存與永續盤存系統不同，永續盤存系統通常是指執行永續盤存核算方法的軟件或程序。

永續盤存系統有哪些優勢？

永續盤存系統對各種規模的電子商務企業都有很多優勢。 它不僅有助於實時跟踪庫存數據，還有助於消除勞動力成本和人為錯誤。 讓我們看看為什麼電子商務企業選擇使用永續盤存系統。

實時記錄數據

永久系統會在庫存更新和移動發生時記錄它們。 這意味著您可以相信您的庫存計數在任何時候都是準確的。

提供詳細的書面記錄

永久庫存系統跟踪整個電子商務供應鏈中的庫存變動和交互。 這些數據將為您提供有關程序瓶頸的更多見解，以便您找到優化供應鏈的方法。

降低庫存管理成本

通過實時更新，庫存持有成本和庫存補貨得到控制和最小化。 由於永續盤存系統自動化了許多手動流程，因此可以節省勞動力成本。

計算年終庫存餘額

由於永續盤存系統連續計算庫存，因此您的年終庫存餘額是在年終時即時計算的。 這有助於確保您有準確的庫存編號來報告用於會計目的。

更準確地預測需求

實時庫存系統使預測需求變得簡單。 歷史庫存和銷售數據可用於預測未來的銷售週期，並確保您在季節的不同時間（例如節假日）擁有最佳的庫存量。

“ShipBob 的分析工具也很酷。 它對我們計劃庫存重新訂購、查看 SKU 何時用完有很大幫助，我們甚至可以設置電子郵件通知，以便在 SKU 剩餘數量少於一定數量時收到警報。 他們的技術有很多價值。”

MDacne 首席執行官兼聯合創始人 Oded Harth

永續盤存系統如何運作？

永續盤存系統通過在商品買賣時不斷更新庫存計數來工作。 與定期庫存系統相比，這種庫存會計方法提供了一種更準確、更有效的庫存核算方法。 以下是此類庫存系統如何工作的分步概述。

第 1 步：銷售點系統更新庫存水平

每當銷售產品時，附加到 POS（銷售點）系統的庫存管理系統會立即將藉方記入所有銷售渠道的主要庫存。 條形碼或 RFID（射頻識別）掃描儀使這一過程變得快速而簡單。

例如，假設您經營一家銷售香薰蠟燭的企業。 一位客戶以每支蠟燭 10.00 美元或總計 30.00 美元的價格購買了 3 支香草香味蠟燭（即單個 SKU 的 3 個單位）。

當倉庫揀貨員挑選每個單位時，揀貨員會掃描每支蠟燭的條形碼。 掃描每個條碼後，您的永續盤存系統軟件就會將該 SKU 的總庫存計數減少 3。

使用永續盤存系統，對客戶的銷售還會在您的損益表上觸發兩個會計日記帳分錄，在您的資產負債表上觸發兩個。

在您的損益表中，客戶為商品支付的金額（在本例中為 30.00 美元）被記錄為收入的貸項。 在您的資產負債表上，同樣的金額記錄為應收賬款或現金的借方。

第 2 步：自動更新銷貨成本

每當銷售或接收產品時，都會重新計算銷售成本 (COGS)。

繼續上面的例子，我們假設每支香草香味蠟燭的銷貨成本（包括原材料、倉庫勞動力和間接費用等費用）為每單位 5.00 美元。 每次掃描一根蠟燭，您企業的整體 COGS 都會增加 5.00 美元——這意味著掃描 3 根蠟燭後，COGS 會增加 15.00 美元。

