如何通過商務溝通解決方案提高生產力

在過去十年中，我們見證了內部通信領域的一場革命。 眨眼間，手機變得普遍，幾乎人人都喜歡。 而不僅僅是在我們的個人生活中。

業務運營發生了翻天覆地的變化，從日常任務到內部溝通，再到客戶滿意度，等等——只需單擊一個按鈕，甚至在旅途中即可完成。

曾經無法聯繫且無法聯繫的員工和經理現在能夠保持實時聯繫。 這對生產力和參與度產生了巨大影響。 今天很難想像，員工和管理者曾經只能面對面會面，之後就只能靠自己了。 如果有任何變化，如果發生事故，或發生大筆銷售，員工和經理必須等到一天結束才能傳達這些情況中的任何一個。

但是現在，手機是我們日常生活中的主要工具。 這是管理人員聯繫員工和管理他們日常業務需求的最簡單方式。 想一想：您每天接聽或撥打多少電話？ 研究表明，您每小時大約撥打 3 次電話或接聽電話。

但在將近十年依賴我們的手機完成日常任務後，我們也可以看到這種連接的缺點。 尤其是當涉及到沒完沒了的電話時。

如果您不完全相信，請繼續閱讀以突出電話的缺點，尤其是它對工作效率的負面影響。 但是，有一個解決方案，我們稍後會介紹。

電話如何損害生產力

1. 電話干擾

一個計劃外的電話會讓你遠離你和你的員工正在努力完成的事情，如果這不是生產力損失的定義，我們不知道什麼是。 事實上，計劃外的呼叫需要整整 23 分鐘才能恢復。 每次你打電話給你的員工，你都會讓他們停止他們正在進行的任何任務，並且他們需要更長的時間才能回到它。

2. 時機就是一切

電話無人接聽的原因有一百種，無論是您正在開會還是您的員工正在接待客戶。 想一想，您的員工一天中有多少次試圖聯繫您但沒有成功？ 您嘗試聯繫他們多少次？ 這種沒完沒了的電話標籤遊戲只會浪費你的時間。

3. 圖片胜千言

不幸的是，當您打電話時，您只能進行口頭交流。 當一張圖片可以更有效地完成工作時，可能真的很難完全解釋一些事情。 例如，讓客戶知道您僱用他們完成的項目進行得如何、清潔工作的狀態、施工過程中的意外問題、工作事故的程度等等。

4. 共享和接收信息

如果簡單、快速的任務變得複雜且耗時，會發生什麼情況？ 您可能需要撥打多個電話來分享簡單的信息並提出解決方案。 分享即將舉行的公司活動的詳細信息怎麼樣？ 還是在事故發生後鑽研安全政策？

當然，您可以安排電話會議或將所有人召集到同一地點，以便能夠就所有這些進行交流。 然而，協調這些事件是一件麻煩事，因為沒有一天或一次可以一勞永逸。 您只會發現自己在追趕所有錯過電話或無法參加會議的人，以確保他們在循環中； 就這樣，一整天甚至一周都被浪費了！

此外，您的員工也沒有能夠與您共享信息的簡單、實時的解決方案。

5.數據是非結構化的

假設有人打電話給您，報告店內的燈泡壞了，需要在兩天內修好。 然後你掛斷了電話，卻發現自己忘了問是什麼型號的燈，以及修理工什麼時候可以來店裡。 現在您必須再次致電您的員工以獲取所有信息，一旦完成並致電維修人員，您會發現您仍然缺少信息，因此您需要再次致電該員工。 循環不斷地繼續。 這就是信息非結構化時發生的情況。

6.優先事項不存在

當涉及到電話時，您並不總是能夠決定什麼更重要。 例如，根據主題行或發件人可以更輕鬆地瀏覽一打電子郵件的優先級。 但是，當有電話打進來時，如果是識別號碼，您就不知道來電的緊急程度。 可能是您的老闆剛剛登記入住，或者您正在等待工作人員出現在工作現場，但他們被堵在路上，或者這只是一個垃圾郵件電話。 除非你在那一刻接聽並停止你正在做的事情，否則你無法知道你是否需要立即接聽電話或者是否可以等待。

