提高項目成功率的 13 條項目管理原則

無論是單獨管理項目還是作為團隊的一部分來管理項目都具有挑戰性。 不可避免地，需要考慮最後期限、預算、客戶要求、風險和不同的優先事項。 所有這些都會很快變得勢不可擋。

這就是為什麼遵循一些關鍵的項目管理原則可以幫助提高生產力、設定切合實際的期望並確保更多的項目成功。

13 條項目管理原則可提高您的生產力

這 13 條項目管理原則並不是您必須遵循的嚴格規則或結構。 相反，它們是提高您或您的團隊生產力的指導方針。 遵循這些核心原則將使您走上啟動和執行任何項目的正確道路。

1. 明確定義項目目標和目的

在您投入任何項目之前，請明確定義您的目標。 您為項目設定的目標和目的將是項目成功或失敗的關鍵決定因素。

當您在工作開始之前定義目標時，團隊、客戶和您都會對項目設定切合實際的期望。 這樣，您就可以避免任何潛在的未來誤解，並從第一天開始管理每個人的期望。

以下是使用項目管理平台 Monday.com 設置季度目標和期望的示例：

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2. 提名一名經驗豐富的項目負責人

雖然團隊中的每個人都應該有機會就項目發表意見，但您需要有人做出最終決定並監督每個任務和項目階段的完成。 否則，您可能會面臨決策緩慢、無休止的任務和有限的質量檢查的風險。

提名一名經驗豐富的項目負責人，他可以從頭到尾監督整個項目，委派任務並做出關鍵決策。

您選擇的項目負責人需要能夠輕鬆地處理多任務並在利益相關者、團隊成員、高級經理、客戶和利益相關者之間工作。 他們需要成為可靠的溝通者，能夠清楚地表達他們對團隊成員的期望和目標。

像 Kissflow 這樣的項目管理軟件對於從頭到尾維護項目的完整概覽至關重要。 它使項目負責人可以更輕鬆地委派任務、評估工作量並確定不同移動部分的優先級：

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3. 了解項目可交付成果

當您定義了項目目標和目的後，就該澄清項目可交付成果了。 可交付成果是項目成功結束將帶來的具體項目或服務。

可交付成果可以是任何獨特的可展示產品、新功能、結果或服務能力。

您可以通過考慮您的目標來確定您的項目可交付成果。

例如，如果最終目標是用戶可以更好地管理、跟踪和分析他們的公司營銷預算，那麼您的可交付成果可能是允許用戶上傳數據然後根據需要進行監控、跟踪和管理的軟件。

您還可以創建一些內容豐富的指南和培訓手冊，以便用戶知道如何有效地操作新軟件。

這是您的項目可交付成果的示例：

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4. 制定明確的團隊角色和職責

很少有事情比定義不明確的團隊角色和職責更能引起問題。 當人們不知道他們應該做什麼，或者他們的任務如何與其他團隊成員的角色相關時，項目很容易脫軌。

圍繞職責的模糊界限也可能導致不必要的分歧、任務被完成兩次或項目未完成。

當團隊成員知道他們需要做什麼以及他們的職責如何適應大局時，您的項目將更有可能順利運行並取得成功。

在項目啟動階段，清楚地概述每個團隊成員的角色，以確保每個人都能有效地協作。

5. 評估項目風險

無論是不完成、超出預算還是其他非貨幣資源耗盡的風險，都存在與管理項目相關的風險。

在正式啟動項目之前，必須識別所有潛在風險並在開始時嘗試減輕它們，而不是在以後被意外風險所困。

使其成為一個協作過程，並要求所有團隊成員參與他們認為您應該考慮的風險。

可靠的風險評估承認事情可能會出錯。 雖然您無法避免所有可能的風險，但您可以為它們做好適當的準備並使您的項目免於失敗。

6. 了解項目優先級和里程碑

有時，當您處於一個複雜項目的中間時，很容易被當時感覺很重要但不是優先事項的小細節所牽制。

了解您的項目優先級和關鍵里程碑將幫助您評估進度並向您展示您的位置。 從一開始就定義您的任務優先級將告訴您在發生任務衝突或問題時將團隊的重點放在哪裡。

要定義您的優先事項：

• 在規劃階段設置關鍵項目里程碑，以便您和您的團隊了解您的項目是否按計劃進行。
• 確定讓您的團隊有切實進步感的 KPI 和指標。
• 根據任務的重要性以 1-10 的等級對任務進行評分。

下面是一個可視化示例，說明您的項目里程碑的外觀：

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7. 建立問責制和責任制

通過保持團隊成員對項目的投入和激勵來保持責任感。

為此，請選擇一個中央項目管理系統，使您能夠將任務和截止日期分配給特定的團隊成員。 確保每個人都知道他們應該做什麼以及您希望何時收到已完成的工作。 自動電子郵件和聊天提醒可以確保人們不會忘記工作，從而幫助他們對自己的工作負責。

