形式發票指南

形式發票的理念是，在銷售前向買方發送與產品或服務銷售相關的文件可以避免不必要的麻煩。 更少的並發症等於更少的賠錢機會。 在本文中，我們將解釋什麼是形式發票、重要元素是什麼（例如強制性發票編號）、如何創建形式發票，並討論它與其他財務文件的不同之處。

什麼是形式發票？

通俗地說，形式發票是買賣雙方之間的文件，其中包括尚未交付的商品或服務，以及其他關鍵信息，例如運費和交付信息。 要記住的重要一點是，買方在獲得產品或服務之前獲得形式發票。

既然您知道形式發票的定義，讓我們討論一下它的用途。

備考還是備考？

形式發票有時被列為形式發票。 “什麼是形式發票”的答案與“什麼是形式發票”的答案相同。 您會看到它以一種或另一種方式列出，有時甚至是形式上的，但它們都意味著同一件事。

形式發票的目的是什麼？

考慮以下要求：

• 買家是否需要知道他們所購買的東西的價值？
• 買家是否應該知道從賣家那裡購買時會發生什麼？ （即，有善意嗎？）
• 銷售過程應該順利嗎？
• 您是否需要有關銷售條款和條件的具有法律約束力的文件？

如果您對以上大部分或所有內容都認為“是”，那麼形式發票可能對您有用！

如何創建形式發票

需要開具發票嗎？ 形式發票不是很複雜，但是在創建形式發票模板時手頭有一個形式發票模板會很有幫助。 為此，您可以使用我們的免費發票模板或免費發票生成器。

由於它在世界某些地區具有法律約束力，因此您應該創建準確有效的發票。 形式發票應包含以下信息：

• 客戶信息（姓名、地址等）
• 您的企業信息（姓名、地址等）
• 銷售條款
• 所售商品加上個別價格
• 適用稅費、折扣和運費
• 總價
• 發票號碼
• 發貨日期和到期日
• 需要的其他雜項信息

在適當的時候，您最終可以將形式發票變成商業發票。 如果客戶接受您的形式發票，那麼 Hiveage 可以將其變成有用的商業發票。

形式發票上需要哪些信息？

所有商品或服務的銷售都必須包含一些條款。 出於善意，您應包括雙方的聯繫方式和上述詳細信息。 包含任何有助於買家了解他們所獲得的信息的信息至關重要。

無論是形式發票還是商業發票，法律文件必須對所涉貨物準確無誤。 如果文書工作中遺漏了任何重要信息，則可能會帶來不必要的法律麻煩。 只是重申：

• 產品價格
• 上述產品的說明
• 運輸和交貨日期
• 聯繫方式
• 到期總額

以上是形式發票中最重要的數據之一，所以不要忘記包括它！ 真實的發票應該盡可能準確，以避免潛在的混淆。 如果您不確定，您可以隨時查看形式發票的示例，看看它如何包含商品、條款以及您需要知道的任何其他內容。

發票和形式發票有什麼區別？

將標準商業發票（有時稱為銷售發票）視為確認商品銷售並要求付款的文書工作。 相比之下，形式發票更像是對即將發生的事情的聲明，因為它是在支付貨物之前發送的——某種初步發票。 常規發票也往往比標準形式發票更具法律約束力。

格式方面，兩者之間最重要的區別是形式發票必須將自己標記為形式發票。 除此之外，與形式發票相比，商業發票與會計的聯繫更緊密，因為銷售本身可能不會與形式發票一起發生。

請記住，形式發票通常在買方購買您提供的商品或服務之前完成。 在採購期間創建正式發票。 您是否需要商業發票、形式發票或其他東西取決於提供給買方的條款和條件。

您可以收到形式發票上的付款嗎？

從技術上講，您可以通過形式發票收到付款，但通常在設置常規發票之前您不會收到付款。 您應該考慮更類似於通知而不是實際賬單的形式發票。 由於形式發票通常不用於會計，因此您不應該期望在它們上付款：客戶可能會等待他們的最終發票。

