專業電子郵件模板：電子郵件格式和示例

凱特歐文

• 2021 年 12 月 8 日

使用這些專業的電子郵件模板和電子郵件格式示例，減輕編寫正式電子郵件的壓力。

非正式與正式電子郵件寫作

我們寫電子郵件有很多不同的原因，但它們往往分為兩類：非正式的和正式的。

正式的電子郵件可能是您發送給朋友或家人的電子郵件。 一個快速的追趕，一個晚餐的邀請，一個偉大的食譜的推薦——像這樣簡單的事情。

正式電子郵件通常用於商業環境。 它們在 B2B 和 B2C 銷售以及辦公室內部通信中很常見。 當然，非正式電子郵件和正式電子郵件之間的界限可能很模糊，有時您可能會在電子郵件中使用每種電子郵件的元素，但重要的是要認識到區別。

例如，您的辦公室可能有一位好朋友，您與他們溝通的方式將取決於電子郵件的主題。 如果您要安排午餐會議，它可能會更加非正式，但如果您要向合同發送推薦的編輯，那麼它可能會更加正式。

每個人都有自己的寫作風格，但你會發現有時需要更正式一些，而其他時候，你可以使用更輕鬆的風格。

基本的專業電子郵件格式

當您發送非正式電子郵件時，後果通常並不高。 當你給你的朋友請客吃飯的時候，你是否混淆了幾個詞，然後再囉嗦幾句，這並不重要。

但是，當您發送專業電子郵件時，情況並非如此，因此關注格式非常重要。 如果您將電子郵件分解為其基本元素，那麼規劃您的通信並有效地構建它會容易得多。

一封專業的電子郵件應該有四個基本要素：

• 主題行
• 問候
• 電子郵件正文
• 電子郵件簽名

為了充分利用您的電子郵件，每個方面都應該針對您正在發送電子郵件的個人進行優化和個性化。

主題行

主題行可能看起來像是您事後才填寫的內容，但它非常重要。 商務人士每天都會收到數百封電子郵件，而且很多時候，他們的收件箱裡都充斥著大量垃圾郵件。

為了在繁忙的日程中節省時間，人們使用主題行來決定是否要打開電子郵件。 事實上，47% 的人會根據主題行打開電子郵件，因此這是優化的絕佳機會。

您的主題行需要引起注意並暗示您提供的價值。

這可能是一個很難找到的平衡點，但是一個完美的主題行會對您的回复率產生很大影響。

問候

在商業中，人們往往希望你直截了當，但首先，你必須處理好手續。 如果您在電子郵件中快速來回切換，那麼這可能沒有必要，但您的大多數電子郵件都會以問候開頭。

對於那些花時間爭論是否以“hi”、“hello”或“hey”開頭的人來說，一個常見的問題是什麼是最好的稱呼？

關鍵是不要想太多，並且總是對您正在發送電子郵件的人進行一些研究。 使用LinkedIn 找出收件人的首選姓名（例如Dan vs Daniel）並保持簡單。

雖然“嘿”可能更傾向於非正式的一面，但“嗨”和“你好”是完全可以接受的，並且是開始您的電子郵件的好方法。

其他可接受的選項包括：

• 親愛的[姓名]
• 問候
• 你好呀
• 大家好

您將通過問候來發展自己的風格，但沒有必要使它們過於復雜。

電子郵件正文

一旦你抓住了收件人的注意力並向他們致以愉快的問候，那麼你就可以進入你的電子郵件正文。

在這裡，您將製作您的信息並說服讀者採取行動。

但是，不要太得意忘形！

簡短而簡潔的電子郵件效果最好。 沒有人願意看到一大段文字而不得不閱讀一篇文章。 相反，重要的是讓您的電子郵件保持重點並使其看起來吸引人閱讀（保持段落簡短並使用標題來分解內容）。

始終將您的電子郵件集中在一條消息上。 如果您有不止一點要討論，那麼最好將它們分開到不同的電子郵件中。 專注於您的觀點，向收件人提供他們做出決定並要求採取行動所需的所有信息。

你寫一封電子郵件是有原因的——你想取得一些成就。 通過突出顯示您希望該人採取的行動來完成您的電子郵件，他們更有可能這樣做。

包括電子郵件簽名

創建一個乾淨的電子郵件簽名是一個簡單的步驟，它讓你看起來更專業。 這將使收件人可以輕鬆了解您的身份、您的工作以及如何與您聯繫。

很多時候，我們會向不熟悉的人發送電子郵件，因此能夠識別自己的身份很重要。 您的電子郵件簽名應包含以下信息：

• 全名
• 電子郵件地址
• 電話號碼
• 鏈接到您的網站
• 鏈接到您的 LinkedIn 個人資料

這將有助於收件人更清楚地了解他們正在與誰交談，並增加他們做出回應的可能性。

專業電子郵件模板

編寫專業電子郵件的原因有很多，因此很難編寫適合所有內容的通用模板。 每種情況都需要稍有不同的東西，因此您需要對其進行調整，但這個專業的電子郵件模板可以幫助您入門。

主題行：[問題] - [稱呼] [您的姓名]

