項目工作流管理軟件：它是什麼？ 哪種工具適合您？

隨著您的業務增長，完成工作變得既麻煩又具有挑戰性。 您成為項目管理協會在其 2018 年研究中發現的統計數據的一部分：平均而言，超過三分之一的項目沒有達到他們的目標——與 2012 年相同。

資料來源：項目管理協會

正如 Project Management Institute 解釋的那樣，您和各地的企業主和經理一樣，明白當項目失敗時，利潤也會失敗，因為組織不太可能實現戰略目標。

在其 2017 年的研究中，PMI 與《精益企業：高性能組織如何大規模創新》一書的合著者 Barry O'Reilly 進行了交談，並表示：“成功的企業正在不斷嘗試以了解哪些有效，哪些無效。 他們專注於通過明確目標、縮短反饋循環以及根據結果而非產出衡量進度來滿足客戶需求。”

資料來源：項目管理協會

從上圖中，我們可以看出，80% 或更多的項目按時按預算完成，並且還達到最初目標和業務意圖的組織將具有較高的收益實現成熟度。 PMI 在他們 2017 年的研究中也指出，“37% 的項目失敗是因為缺乏明確的目標，正如商業領袖所證實的那樣。”

IBM（國際商業機器公司）自己說，“IBM 對項目有 3 個關鍵的明確目標——進度、預算和質量。 只有 40% 的項目達到了這些關鍵目標。”

因此，與其他人一樣，您決定將技術解決方案整合到您的運營中，希望更有效地發展您的業務。 但隨後您會發現，選擇正確的工具並不像您想像的那麼容易。

我的意思是，不乏可以幫助您完成工作的解決方案。 根據您的行業和業務規模，您可能有數十種（如果不是數百種）軟件解決方案和服務可供選擇。

但是您應該考慮什麼標準，您應該如何為您的特定業務的目標和運營找到最準確的解決方案？

項目管理與工作流管理

PMChat 報告稱“使用商用 PM 軟件可以提高績效和滿意度”，但“44% 的項目經理不使用任何軟件。”

如果是您，那麼進入工具市場可能會讓人不知所措。 因此，在我們討論工具和軟件解決方案之前，讓我們澄清一下項目管理和工作流管理之間的區別，以幫助您了解要查找的內容。

儘管這兩個概念相關，但它們並不相同。顧名思義，一個用於管理項目，而另一個用於管理操作和流程——或者換句話說，工作流。

奇怪的是，PWC 發現“數字 PM 軟件提高了性能，並發現 77% 的高性能項目使用項目管理軟件，但發現 44% 的項目經理不相信使用軟件來管理項目。” 最重要的是，Access Group 發現 66% 的項目經理指出，投資軟件的關鍵決策取決於組織。 面對如此混雜的信息，選擇正確的項目管理軟件至關重要，這不僅是為了完成您的項目，也是為了讓那些使用項目管理軟件的人相信它確實有效。 找到合適的工具是成功與失敗的區別。 畢竟，“在美國每投資 10 億美元，就有 1.22 億美元因項目績效不佳而浪費，”PMI.org 說。 我們再說一遍，正確的項目管理軟件只會幫助您的企業完成其目標。

什麼是項目管理？

根據項目管理協會的說法，項目管理是“將知識、技能、工具和技術應用於項目活動以滿足項目要求。 ”

想看看建築項目經理的一天是什麼樣子的嗎？ 看看這個老歌但好聽的視頻：

正如您在視頻中看到的，項目是單一操作，獨特且短暫，受時間和範圍限制。 因此，項目管理工具通常是為有起點和終點的工作而構建的。 他們的目的是幫助您規劃和管理每項工作的全局。

這是它們與工作流管理工具的不同之處。

什麼是工作流管理？

工作流管理專注於將大局變為現實的小細節。 根據 TaskTrakz 的說法，“工作流是…… [a] 一系列階段以及如何在階段之間移動。”

專注於此的工具可幫助您管理單個員工的任務和工作量，並創建定義明確的業務流程，這些流程將成為例行公事。

這裡的目的是創建和自動化重複流程，您可以隨著時間的推移對其進行調整和優化以提高生產力，從而促進增長。

您可以使用這些工具來更好地管理項目，並改善正在進行的組織運營。

聽起來很複雜……

這是工作流管理的一個很好的可視化。 其中，您將看到由於行業的複雜性和官僚作風而只收取 60% 發票款項的醫療保健從業者如何在最終優化和自動化業務時最終獲得他們所做的所有工作的報酬過程。

