什麼是經常性發票？ + 如何設置一個輕鬆賺錢

經營企業時面臨的最大挑戰之一是創建有效的支付系統。 發票之後通常是無休止的跟進電子郵件和給客戶的電話。 對於缺乏現金安全和大量資源的小企業來說，每一次延遲付款都可能令人擔憂。

如果有一種方法可以使整個發票流程自動化並以對雙方都有利的方式預先向公司收費，那會怎樣？ 這就是經常性發票發揮作用的地方。

它允許您創建一個系統，定期將發票發送給您的客戶。 這些通常以商定的金額與他們的信用卡相關聯，幫助雙方保持付款。

在本指南中，我們將了解定期發票的一些好處以及如何設置計費系統。 我們還將查看該系統是否適合您的業務。 讓我們潛入吧！

什麼是經常性發票？

定期發票是定期自動發送給您的客戶的發票。 這些包含相同的發票詳細信息，非常適合定期提供相同服務的公司。

它可以幫助您創建一個高效的系統，定期向您的客戶開具賬單，而無需繁瑣的提醒和手動發送發票。

通常使用定期發票的企業是租賃公司、基於訂閱的服務、營銷公司和顧問。 但是，它不僅限於這些行業。 任何對其服務幾乎沒有更改的公司都可以設置定期發票以簡化其計費流程。

需要更多客戶？

使用我們的免費書籍獲得更多的自由職業者工作： 30 天內 10 個新客戶。 在下面輸入您的電子郵件，這一切都是您的。

現在下載

例如，如果您擁有一家小型 SEO 代理機構，您可能會為您的客戶提供固定的營銷方案。 該軟件包可能每月都有標准定價。 您可以簡單地使用定期發票向您的客戶開具賬單，而不是每個月都用相同的詳細信息制定賬單。

在獲得客戶許可後，公司可以使用定期發票定期收取固定金額。 然後，費用將持續到合同終止日期或客戶決定更改計費流程時。

經常性發票通常是自動化的，並且依賴於軟件為您完成工作。 只需使用客戶的詳細信息設置模板，然後坐下來。 您可以選擇每月自動發送發票，也可以在一次性作業發送給客戶之前對其進行更改。

經常性發票與標準發票主要有兩個不同之處：

一、標準發票的明細因服務而異。 每張標準發票都是不同的，是在服務交付後開具的。

第二，經常性發票的大部分細節都是事先確定的，並且基於客戶歸零的包裹。 但是，標準發票的詳細信息在服務後填寫。 在某些情況下，客戶甚至可能要求修改發票。

定期發票是任何定期提供打包服務的小型企業的主要內容。 在下一節中，我們將了解使用此計費系統的一些好處。

使用定期發票的好處

定期發票可幫助您簡化會計流程。 讓我們來看看使用這個系統的一些好處。

1. 改善現金流

定期發票定期提供收入。 您的現金流每月都會穩定增長，以幫助您支付經常性收入導致的成本和費用。

了解將進入的金額也有助於您做出準確的現金流預測。 這並不是說經常性發票應該是您預測現金流量的唯一依據。 但是，它確實可以幫助您了解每個月可以存入多少錢。

一旦你計算出你每個月的收入，計劃開支也變得更容易管理。 有保證的月收入可以幫助您就在何處以及如何計劃開支做出明智的業務決策。

2.加快您的付款

小企業的最大障礙之一是按時付款。 經常性發票可以幫助您減少無休止的電子郵件和跟進。 由於大多數定期付款都是事先決定的，因此客戶可以更好地了解付款的到期時間，並且可以更好地計劃。