所有團隊成員都應該能夠訪問項目管理工具，並且能夠輕鬆地跟踪進度並從全局角度查看他們在項目中的角色。

當您從一開始就花時間建立一個有效的項目管理系統時，您也可以騰出自己作為項目經理的時間。 您無需對每一個小細節進行微觀管理，而是讓您的團隊成員有信心發揮自己的優勢，更好地管理自己和時間。

使用 Trello 等項目管理軟件，您可以輕鬆地將任務分配給有截止日期的團隊成員：

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8. 設定切合實際的預算

每個項目的資源都是有限的。 為了最大限度地提高項目成功和完成的機會，考慮一個現實的預算很重要，這樣您就可以獲得足夠的資源。

你需要足夠的資源來給自己一些空間來應對意外成本、延誤和合理的時間表。 同時，充分利用項目資源。 在整個項目期間採取措施，以確保您盡可能節省開支並保持在正軌上。

我們建議您將預算上傳到 ProjectManager 等項目管理應用程序中，以便實時跟踪成本和支出：

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9. 制定啟動策略

項目啟動是在任何其他項目活動開始之前需要完成的所有初步任務。 在此階段，您需要完成所有管理任務，例如創建可行性文檔、業務案例，以及與利益相關者和任何其他經理聯絡。

遵循正確的啟動策略可確保您從一開始就組織所有項目管理文檔。 這意味著當您在項目進行到一半並且利益相關者要求查看可行性文件時，您會知道您有一個以及在哪裡可以找到它。

確保所有相關的項目啟動文檔都存儲在一個易於訪問的中央位置，以便人們可以在需要時檢查文檔。

10.制定執行策略

項目執行通常從初始項目啟動會議開始，以正式啟動項目。 在這裡，您可以分享項目的願景和目標，將任務分配給團隊成員，並讓每個人都開始著手。

在執行階段，確保您有記錄錯誤、方向變化或其他意外事件的方法。 這樣，即使發生變化，您也可以使事情順利進行。

11. 制定溝通計劃

項目經理可以輕鬆設置多個溝通渠道，例如 Slack、電子郵件和項目管理聊天，讓每個人都了解項目進度。 但是，當有這麼多不同的渠道需要跟踪時，團隊成員可能會不知所措。

這就是為什麼一個清晰而有條理的溝通計劃對於讓您的項目保持正軌至關重要。 圍繞您選擇的溝通渠道實施指導方針，無論是電子郵件、Slack 還是每日 Zoom 會議。

您可以選擇對不同類型的任務更新使用不同的通信方法。 例如，團隊成員可能必須每天更新他們的項目管理儀表板，以便向其他人更新任務進度。 您可能還會每週召開一次團隊 Zoom 會議，以分享總體進展和癥結所在。

關鍵是團隊中的每個人都了解如何通過正確的渠道傳達不同的項目更新。

與利益相關者和客戶就他們何時可以收到項目更新設定現實的期望也很重要。 人們需要知道他們何時可以期待有關項目的某些信息。

從一開始就制定清晰的溝通計劃，以便每個人都在溝通期望方面達成一致。

您選擇的項目管理應用程序中的標記評論可以幫助每個人隨時了解小型日常任務更新：

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12. 跟踪和監控進度

為了使進度成為團隊可以更輕鬆地跟踪的有形項目，設置一些 KPI 很重要。 您的 KPI 可能包括預算、質量預期和項目時間表。

在項目期間，跟踪您的項目進度並定期審查您的 KPI。 這樣，如果您的項目開始超出預算或未達到時間表預期，您可以及早發現問題並在它們使您的項目脫軌之前進行調整。

這是一個如何設置可視儀表板來跟踪項目 KPI 的示例：

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13. 有一個關閉項目的流程

創建項目結束流程很重要，這樣您的項目就不會陷入無休止的反饋循環或成為永遠未完成的事情。

即使你沒有達到所有的項目目標和目的，你仍然需要正式地結束事情。 為此，請正式將成品或新功能移交給利益相關者。 然後，提供有關如何操作和排除新產品故障的指導。

如果您沒有完成您希望完成的所有事情，請為接下來發生的事情創建一個協議。 您會在以後完成這些項目，還是不再是優先事項？

您還需要創建一份正式的簽字文件，這意味著您在項目上的工作已經完成，並且現在已交到利益相關者或客戶手中。

與團隊成員和利益相關者開會討論經驗教訓以及下次如何改進也是一個好主意。

實施這些項目管理原則以促進您的項目成功

項目的成功通常歸結為有效的項目管理。 遵循這 13 條項目管理原則，了解如何更輕鬆地與團隊成員和利益相關者協作。

如果您的目標是提高項目效率、簡化流程和清晰的溝通，那麼您將有望成為一名可靠的項目經理。 準備好開始使用這些原則管理項目了嗎？ 首先，查看 AppSumo 商店，我們有一些可用的最佳軟件優惠。