採購訂單與發票——有什麼區別？

在大多數情況下，創建採購訂單是您進行業務交易的第一步。 買方發出採購訂單，允許賣方以特定價格提供服務或產品。 然後，發票被視為賬單，並在服務或產品完成或交付後提供給賣方，並附有適當的付款條件，例如在收到時到期。 這兩個文件對於財務部門和小企業主來說都是必不可少的。 因此，了解這兩個選項以及為什麼它們在應付賬款領域如此重要是一個好主意。

什麼是採購訂單？

採購訂單或採購訂單是您對訂單的正式確認。 該文件由購買者發送給供應商，授權購買。

什麼是發票？

發票是要求付款的文件。 發票從供應商發送給購買者。 採購訂單和發票有什麼區別？

採購訂單和發票之間的主要區別在於它們的使用方式。 您需要確認訂單已從採購訂單中下達。 發票文件有助於請求為訂單付款。 發票由供應商提供給購買者，並在訂單完成時根據付款條件發送。

採購訂單和發票之間的相似之處

儘管文件不同，但它們之間有一些相似之處。 當然，任何東西的採購訂單都是具有法律約束力的合同，發票也是如此。 因此，您在供應商和購買者之間達成了協議，並且需要按照這些文件中的規定採取某些行動。

這兩份文件都包括相關的訂單詳細信息，以及定價和郵寄信息。 發票包括發票編號、任何付款調整（折扣/信用）、供應商聯繫信息、供應商應付的總金額和付款計劃。 也可以提供採購訂單 (PO) 編號以供參考。

什麼是採購訂單號？

採購訂單編號在採購訂單上清楚標明，是唯一編號。 每個訂單只能使用一次，因此此採購訂單號與其他訂單號不同。 一些會計軟件在準備新訂單時會自動生成採購訂單號。 賣方和客戶在整個購買過程中都可以參考此編號。 然後，賣方使用它稍後發送發票。

您應該在採購訂單中包含哪些信息？

儘管每個軟件都不同，但大多數採購訂單都包含類似的信息。 這包括：

• 訂購單號碼
• 今天的日期
• 服務或商品的數量
• 服務或商品的描述
• 供應商聯繫信息（包括電子郵件地址）
• 價格
• 特別說明
• 稅務信息

為什麼採購訂單很重要？

採購訂單必不可少，原因如下：

具有法律約束力

這是買賣雙方之間的正式協議。 從某種意義上說，這意味著雙方公司（或公司和個人）都授權了此次購買。 對於商品和服務的採購訂單，您可能不需要針對特定交易的單獨合同。

更容易追踪

企業主更喜歡在整個交易過程中使用採購訂單作為工具。 您可以輕鬆地參考採購訂單號來確定物品在哪里以及何時應該到達買家的位置。

簡化發票

賣家可以快速參考發票上的採購訂單號，表明所提供的服務或產品是預先批准的。

如何使用採購訂單

作為企業主，您可以使用使工作更容易的東西。 您的網站可能有條款和條件，因此使用發票和採購訂單是有意義的。 這也顯示了買方的欠款、付款到期日和交貨時間。 當您為採購訂單創建模板時，它可以為您節省大量時間。

企業通常有模板，因此很容易發送和接收採購訂單。 雙方都獲得了他們想要和需要的數據，以便他們可以專注於購買和收集要發送的產品。

當您與某人談論提供商品或服務時，您可能會有冗長的電話和電子郵件。 一旦雙方就所有內容達成一致，您就需要一份列出所有內容的具有法律約束力的文件。 例如，如果您希望為您的企業定制椅子，採購訂單將反映所有信息。 您知道何時提供成品或服務，如果它們沒有在訂單中列出的日期發送，您可以稍后索取這些物品。 PO 文件還解釋了付款的到期時間以及有哪些付款安排（如果有）。