與其他採購表格的比較

雖然形式發票不同於常規發票，但必須將其與銷售過程中包含的其他類型的採購表格區分開來。 發票與銷售單、銷售收據等有很大區別。

形式發票與銷售收據的比較

如果形式發票顯示將來可以購買的東西，則銷售收據顯示已經購買的東西：將形式發票視為在銷售收據生成之前發生的事情。

形式發票與銷售單的比較

銷售單轉讓所有權，而形式發票不轉讓。 形式發票不能證明任何商品已售出，而銷售單可以。 同樣，標準發票可以在銷售單之前使用。

國際發票

由於有 195 個國家/地區，法律上的一些細微差異（例如關稅、運輸限制等）可能會影響您可以在形式發票上填寫的內容。 與您開展業務的國家/地區的相關官員核實，以避免潛在的混淆。

將貨物從一個國家運送到另一個國家可能需要比國內貿易更長的時間，因此請為延誤做好準備。 由於形式發票通常是在物品發貨之前完成的，因此交貨日期可能不正確。 儘管如此，真誠地參與仍然是一種極好的做法。

關於形式發票的重要信息

形式發票不是付款要求或貨物交付要求。 相反，形式發票以初步方式使用，在裝運或交貨前發送給買家。 將其視為對即將發生的事情的說明。

就格式化而言，沒有 100% 明確的指導方針可以遵循。 您應該渴望包含一些有用的數據，但許多形式發票彼此不同。 請記住，形式發票不是商業發票。

形式發票應為買方提供足夠的知識，以了解他們在購買商品時可以獲得什麼。 請記住，它發生在最終發票交付給客戶之前。

您應該發送形式發票嗎？

是的，您應該發送形式發票以確定您提供的商品和服務的基準。 您的客戶可以看到您列出的條款，如果他們選擇這樣做，他們可能會對條款提出異議。 由於通常不付款，因此可以進行更信任的談判。

在大多數情況下，您不需要發送形式發票，但通常最好附上形式發票。 如果其中包含的細節是客戶所想的，他們就不必進行冗長的討論。 您應該盡可能使用形式發票來簡化交易流程。

如果您進行大量運輸和交付，請務必使用形式發票。 像客戶了解您提供的條款這樣簡單的事情對於您的業務成功至關重要。 除了形式發票，您還應該使用商業發票來確認交易。

形式發票條款

您在此類發票中包含的條款類似於實際發票。 但是，當他們看到您的形式發票時，買家不一定要購買您提供的產品。 確保您的條款描述對買家有吸引力並且足夠合理，讓他們考慮。

關於形式發票的結束語

如果您有吸引人的商品和條款，那麼您的形式發票應該是成功的。 記得包括：

• 費用（商品價格、折扣、稅費、運費和總價值）
• 日期（發貨日期、交貨日期）
• 購買物品說明
• 買賣雙方的聯繫方式

由於這些類型的發票沒有嚴格的格式，您可以靈活選擇可以包含的內容。 您可以自定義格式、配色方案和其他雜項因素，以使您的發票脫穎而出。 如果您有疑問，請查看我們的發票生成器以獲取乾淨、易於使用的模板。

有了這些關於形式發票如何運作的知識，我們希望您能夠與客戶建立更多的信任並努力發展您的業務！

形式發票常見問題解答

什麼是形式發票？

形式發票是在向買方交付貨物和服務之前提供的發票格式的報價。 它有助於使銷售過程更加順暢，並作為銷售條款和條件的具有法律約束力的協議。

形式發票和發票有什麼區別？

正式發票是一種付款請求，其中說明了最終詳細信息總金額。 形式發票是賣方在實際銷售之前發送的在指定日期和時間提供產品和服務的聲明。

可以用形式發票付款嗎？

不能在形式發票上付款。 它是在商品和服務交付之前生成的。 必須創建銷售發票，其中包含付款條款和其他詳細信息，以發送到買方的應付賬款部門。