大多數項目管理和工作流管理工具中缺少的關鍵方面

有趣的是，如果沒有工作流管理讓您優化的小細節，您就無法實現項目管理的大局，但工作流管理在市場上處於劣勢。

您可以找到更多的項目管理方法和工具，這已經夠糟糕的了，而工作流管理解決方案通常只能為您提供美化的清單。

但真正令人沮喪的是，就像在項目管理中一樣，大多數工作流管理工具都缺乏協作和溝通選項。 許多工具過於依賴外部解決方案（如電子郵件）來進行協調和溝通。

因此，您經常會發現自己管理著一個團隊，其中不同的人使用不同的工具來完成相同的工作。 例如，一些人使用 Google Docs 來簡化協作，而另一些人仍然堅持使用 Microsoft Word。

難怪 62% 的企業認為，了解一個項目花費了他們多少時間和金錢是他們面臨的第一大項目管理挑戰。

要克服這一點，您需要對項目和業務運營流程採用整體方法。 進入項目工作流程管理。

項目工作流管理：結合兩全其美的整體解決方案

項目工作流管理更像是一種方法，而不是一種軟件類別。 通過在工作流管理上實施項目管理方法（反之亦然），您可以用最少數量的系統實現兩全其美。

當然，這意味著更高的生產率、更快的增長和更大的利潤。

根據在該行業擁有超過 25 年經驗的 Dan Epstein 所說，項目工作流管理如此有效的原因之一是它創建了無差錯的項目管理。 在此處觀看他關於該主題的整個網絡研討會：

如何為您選擇最佳的項目工作流管理工具

值得慶幸的是，有一些軟件產品可以讓您優化項目管理和工作流管理，同時以經濟高效的方式保持敏捷性和多功能性。

這些工具讓您無論每個人身在何處都可以與團隊溝通，來回分配任務和子任務，並更快、更有效地與其他團隊成員協作。 這反過來又轉化為成本節約和更大的業務增長。

每個偉大的項目工作流管理軟件都需要提供什麼

大多數工作流管理工具只是給你一堆重複的清單，但這還不足以讓軟件產品真正被視為項目工作流管理工具。

相反，該工具需要提供更全面的視角，並能夠展示任務如何作為項目路線圖的一部分協同工作，具有特定的目標、反對意見和任務。 該軟件必須能夠在單個員工級別提供問責制，並以易於理解的方式提供這些見解。 此外，該工具必須能夠為特定項目和跨項目的團隊協作提供整體解決方案。

確保為您的企業選擇準確的項目工作流管理工具的 5 個其他重要考慮因素

• 您的需求。 首先將它們規劃出來，然後選擇一款可幫助您完成首要任務的軟件。
• 你的預算。 選擇對您的現金流和您將節省的時間有意義的產品。
• 多久時間？ 它有多簡單或複雜？
• 使用方便。 讓您的團隊在免費試用期間進行試用，以確保它非常適合。
• 可靠性和經驗。 查看他們在您的特定行業中還為誰服務。 閱讀同行的推薦和案例研究。

我們最喜歡的項目工作流管理工具：比較

為了讓您更輕鬆地提高工作效率，我們決定承擔所有繁重的工作，並為您提供我們最喜歡的項目工作流管理工具的比較。

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免費試用期

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74-149 美元/月。 對企業來說更多，對早期創業公司來說更少。 年度採購可享受 20% 的折扣。

30天

提供了一個很好的知識庫（包括視頻）來幫助您入門。

成功案例包括 LinkedIn、Siemens、OkCupid。

最多 30 個用戶每月 29-49 美元，此外您還可以添加更多用戶，並且有一個企業計劃。 Connecteam 非常適合無辦公桌的員工。

14 天，還有一個最多 10 個用戶的永久免費計劃

入職一對一課程、幫助中心、內置教程和博客文章。

成功案例包括 Sodastream、FOX Group、Centennial Sweeping、Canada Restoration、SodexoMAGIC、

雲版本每月 33-111 美元。 如果您有 100 多個用戶，則更多。 提供年度購買折扣。 服務器版本：一次性支付 559-2,239 美元。 如果超過 100 個用戶，則更多。

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成功案例包括 Gita Technologies、World Innovation Technologies、Lear Corporation。

通過選擇團隊成員、來賓、項目經理和具有完整訪問權限的人員的數量以及訂閱期限來計算您的價格。 折扣從訂閱 3 個月開始。

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知識庫提供用戶指南和教程（包括視頻教程）。

客戶包括 CLH、Repsol、Loewe、Elavon。

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準備好高效地發展您的業務了嗎？

在您分析每個項目工作流管理產品如何為您的企業和團隊服務時，請使用我們今天在這裡設定的指南。 如果您不確定，請考慮多試一試。

然後，與您的團隊交談並獲得他們的反饋，了解哪些方法對他們的工作效率和協作更有效。

實施工具、設置流程、測試它們並在進行過程中進行優化。 不久之後，您的團隊將達到新的效率高度，您的業務將比以往任何時候都增長得更快。