如何在通信和運營軟件中平衡安全性、互操作性和可用性

業務運營和內部通信軟件可以幫助團隊提高工作效率和參與度。 它們確保員工能夠訪問關鍵信息，並為管理人員提供實用的領導工具。

然而，此類平台存放著公司的大部分關鍵任務和機密數據，包括員工之間的對話、政策和最佳實踐以及人力資源資產。 因此，安全、數據隱私和合規性問題迫在眉睫。

IT 經理還需要確保與現有軟件的良好互操作性和良好的整體用戶體驗。 否則，運營會受到影響，員工可能會求助於未經授權且安全性較低的解決方案，例如發短信。

在本文中，我們探討了 IT 經理在選擇或實施用於內部通信和業務運營的軟件時必須牢記的這些問題和其他問題。

安全、數據隱私和易用性

員工需要能夠輕鬆共享信息和資源。 任務管理、工人安全和保障以及公司文化都取決於它。

另一方面，IT 經理必須確保安全地交換這些數據。 數據洩露——可能對公司的運營和公眾形象造成破壞——經常發生。

幸運的是，最好的操作和通信軟件在構建時就考慮到了良好的安全性。 例如，Connecteam 允許經理和 IT 專業人員隨時監控和刪除員工對群聊、知識庫和其他資產的訪問權限。 數據也被加密，無論是在雲端還是在員工的設備上。

事實上，研究表明，數據安全的最大風險實際上來自員工本身，他們糟糕的安全措施使公司資產面臨風險。

因此，IT 經理應該關注：

• 確保員工接受適當的培訓並能夠發現網絡釣魚攻擊和其他常見的網絡安全詭計。
• 實施強密碼策略。
• 限制對敏感數據的訪問。
• 定期備份重要數據，或確保您的軟件提供商這樣做。

這使管理人員和員工能夠共享信息並有效地進行溝通，而不必跳過額外的、通常很麻煩的安全環節。

兼容性、集成和互操作性

一般公司至少使用幾種不同的軟件。 許多人使用幾十個。 像這樣複雜的生態系統很難維護，並且會經常出現兼容性和互操作性問題。

將運營、通信、人力資源等捆綁到一個解決方案中的一體化平台為這個問題提供了一個優雅的解決方案，並提高了公司範圍內的兼容性和互操作性。

與現有工作流程和日常實踐的兼容性也很重要。 將解決方案“強加”給已經擁有既定做事方式的員工會導致沮喪和影子 IT（使用未經授權的應用程序作為官方平台感知或實際缺陷的變通方法）。

可定制性和靈活性在這方面挽救了局面。 可以定制以滿足業務需求的軟件可確保軟件為員工服務，而不是相反。

確保合規性

隱私和合規性問題對於安全性和兼容性同樣重要。

IT 經理將希望優先考慮有助於遵守相關員工數據保護法的平台。 這些包括：

• 加州消費者隱私法 (CCPA)；
• 健康保險流通與責任法案 (HIPAA)；
• 美國殘疾人法案 (ADA)；
• 歐盟的通用數據保護條例 (GDPR)。

此外，法律要求雇主安全地保存特定記錄。 例如，美國平等就業機會委員會 (EEOC) 要求雇主在非自願終止僱傭關係後將僱傭和人事記錄保留一年。 公平勞工標準法 (FLSA) 要求工資記錄和員工記錄保存三年。

因此，您需要能夠存檔而不僅僅是刪除離職或淡季員工的數據。 例如，Connecteam 允許您在維護人力資源文檔的同時撤銷對公司資產的訪問權限。 可以為它們指定一個特定的截止日期，在該截止日期之後它們也應該被刪除或更新。

滿足成本和預算限制

運營和通信軟件傾向於遵循按用戶定價的模式。 隨著團隊的壯大，成本上升。 對於各種規模的企業來說，這可能會變得非常昂貴。 但對於小型企業和初創企業來說，這尤其困難，因為它們的人均成本往往更高。

對每位員工收取固定月費或非常小的額外費用的模式為公司提供了喘息和發展的空間。 例如，Connecteam 的付費套餐起價為每月 29 美元，最多可容納 30 位用戶，額外用戶只需 0.50 美元。 還有最多 10 位用戶的免費小型企業計劃。

最後，可以在個人設備上安全使用的應用程序使公司不必為員工提供硬件。 為此，該平台應該易於安裝、使用簡單並且適用於所有移動設備。

如何找到正確的解決方案

軟件的最終選擇可能會也可能不會落在 IT 經理手中。 無論哪種方式，作為 IT​​ 經理，您都應該準備一份必備清單，以幫助指導決策過程。

此列表應包括本文中提到的因素：互操作性和兼容性、成本、易用性以及安全性和數據保護。 使用這些因素比較供應商，以清楚地了解哪些最適合您的業務。

如果可能，IT 經理還應該參與實際操作或虛擬演示，並確保他們有時間在軟件實施之前試用該軟件。 來自 Captera 和 TrustPilot 等網站的評論可以幫助揭示任何常見的 IT 癥結所在。

正確的解決方案可為操作和通信提供有效且簡單的工具，同時確保滿足 IT 經理的主要關注點。 許多 IT 經理髮現 Connecteam 是內部溝通和溝通的最佳解決方案 操作。 它是一種經濟高效、可擴展的一體化解決方案。