揭示 WhatsApp 的局限性：尋求更好的內部通信替代方案
已發表: 2023-07-30WhatsApp 已成為組織的日常溝通工具，這更多地歸功於其廣泛的流行和使用，而不是任何深思熟慮的決定。
然而，WhatsApp 無法滿足尋求有效內部通信工具的組織的需求，更不用說其使用帶來的相關風險，並且經常被操縱，儘管有其局限性，但仍然嘗試這樣做。
WhatsApp 在哪些方面無法實現有效溝通？
溝通是無法衡量的
“你通知團隊了嗎？ 我在 WhatsApp 上給他們發了一條消息，不確定誰看到了……我會請他們回复。”
有效的溝通使組織能夠輕鬆衡量消息傳遞和影響，這在使用 WhatsApp 時是一項具有挑戰性的任務。 一些組織嘗試通過手動分析發送的每條 WhatsApp 消息並檢查每條消息背後的列表來做到這一點。 在極端情況下，組織甚至在 Excel 中記錄此類列表，以確認其團隊審查了傳達給他們的相關信息。
缺乏消息優先級
“抱歉，我從未見過此更新。 我現在看到它是在線程中較早發送的，但我只是沒有註意到。”
在 WhatsApp 上，所有消息都會受到平等對待。 無法將消息標記為“優先級”，導致它們很容易在持續的消息流中丟失或被忽視。 這是組織環境中的一個嚴重缺陷，緊急或重要的更新不能被忽視。
缺乏新團隊成員的對話歷史記錄
“我如何找到共享的信息？ 我剛剛加入這個團隊，但我的 WhatsApp 群組中沒有它。”
每當組織的團隊成員發生變化時，他們都需要在 WhatsApp 群組中添加或刪除人員。 由於新團隊成員無法訪問加入之前的對話，因此他們無法獲得之前共享的重要信息。 最重要的是，很難跟踪誰看到了哪些信息，尤其是當團隊成員在不同時間加入時。
缺乏格式和結構
“我看到你發來的信息了。 你有事件發生的照片嗎？ 你記得要聯繫方式嗎？”
有時 WhatsApp 並不適合這項工作。 它通常用於傳達結構和格式良好的信息，例如，在報告事件或總結特定事件時。 然而，WhatsApp 是一款免費文本工具，不支持這一點，這使得報告變得更加乏味、缺乏結構化和可控性。
不是為任務委派而構建的
“我告訴過你要這樣做……”
雖然 WhatsApp 可讓您快速委派任務，但一個主要缺點是缺乏適當的任務管理和文檔。 當通過 WhatsApp 分配任務時，很難跟踪請求的內容和請求者。 此外，管理人員難以跟踪任務進度和完成情況以及維護任務記錄，從而進一步導致混亂和混亂。
不適合縮放的手動工具
“我仍在等待傑米將喬什從區域主管小組中除名。 你把他從所有其他 WhatsApp 群組中刪除了嗎？”
由於 WhatsApp 並非被設計為組織通信工具，因此它缺乏必要的組織功能。 因此，使用它需要大量的手動維護。 當必須手動從組中刪除用戶時，即使是基本的組成員管理也會變得具有挑戰性。 一些組織使用 Excel 電子表格來執行此操作，從而導致錯誤，例如將人員排除在重要組之外或在終止後將其保留在其中。
總體而言，缺乏可擴展性和組織功能使得 WhatsApp 成為大型組織內高效、無差錯通信的不切實際的選擇。
缺乏直接大規模接觸整個團隊的能力
“問：我們需要多長時間才能通知團隊？ 答：嗯，這取決於我們的區域經理傳遞信息的速度......”
WhatsApp 在將不同組織級別的信息傳遞給所有員工方面存在不足。 雖然對於小型團隊來說問題不大，但信息必須通過各種聊天組才能到達大型組織中的一線團隊。 如果沒有可靠的方法來確保每個人都能收到並確認重要信息，WhatsApp 就無法在整個組織內實現一致的溝通。
“ WhatsApp 並非旨在充當組織溝通工具，大多數組織出於習慣而使用它。 由於其局限性和能力的缺乏，它無法為組織提供有效的溝通。 我們強烈建議那些認為溝通是成功關鍵的組織尋求更好的替代方案。”
Amir Nehemia，Connecteam 首席執行官兼聯合創始人
尋求更好的組織溝通替代方案
在尋求更好的替代方案時，了解什麼使溝通變得有效和有吸引力至關重要。 團隊經常在移動的公司需要移動優先的解決方案來滿足整個團隊的需求，而不僅僅是辦公室團隊的需求。 這就是為什麼現在組織經常轉向 WhatsApp：所有感覺遙不可及的一線員工都可以輕鬆使用它。
那麼，是什麼讓組織溝通平台變得高效呢？
與您的團隊有直接聯繫的渠道
有效的溝通平台允許組織直接與整個團隊溝通，無需中間人。 因此，適當的溝通平台將使您能夠立即向正確的團隊發送正確的消息，而無需進行溝通。 快速細分團隊並選擇相關受眾的能力對於確保正確的信息傳達給正確的人員至關重要。
迎合多樣化的溝通方向
這包括 從上到下、從下到上和點對點。 雖然聊天功能對於日常溝通至關重要，但它不一定是員工與首席執行官交談或鼓勵不同級別的點對點溝通的正確工具。 有效的溝通平台將為組織提供除聊天消息之外的不同溝通工具。
需要最少的手動工作
為了獲得成功並包容團隊中的每個人，通信平台應該需要操作員最少的手動工作，並儘可能多地實現流程自動化。 然而，這只是基線。 優質平台應主動促進有效溝通，減輕溝通者的負擔，改善團隊體驗。
支持結構化和非結構化通信
雖然聊天是談論日常瑣事的好方法，但通常需要更結構化的方法。 有效的溝通平台允許組織使用預定義的結構化格式，確保報告完成並減少來回。
確保消息傳遞並衡量影響
通過使用有效的溝通平台，組織可以快速識別誰收到了信息，並在必要時請求團隊主動確認。 它確保優先級消息不會在混亂中丟失，並允許您在幾分鐘而不是幾天內與每位員工建立閉環。
良好的治理和控制
溝通是每個組織日常工作的重要組成部分，因此應該得到良好的管理和控制。 與 WhatsApp 不同，有效的通信平台提供工具、設置和權限，允許組織監督和控制其通信流程。
概括
儘管 WhatsApp 存在相關風險，但如今許多組織仍使用它與團隊進行溝通。
由於 WhatsApp 從未打算作為組織溝通工具，因此它無法提供直接、可衡量、有效且管理良好的溝通。
因此，組織應該重新考慮他們的溝通目標，並探索 WhatsApp 的更好替代方案。
有鑑於此，我們邀請您探索 Connecteam，這是一個從頭開始設計的平台，旨在滿足擁有許多團隊成員的組織的通信需求。