為確保文件合法，雙方必須簽字。 這樣，您就知道何時付款，何時應提供商品或服務，以及所有其他信息。

如何使用發票

供應商致力於提供產品或服務，這可能需要幾天或幾週的時間。 但是，付款也是一個大問題。 提供物品或服務的企業需要在客戶收到商品或服務後為其所做的事情獲得報酬。 因此，會創建一個列出一些相同信息的發票。 您可以每次都創建新發票，但製作模板可能會有所幫助。 這樣，您可以要求付款並有一張表格可供使用。 這應包括採購訂單號以及其他相關數據。

為什麼公司使用採購訂單

無論您經營有採購部門的大公司還是小型企業，您可能出於多種原因想要使用採購訂單。

設定明確的期望

採購訂單允許購買者向供應商充分解釋他們的需求。 您可以使用該文檔作為參考來確定要製作什麼以及您擁有多長時間。 此外，如果產品未按照採購訂單中的說明交付，您有證據證明該公司沒有按照其聲稱的那樣做。

管理訂單

大多數公司將同時處理多個訂單。 如果您沒有可依賴的採購訂單，則很難確定客戶的需求。 當它們發出時，在線系統將確保發送的文件準確無誤並發送到正確的電子郵件帳戶。 PO 為採購、運營和財務團隊提供有關即將交付和待交付的正式文件。 這也確保他們可以有效地管理和跟踪它們。

沒有法律問題

如果您不經常使用正式合同，則 PO 可作為具有法律約束力的文件。 但是，只有在供應商和供應商接受後才合法。

審計跟踪

審計師必須找出任何財務差異。 因此，當您發出、處理和記錄採購訂單時，您可以向審計員證明您的賬目是準確的。 這包括已支付的款項以及在該特定日期達成的協議。

當然，上面的好處主要是針對購買者的，但採購訂單對賣家來說也是必不可少的。 您可以使用它們在付款處理和訂單履行方面提供幫助。 購買訂單文件可以保護您免受法律問題的影響，並幫助您跟踪您正在做的事情。

為什麼公司使用發票

出於多種原因，發票是必不可少的文件。 這些包括：

收集資金的能力和公司支出的可見性

有時，在將發票發送給買方之前，供應商不會獲得服務或商品的報酬。 通常，要求付款的電話和電子郵件是不夠的。 發票描述了您所花的錢所得到的東西。 這使您的財務部門對部門購買的內容更加透明。

管理沒有法律問題的付款

當然，您確實會為所獲得的東西付費，但如果您不知道要支付多少或為什麼要支付，就不會發生這種情況。 因此，發票用於顯示已售出的商品、花費的金額、是否已過帳任何付款以及存在哪些未結費用。 從某種意義上說，它們幫助公司更好地跟踪所有事情，而且這樣更正式。

就像採購訂單一樣，發票就像一份法律合同。 它顯示提供了服務或項目，以及它的成本和應該何時支付。 這證明該企業被收取了某些費用，並且可用於在沒有提出付款要求時對付款要求提出異議。

總結：採購訂單與發票

在採購訂單和發票方面，兩者對於採購流程都至關重要。 您應該了解這兩個文檔的角色，以便正確使用它們。 當然，兩者之間存在各種差異，但也有一兩個相似之處。 這些文件旨在保護買家和賣家，否則他們將無法證明某物已被支付或購買。 兩份文件都可以包含類似的信息，例如買賣雙方的姓名，以及電子郵件地址和其他內容。

採購訂單、採購發票和銷售發票的常見問題

什麼是採購發票和銷售發票？

採購訂單由買方發送給供應商，授權購買指定的商品/服務。 採購發票是與採購訂單一起使用的發票，由供應商發送給買方：它用於表明買方欠賣方多少錢。 銷售發票通常與採購發票相同，但可以在所有商品和服務交付之前提供——以便與買方共享信息。

誰發出採購訂單？

買方向賣方發出採購訂單。

誰開具採購發票？

賣方/賣方向買方/客戶開具採購發票。

採購發票是收據嗎？

發票不是收據。 發票是在付款前開具的，作為請求商品或服務補償的一種方式。 付款後會發出收據作為交易證明。