親愛的[研究接受者的首選姓名]，

第一段：

第一段應該簡短而切題。 不要拐彎抹角，因為人們的時間很寶貴。 例如，如果您正在申請工作，請包括職位名稱、您如何發現空缺職位以及您希望採取的行動。

中間段：

在這裡，您展示了您提供的價值，並展示了接收者應該採取行動的原因。 確保您不要過分關注自己，但也要談論您要聯繫的公司/人。

在工作申請示例中，這意味著談論公司所做的一些出色工作以及它的價值觀如何與你的價值觀相匹配。

最後一段：

感謝收件人的時間，並通過號召性用語強化您希望他們採取的行動。

結束：

真摯地，

您的電子郵件簽名

特定情況的電子郵件模板

上面的通用電子郵件模板可以根據任何情況進行調整，但有時您需要更具體的內容。 以下是一些常見情況，您會發現自己正在編寫商務電子郵件和一些模板來幫助您入門。

一、公告

當您發送公告電子郵件時，您可能不一定需要人們採取行動，但您確實需要人們閱讀它。 這是確保發生這種情況的方法。

主題行：令人興奮的團隊更新：認識 [姓名]

大家好，

我很高興向您介紹我們新的[新團隊成員的職位]。 [新團隊成員姓名]帶來[行業]豐富經驗，將成為[工作規範]

[新團隊成員的姓名] 是 [新員工可能想要分享的有趣細節，例如一個巨大的星際迷航迷]，所以請隨時打個招呼並開始對話。

真摯地，

[您的電子郵件簽名]

2. 業務跟進郵件

網絡仍然是業務中非常重要的一部分。 當您結識新朋友時，重要的是要確保培養這種關係，而您可以做到這一點的方法之一是通過後續電子郵件。

主題行：很高興在 [活動] 見到你

嗨[收件人姓名]，

很高興在 [你是如何認識的] 見到你。 我真的很喜歡我們關於 [主題] 的對話，並且很想在未來趕上並進一步討論它。

你在[公司]擔任[職位]的工作很有趣，我很想听聽更多關於你的工作。 如果您在接下來的幾週內有時間，那麼喝杯咖啡會很棒。

我通常在 [days] 有空，這些對你有用嗎？

真摯地，

[您的電子郵件簽名]

3.請求

您將編寫的最常見的商務電子郵件之一是請求。 無論是請假、要求加薪還是其他什麼，正確處理這些電子郵件很重要。 即使您對請求感到緊張，也沒有必要拐彎抹角。 取而代之的是，用一個簡單但精心設計的信息直截了當。

主題行： [日期]的假期申請

親愛的[收件人姓名]，

從 9 月 5 日星期五到 9 月 12 日下一個星期五，我想使用我的 PTO 度假。

我將確保提前處理好我的所有任務和職責，並且我已經與我的同事 [name] 和 [name] 討論了我目前的工作量，以便他們保持最新狀態。

期待你的認可，

[您的電子郵件簽名]

4. 問題

問題的範圍可以從最簡單的是/否到極其複雜的。 當您通過電子郵件向某人發送問題時，重要的是要保持簡單，不要將人們的注意力從您需要回答的問題上轉移開。

主題行：我們是否正在更新我們的可持續發展政策？

親愛的[收件人姓名]，

根據最新的政府建議，我想知道我們是否會立即改變我們的可持續發展政策？

多年來，我們的品牌一直是可持續發展領域的領導者，因為這是我非常熱衷的事情，因此我感到非常自豪。 我希望我們能夠根據新的建議繼續保持我們對環境的承諾。

很高興知道您是否計劃更新我們的政策，並且如果您正在尋找任何意見，那麼我很樂意為您做出貢獻。

真摯地，

[您的電子郵件簽名]

5. 投訴

不幸的是，有時您會抱怨並需要表達您的挫敗感。 這是做生意的一部分，但它可能是一封難以處理的電子郵件。 關鍵是你要明確你的觀點並保持簡單。

主題行：關於 [投訴主題] 的投訴

你好呀，

我最近從您位於 [location] 的商店購買了 [subject of crime]，但它無法正常工作。 當我第二天去退貨時，服務員無法幫助我修理它，也不允許我退回產品以獲得退款。

我已經使用你的商店很多年了，對糟糕的服務水平感到非常失望。

請你看看這個問題並為我解決這個問題。

真摯地，

[您的電子郵件簽名]

6. 道歉

我們在生活中並不總是把事情做好，有時這意味著我們必須道歉。 這對任何人來說都不好玩，但是您可以使用這個簡單的道歉模板減輕一些壓力。

主題行：[道歉主題]

嗨[客戶名稱]，

我們在 [when] 上發現 [what] 存在問題。

這對你意味著什麼？

[注意詳細說明問題的影響]

[注意讓客戶放心]

我們很快就通過[道歉主題]注意到了這個問題，並儘可能地限制了乾擾。 我們的技術團隊一直在夜以繼日地解決問題，我們可以通知您，截至 [時間]，一切恢復正常。

[公司] 的每個人都對這可能造成的不便表示歉意。 我們現在正在分析問題並使用這些見解來確保將來不會再次出現該問題。

真摯地，

[您的電子郵件簽名]

7. 終止

許多業務情況可能很微妙。 一種特別微妙的情況是終止。 當然，您不會通過電子郵件終止某人的工作，但您可能必須終止用戶的帳戶或類似的東西。

主題行：立即終止您的帳戶

敬啟者，

我們已立即終止您在 [公司] 的帳戶。

[原因]

在 [日期和時間] 與您就 [問題] 進行過交談後，我們發現 [使用類型] 沒有任何變化。 在多次溝通後，您繼續違反我們的使用條款，這意味著我們別無選擇，只能暫停該帳戶。

真摯地，

[您的電子郵件簽名]

關鍵要點

撰寫專業電子郵件是生活的重要組成部分。 即使在我們的個人生活中，也會有一些時候我們需要使用更正式的寫作風格。

當你寫一封重要的電子郵件時，很容易想太多，但如果你把事情簡單明了，你會取得更大的成功。 將電子郵件分成幾個部分，專注於個性化，並保持簡短和甜蜜。