7.沒有任何記錄

因為沒有任何記錄，所以當您需要從三天前發生的電話中檢索信息時，您不能。 沒有分析可以向您顯示通話的主題是什麼。 而且，如果您不在每次來電時都做筆記，您將無法一目了然地回憶起這些信息。

現在，事情是這樣的。 我們認識到電話會一直存在，尤其是隨著越來越多的員工轉向遠程工作，視頻通話似乎成為新常態。 但了解與電話相關的問題後，企業主和經理正在轉向更現代的解決方案，例如業務通信解決方案，以確保效率和生產力。

什麼是 B業務通信解決方案？

當您為公司和員工配備商務溝通解決方案時，您將能夠更好地提高效率、促進員工敬業度並改善團隊之間的知識共享。

但是，好吧，什麼是商務溝通解決方案？ 商務通信解決方案使您可以隨時隨地與員工共享信息並進行協作。 不要僅僅將業務溝通解決方案視為一種增強內部溝通的機制，還可以將其視為一種簡化任務管理、處理報告管理、討論工作計劃、管理工資單處理等的方式。

認識到上述情況，許多人選擇 Connecteam 作為他們的業務通信解決方案，因為它是一個一體化的員工管理應用程序。

Connecteam 的通信功能確保公司透明度，提供反饋機制讓員工參與調查和現場投票，並包括一個協作、管理任務等的地方。

商業通信解決方案所需的功能

我們在博客中指出了電話呼叫的三個痛點——它們具有破壞性，未接來電無窮無盡，圖片至關重要——而商務通信解決方案，如聊天，可以幫助減少或消除所有這三個問題。 無需通過電話打擾您的員工，只需通過聊天應用程序向他們發送消息，這樣他們就可以繼續工作，並且不會停止他們正在做的事情來回答您。 如果員工收到推送通知，他們也可能會停止正在做的事情。 然而，與需要您幾乎完全停止正在做的事情或者只是太過分心的電話相比，這是一個很小的干擾。

您可以再次輕鬆地發送群聊來傳遞您需要的任何信息，而不是參與電話標籤遊戲。 您還可以在相關時快速將照片、視頻或位置發送給您的經理或員工，而不是在一張圖片值一千字時花時間打電話。

聊天使內部溝通變得簡單； 輕鬆創建團隊聊天或開始一對一對話以節省時間並避免生產力損失。 Connecteam 是一種在線業務通信解決方案，具有專為組織內部使用而構建的高級管理工具； 創建調查、建議箱、員工名錄等。

回想一下我們給出的示例：如果一名員工就店內的燈泡壞了與您聯繫。 他們無需打電話給您，只需在商務溝通解決方案應用程序上打開預製的數字報告並填寫所有相關信息，您甚至可以獲得數字簽名。 這可以節省你們雙方的時間並確保不會遺漏任何信息，而且您還擁有所有輸入項的歷史記錄。

業務通信解決方案應該可以輕鬆創建表格、報告或清單。 使用 Connecteam，您可以從頭開始或編輯現有模板並從各種字段選項中進行選擇，例如自由文本、多項選擇、圖像上傳、文檔掃描儀、數字簽名、GPS 位置等等，尤其是對於移動設備。

發送帶有推送通知的即時更新，以輕鬆聯繫您的所有員工，無論是否具有用戶評論的能力。 這樣，您的員工可以在需要時獲得所需的信息，您可以輕鬆跟踪參與率並準確了解誰查看了您的更新以及何時查看。 現在大多數業務通信解決方案都是基於雲的，因此您可以將歷史記錄嵌入到所有功能中，這樣就不會丟失任何數據。

商業通信解決方案的底線

這些業務通信解決方案的目標是幫助您和您的員工簡化通信、減少通話時間並提高工作效率。 經理人的夢想。

無論您是大型企業的經理還是夫妻店的經理，內部溝通都是成功和滿意的最重要因素。 借助業務通信解決方案，管理內部通信變得更加容易。