通過定期發送發票，您可以鼓勵付款程序。 當客戶知道他們應該何時付款時，這可能有助於他們更好地計劃付款時間表。

一旦建立了例行程序，錯過的付款可能會減少。 它可以幫助您避免尷尬的跟進並節省時間。 對於客戶來說，他們不必記住付款並避免滯納金。 雙贏！

除此之外，一些經常性發票還允許您鏈接到客戶的信用卡。 這樣做有助於使雙方的支付過程更加方便。

3. 節省時間

定期發票可通過兩種主要方式幫助您節省時間。 一，你花更少的時間追逐付款。 第二，它可以幫助您避免每月從頭開始創建發票。

無論您將賬單設置為自動發送還是修改草稿，都有助於避免重複工作。 它還可以幫助您為其他活動騰出資源。

雖然每月創建一張新發票並不費時，但它確實會佔用您的資源。 確實如此，尤其是對於資源有限的小型企業。 時間可以更好地用於營銷和銷售等其他功能。

4. 少犯錯誤

每次創建發票時，您都有犯錯的風險。 創建一個自動發票系統可以幫助您減少錯誤。

使用在線發票軟件創建發票模板、設置時間表並根據需要進行任何更改。 它可以幫助您創建一個幾乎沒有人為錯誤空間的自動化流程。

如果訂單發生更改，您可以查看任何更改，但主發票保持不變。 這意味著更少的錯誤和沒有更多的重複工作。

5. 改善客戶關係

在一段時間內，及時的發票和更少的付款跟進轉化為與您的客戶更好的關係。 跟進付款可能會很尷尬，尤其是對長期客戶而言。

設置定期發票可以幫助您和客戶更好地管理付款計劃。 通過將信用卡連接到您的支付系統，您可以放心付款。 它可以幫助您專注於可交付成果，而不是追逐付款。

它還可以幫助客戶將您視為他們擴展團隊的一部分，而不是臨時供應商。 通過定期開具發票，您往往會成為他們預算的一部分，並成為他們計劃過程的自然延伸。

6. 集成和多個網關選項

大多數計費軟件還允許您與其他系統集成，例如客戶關係管理平台、會計系統和支付網關。

這些使您可以全面了解每個客戶的記錄並提高透明度。 它使您的團隊能夠更好地了解客戶並促進協作。

定期計費軟件還允許您從多種付款方式中進行選擇。 如果一個網關出現故障，客戶總是可以選擇另一種支付方式。 它為他們提供了靈活性，並允許您防範一個支付系統中的任何故障和故障。

經常性設備的一致性和準確性可以幫助您創建一個順暢的付款計劃。 它對客戶和您都有好處，因為它可以節省時間並減少不必要的後續工作。

在下一節中，我們將了解如何為您的工作設置循環發票系統。

如何設置定期發票？

要設置定期發票，您首先需要在軟件中創建發票。 雖然具體步驟取決於您選擇的軟件，但基本內容保持不變。

讓我們以 FreshBooks 為例。 第一步是創建發票，然後可以將其轉換為經常性發票模板（下圖）。

要創建定期發票，請按照以下步驟操作：

1. 選擇日期

創建發票後，您需要設置發票的日期和頻率。 在定期計劃下，選擇將生成第一張發票的下一個簽發日期。

日期通常是月底或月初，具體取決於您的合同。 然後，鍵入您希望生成發票的頻率。 您可以選擇每年、每月或每週選項。 它還允許您設置自定義範圍，例如每六週一次。

然後設置您需要的發票數量。 這將取決於您的合同的長度和範圍，從無限（更多擴展合同）到 x 數量的發票（較小的項目）。

2. 插入統計好的作品

設置日期後，將要計費的工作添加給客戶。 在這裡，您可以添加與客戶相關的備註、滯納金或其他條款。

計費軟件還允許您自動添加與該特定客戶相關的所有工作和費用。 在設置定期發票時，單擊“添加行”按鈕，然後選擇“導入未開票的時間和費用”（下圖）。

在這裡，您可以從三個選項中進行選擇 - 所有未開票的時間和費用、僅未開票的時間或僅未開票的費用。 設置這些費用的期限，軟件將自動跟踪所有費用和生成發票的時間。

3. 包括應付總額

接下來，包括應付客戶的總額。 最終金額將包括給定期間跟踪的所有費用和時間。

在這裡，您還可以選擇添加任何額外費用或完成的工作。 賬單金額將出現在定期發票模板上，如上圖所示。

4.添加它適用的客戶端並設置為重複

要開始您的定期發票，請添加客戶。 在交付選項下，選擇“自動發送發票”或“創建草稿發票並手動發送”。 第二個選項是針對那些您可能需要在給定時間間隔內添加額外工作或花費在項目上的時間的發票。