這 15.00 美元應記錄在另外兩個會計日記帳分錄中。 在您的損益表中，15.00 美元記為 COGS 的借方。 在您的資產負債表上，同樣的金額記入您的庫存。

第三步：頻繁調整再訂貨點

根據歷史數據，永續盤存系統會隨著銷售額的增加或減少自動更新再訂貨點，以始終保持最佳的庫存水平。

按照前面的示例，假設您的商店提供一種特殊的節日主題蠟燭，並且在過去 4 年中，該蠟燭的銷售額在第四季度一直在上升。

永續盤存系統將從過去 4 年的銷售數據中學習，並自動將您的再訂購門檻從 25 件提高到 50 件。 這樣，您可以比平時更快地重新訂購庫存並防止缺貨。

第四步：自動生成採購訂單

每當一個項目或 SKU 達到其重新訂購點時，系統就會生成一個新的採購訂單並將其發送給您的供應商，而無需人工干預。

例如，正如您預期的那樣，您的假日主題蠟燭的銷售額在第四季度迅速增長。 一旦您的庫存中只剩下 50 支蠟燭，您的永續庫存系統將自動為另外 500 支蠟燭生成新的採購訂單（以每支 3.00 美元的價格購買），並將其發送給您的供應商。

此購買交易觸發另一個日記帳分錄，這一次僅在您的資產負債表上。 在此示例中，總計 1,500 美元（500 個單位 x 每個 3.00 美元）應記錄為藉記庫存，貸記應付賬款或現金。

第 5 步：將收到的產品掃描到庫存中

當庫存發送到您的倉庫時，倉庫員工將使用倉庫管理軟件(WMS) 掃描產品，因此它們會出現在您的庫存管理儀表板中，並可以在所有或選擇的銷售渠道上購買。

在我們的示例中，假設採購訂單通過，一兩週後，您的供應商的 500 支蠟燭裝運到達您的倉庫。

當您的倉庫員工完成收貨流程時，每個單元都經過質量檢查，並在轉移到倉庫之前使用條形碼掃描儀進行掃描。 一旦掃描了一個單位，永續盤存系統就會自動將該 SKU 的庫存計數增加 1。一旦掃描了所有 500 個單位，庫存計數應該增加 500。

永續盤存制和定期盤存制有什麼區別？

定期和永久庫存系統是電子商務企業用來跟踪和監控庫存商品的兩種不同的庫存跟踪方法。 永續盤存系統比定期系統更先進，使用更頻繁。

永續庫存控制系統實時跟踪庫存並集中庫存數據。 庫存數據可用於系統的所有部分，以預測銷售趨勢、計算再訂購點和採購當前缺貨的項目。

定期庫存系統通過按特定時間間隔對現有貨物進行實物盤點來保持最新，以使用FIFI、LIFO 和加權平均等庫存估值方法計算 COGS 。 使用定期庫存系統，企業在會計期或財政年度結束時計算當前庫存計數，然後才對其進行報告。

永續盤存與圖書盤存

根據會計記錄，賬面庫存是指企業手頭的庫存量。 它不一定與實際庫存相同（這是企業手頭的真實庫存數量），因為庫存可能會損壞、丟失、被盜或以其他方式在賬簿中被高估或低估。

