安全內部通信平台的主要特點

正確的內部溝通工具讓您的團隊保持聯繫和高效，無論他們身在何處。

在本文中，我們將探討有效且安全的內部通信平台的五個關鍵特徵。

什麼是內部溝通及其重要性？

內部通信平台是一個允許在您的組織內共享信息的系統。 它允許經理和員工共享知識和更新、提出和回答問題以及管理重要任務。

使用安全的內部通信平台有很多好處：

• 它通過確保在受控環境中進行對話來保護敏感數據。 用戶權限、可撤銷的訪問權限以及刪除不當內容的能力使對話保持專業和私密。
  
• 它通過確保員工獲得他們需要的信息來提高工作效率。 清單、表格、輪班記錄和知識庫文章等功能可以限制錯誤、提高效率並減少員工的挫敗感。
  
• 它通過小組討論、公司範圍內的更新和一致的文檔為強大的工作場所文化做出貢獻。 這對於無辦公桌的員工來說尤其重要，他們容易感到與公司文化脫節。
  
• 它有助於確保移動和單獨工作人員的安全。 在建築和運輸等行業，安全是重中之重。 實時更新讓不在辦公桌的員工了解情況並確保安全。

安全內部通信的不同方法

企業可以通過多種方式確保其內部通信的安全。

• 數據加密。 設備上和雲中的加密確保未經授權的個人無法查看對話和公司資產。
  
• 安全的即時消息使管理人員和員工能夠交換文件和討論與工作相關的話題，而不會因個人短信而分心或出現安全問題。
  
• 用戶權限定義了誰可以在什麼時間看到什麼資產和對話。 按工作地點、項目或級別對員工進行分組的功能特別有用。
  
• 基於雲的解決方案限制了員工設備上存儲的信息，並加強了對公司所有資產的控制。

保護內部通信安全的常見威脅

正確的軟件可以幫助緩解許多常見的安全問題。 但是，企業仍然需要注意安全性，尤其是在涉及人為錯誤時。

常見威脅包括：

• 未經授權的訪問。 錯誤的人可以在哪裡訪問公司信息。 管理人員應定期審核用戶權限，並確保取消離職員工的訪問權限。
  
• 網絡釣魚攻擊。 當員工被誘騙透露信息或點擊消息中的鏈接時，就會發生這種情況。 員工應定期接受安全培訓，以幫助他們識別和避免這些攻擊。 將對話限制在安全的應用程序中，而不是日常電子郵件或短信，也有幫助。 專門的群組對話允許員工將可疑電子郵件通知管理層和彼此。
  
• 內幕數據濫用。 員工故意濫用敏感數據是一個令人不快的現實。 只分享員工完成工作所需的信息，並專注於建立良好的公司文化，這可以極大地限制濫用意圖。

安全內部通信的最佳實踐

了解貴公司安全面臨的威脅只是一個開始。 以下是確保您的信息安全的內部溝通政策的必備要素。

• 加密私人數據。 員工記錄、客戶數據、財務報告和其他敏感數據都應該加密。 您使用的任何軟件都應該默認執行此操作。
  
• 使用安全的應用程序。 專為企業設計的應用程序具有內置的安全功能。 它們賦予授權人員控制權和監控通信的能力。
  
• 限制對私人信息的訪問。 只有需要訪問敏感信息的員工才應該擁有它。 監控誰訪問敏感文件以防止濫用數據。
  
• 提供數據安全培訓。 員工培訓將教育您的員工了解數據安全威脅，並向他們傳授聊天和共享公司資產時的最佳實踐。
  
• 創建並定期更新和審查安全政策這些政策告訴員工如何安全地使用軟件以及他們的義務是什麼。
  
• 使用多因素身份驗證。 多因素身份驗證除了輸入密碼外，還要求用戶證明其身份（例如，通過輸入發送到其手機的代碼）。
  
• 更新您的軟件。 始終將公司軟件更新到最新版本。 或者，使用始終保持最新狀態的軟件即服務 (SaaS) 平台，例如 Connecteam。

如何選擇安全的內部通信平台

在選擇安全的內部通信平台時尋找這些功能。

數據加密、用戶權限和基於雲的存儲

安全套接字層 (SSL) 加密是在傳輸過程中保護數據的黃金標準。 確保您的內部通信平台支持這一點。

此外，選擇一個平台，讓您可以控制誰可以訪問哪些數據。 您應該能夠為文檔、聊天和其他公司資產設置用戶和組權限，並即時撤銷訪問權限。

最後，公司數據永遠不應保存在員工的設備上。 例如，在 Connecteam 上進行的對話安全地存儲在雲中，員工無法下載或共享。

預算和縮放

警惕具有高每用戶定價模型的平台。 每位用戶 10 美元可能看起來並不多，但即使對於 15 人的小公司來說，每月 150 美元也是如此。 這使得縮放變得困難。 這也是完全不必要的成本，因為確實存在具有成本效益的解決方案。

例如，Connecteam 提供最多 10 個用戶免費的 Small Business Plan。 最多 30 個用戶的付費計劃起價為每月 29 美元，之後每位用戶 0.50 美元。

最後，與其為單獨的運營、通信和人力資源軟件付費，不如選擇一個一體化平台。 它不僅會更便宜，而且會更安全。

可用性和兼容性

保護內部通信安全的最大威脅之一是可用性差。

員工很快就會對難以使用的工具感到沮喪，因此會採用安全性較低的方法，例如個人短信。 使用這些未經授權的應用程序會使公司資產面臨重大風險。

您使用的任何平台還必須與您當前的軟件兼容，並適合現有的工作流程和日常操作。 因此，可定制性是一個重要特徵。 多合一平台還有助於解決兼容性問題並使操作順暢。

結論

安全的內部通信確保公司資產在日常運營平穩運行的同時保持安全。 Connecteam 是當今可用的最佳內部通信和團隊管理應用程序，其工具可使團隊保持一致並提高工作效率。

它具有豐富的應用程序內聊天體驗，可吸引員工、易於管理且高度安全。 經理可以為項目、客戶、班次等創建聊天組，並完全控制對話中的參與者。 聊天記錄永遠不會存儲在員工設備上，當員工離職時，他們對公司信息的訪問權限會立即被撤銷。

您可以使用調查和民意調查來收集員工的反饋並做出明智的決定。 您的員工會很高興聽到他們的聲音，並且您將獲得對員工體驗的深刻見解。

最後，Connecteam 擁有可幫助您組織活動、安全地共享知識和公司信息、與個別團隊或整個組織共享更新等的工具。

您可以使用 Connecteam 管理所有內部通信、運營、人力資源等，以實現無縫和安全的團隊管理。