將發票設置為經常性。 您可以輕鬆查看定期發票模板（如上圖所示）。

固定定期發票模板後，只需坐下來讓軟件處理它。 儘管大多數軟件程序都提供各種各樣的服務，但一些最佳實踐可以幫助您充分利用此計費系統。

在下一節中，我們將介紹一些在設計循環發票系統時要牢記的技巧。

經常性發票的最佳實踐

大多數重複使用的軟件已經制定了標準措施，可以幫助您創建有效的系統。 但是，何時計費以及如何最好地保護您的付款等某些方面可以幫助您創建一個密封的支付系統並創建一個透明的系統，這將使您和客戶都受益。

牢記一些提示，充分利用該軟件。 這些將幫助您進一步簡化計費周期。

1. 定時開具發票

公司有不同的付款週期——有些人更喜歡月初，而另一些人通常在月底向員工和供應商付款。 確保根據您所在地區的標準調整計費周期。

由於經常性發票都是關於建立健康的付款程序，因此圍繞其自然付款方案規劃您的付款將有助於您的業務。 客戶可能會將您視為他們內部付款的延伸。

2. 始終獲得定期計費的書面確認

定期發票使用客戶的信用卡信息和其他詳細信息。 除此之外，請確保您還獲得了客戶的書面同意，以便定期向他們收費。

雖然您的主要合同可能涵蓋計費期限，但就使用他們的財務信息達成書面協議是避免以後發生任何爭議的好方法。

它還應該提及您何時提取資金，多長時間以及商定的付款。

3. 將一次性工作納入合同

經常性發票通常用於捆綁包，但有時您也可能最終在給定月份為客戶完成一次性工作。

確保您在書面協議中包含此內容。 這裡有兩件事需要考慮。 一，您會使用相同的付款方式嗎？ 第二，一次性工作是否與訂閱服務一起計費。

定期發票是否適合您的業務？

無論您是電子商務平台還是軟件公司，定期發票系統都適合所有企業。 它可以說是最適合提供定期服務的公司。

這是自動化和加快支付流程並使您和客戶都受益的好方法。 它幫助他們計劃開支並建立客戶的付款時間表，幫助他們避免滯納金和其他費用。

以下是一些可以從循環計費系統中顯著受益的業務類型：

• 提供每月服務的公司，例如具有固定數量的帖子或內容目標的數字營銷機構。
• 提供軟件和機器維護等支持的月度維護公司。
• 提供每月培訓或學習研討會的企業。 這些通常是定期提供的固定數量的會話。
• 以許可費或月度計劃提供基於訂閱的服務或捆綁包的軟件公司。

定期發票最好的部分是它很靈活，可以根據您的需求進行定制。 例如，如果您有季節性業務或正在停止為客戶提供服務，只需暫停定期發票並在您回來時重新啟動。

無論您是自由職業者還是小型企業，定期計費系統都是建立健康支付習慣的好方法。 它不僅可以保護您的付款，還可以幫助您定期開具發票。 如果您想通知客戶他們的付款，很容易在發送定期發票的同時發送定期電子郵件。

結束時

定期計費系統是避免在付款後運行並創建健康的付款程序的好方法。 它可以幫助您節省時間、減少錯誤並為您的業務創造健康的現金流。

它可以幫助客戶計劃他們的費用，並且減少後續的付款電話，從而與您建立更好的工作關係。 由於系統需要對付款進行預授權，它還可以幫助您確保付款。

根據您的軟件，您可以創建發票計劃。 只需創建一個模板，讓軟件填寫詳細信息。 然後它會像發條一樣自動將賬單發送給您的客戶。

確保您獲得使用客戶財務詳細信息的書面許可。 圍繞付款週期規劃發票時間表也有助於創建有效的系統。 那你還在等什麼？ 立即設置您的系統！

繼續對話...

我們中有超過 10,000 人每天在我們的免費 Facebook 群組中進行對話，我們很樂意在那裡見到您。 加入我們！