永續盤存系統有助於保持您的圖書盤存更加準確，因為您不太可能錯過交易、損壞、庫存丟失和其他不一致的情況，並提供詳細的實時記錄。

永續盤存方法中使用的公式

為了在訂購庫存物品時更加精確，可以使用公式。 企業主可以使用多種公式來跟踪實物庫存數量。 這是我們最喜歡的列表。

EOQ

EOQ 或經濟訂單數量旨在為企業找到最佳訂單數量，以最大限度地減少成本、倉儲空間和缺貨等某些因素。

公式：EOQ = [2SD] / H 的平方根

S = 設置成本（每個訂單，通常包括運輸和處理）

D = 需求率（每年銷售的數量）

H = 持有成本（每年，每單位）

完成品

產成品存貨是指可供客戶採購且可以履行的存貨。 通過成品庫存公式，賣家可以計算庫存成本。

公式：(COGM – COGS) + 上一年產成品價值

先進先出

FIFO（先進先出）是一種存貨估價方法，先銷售先購買的商品，然後再銷售後購買的商品。 從理論上講，這意味著最舊的庫存在較新的庫存之前被運送給客戶。

後進先出

LIFO（後進先出）是一種庫存評估方法，它使用最近購買的產品的成本來計算銷售成本 (COGS)，而較舊的庫存價值被認為是資產負債表上的期末庫存。

加權平均成本

加權平均成本是一種會計系統，它使用加權平均值來確定進入 COGS 和庫存的金額。

公式：可供銷售的商品成本/庫存中的總單位數

如何優化您的庫存管理流程

選擇永久庫存系統而不是手動且耗時的系統是管理庫存的第一步。 但您還需要合適的技術和合作夥伴來優化您的庫存跟踪系統和流程。

如果沒有正確的庫存管理流程，就無法正確完成訂單。 第三方物流(3PL) 允許商家外包履行，包括倉儲、庫存管理、揀貨和包裝以及運輸。 使用 ShipBob，您可以在庫存管理任務上花費更少的時間，同時仍能全面了解履行流程。

Skubana與 ShipBob 合作並提供先進的永久多渠道庫存管理功能，例如自動庫存、庫存報告和強大的分析。

“我們切換到的履行網絡似乎通過自動計算該數字並直接與產品頁面同步來解決這個問題。

但是，我們了解到庫存數據不可信。 例如，我們的商店視圖將顯示庫存產品的負數，但履行庫存計數將顯示數千個可用單位。

使用 ShipBob，我們能夠將任何 SKU 組合標記為唯一捆綁包，並直接通過儀表板選擇組件 SKU。

每次 ShipBob 完成該捆綁包時，我們都可以看到實際挑選的各個組件，並且我們會知道訂單按預期發出。 ShipBob 還允許我們在完全控制和可見性的情況下動態更改捆綁包。”

杰拉德·埃克，Ocean & Co 創始人兼首席執行官。

結論

永續盤存系統是快速發展的電子商務企業的最佳選擇。 定期庫存系統有很高的差異概率和較弱的庫存控制。 借助永續盤存系統，您可以集中庫存管理、優化庫存水平等等。

ShipBob 的履行技術帶有內置的庫存管理工具，包括需求預測、訂單管理以及數據和分析。 要了解有關 ShipBob 如何支持您的電子商務業務的更多信息，請單擊下面的按鈕以請求信息。

有自己的倉庫嗎？

ShipBob 擁有一流的倉庫管理系統 (WMS)，適用於擁有自己倉庫並需要幫助實時管理庫存、減少揀貨、包裝和運輸錯誤以及輕鬆擴展的品牌。

借助 Merchant Plus，品牌商甚至可以利用 ShipBob 在美國、加拿大、歐洲和澳大利亞任何一個 ShipBob 配送中心的配送服務來改善跨境運輸、降低成本並加快交付速度。

永續盤存系統常見問題

庫存跟踪是您電子商務業務的重要組成部分。 擁有可供出售的庫存並確保您將 COGS 降至最低是關鍵。 永續盤存系統是快速發展的電子商務企業最常用的方法。

1. 什麼是永續盤存系統？

永續盤存系統是一種實時跟踪庫存水平變化的庫存方法。 它提供了現有庫存和已售商品的詳細概覽。

2. 永續盤存系統如何運作？

通過使用庫存管理軟件，永久庫存系統實時跟踪庫存水平和訂單，並將數據集中在一個地方。

3. 為什麼公司使用永續盤存系統？

永續盤存系統使電子商務企業可以隨時準確地查看庫存水平，而無需定期盤存系統所需的手動過程。 永續盤存系統提供的自動化可以釋放時間和資金。

4.永續盤存制有什麼好處？

永續盤存系統比不太先進的定期盤存系統更準確。 始終對庫存進行更準確的計數可以防止缺貨和庫存過剩問題。