如何在不粗魯的情況下要求客戶付款

不幸的是，自由職業者和個體企業家必須學習如何在不粗魯的情況下要求付款，因為未付發票在行業中很常見。 無論您提供的服務多麼好，總會有一位客戶考驗您的耐心。

這是有關如何專業地請求付款而又不失粗魯的綜合指南。 您會發現一些有關如何在付款到期之前和之後進行操作的提示。 您還可以訪問有用的電話和電子郵件腳本。

除了要求付款外，您還將了解如何處理您的客戶拒絕付款的情況。 最後，您將發現如何避免或至少盡量減少與非付費客戶合作的機會。

要求欠款有什麼不禮貌的？

延遲付款會帶來很多挫敗感。 它會影響現金流，並可能改變您整個業務的運營。

但是，在請求付款時，您永遠不應該讓挫折感佔上風。 首先，避免使用苛刻和不專業的詞語。 即使他們沒有按時付款，與客戶保持專業關係也很重要。

使用嚴厲的言語、威脅和指責只會疏遠客戶。

請記住，您的客戶可能會遇到財務問題。 因此，您最不想做的就是破壞與僅經歷暫時挫折的客戶的關係。

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你應該做的是保持禮貌。 是的，您可以直接、一致地要求您付款，而不會無禮。

如何在不粗魯的情況下要求付款的提示

大多數自由職業者和個體創業者認為爭取報酬是工作的一部分。 這就是這個問題的猖獗。 所以這裡有一些關於如何礼貌地要求付款的提示：

確認發票已送達

在發送多封電子郵件要求付款之前，請確保客戶收到您的發票。 如果您是擁有會計部門的小型企業，請與您的員工交談並確認發票已發送。

如果您是自由職業者，請查看您的記錄。 考慮投資發票應用程序或軟件，以確保您的發票始終按時發送。

發送付款請求

一旦您確認客戶收到您的發票，就可以要求付款了。 大多數企業更喜歡電子郵件，因為它們更專業。

如果您開始在線業務並且您唯一的溝通方式是電子郵件和電話，那麼請堅持使用相同的渠道。 另一方面，如果您也通過 SMS 消息與客戶溝通，那麼通過 SMS 要求付款也沒有什麼壞處。 只需確保您保留了消息的記錄。

無論您選擇哪種渠道，請確保在整個信息中保持禮貌。 這裡有幾件事要記住：

友善點

你的信息語氣應該是友好和專業的。 您還應該向客戶提及您期待一起做更多項目。

直接

您的請求需要盡可能直接，但不要過於咄咄逼人。

創建一個簡短而直接的消息。 如果您有任何其他事項需要與客戶討論，請安排其他時間。

附上發票

每次請求付款時，最好附上發票。 這使客戶更容易看到您在談論什麼付款以及他們欠您多少錢。

考慮這個例子：

嗨[客戶名稱]

我希望一切都好。 這只是一個提示，發票[INVOICE NUMBER] ，總額為 $ [AMOUNT] ，將從現在起 7 天后到期。 我已附上發票副本供您參考。

如果您對發票或付款方式有任何疑問，請告訴我。

謝謝您， [客戶姓名] ！

最好的祝福，

[你的名字]

電子郵件腳本勾選所有框。 它非常直接，幾乎沒有分散注意力的空間。 語氣也很溫暖友好。

跟進付款

當到期日臨近，而客戶尚未付款時，跟進是必不可少的。 後續電子郵件需要在保持專業的同時傳達一種緊迫感。

您可以使用後續電子郵件提醒客戶約定的付款條件。 例如，如果您有罰款，請提醒客戶該費用及其生效日期。

遲到後如何要求付款而不失禮貌

你做了無數次跟進，已經過了截止日期； 怎麼辦？ 正是在這一點上，大多數人開始失去冷靜。

不要讓這種情況發生。

首先發送另一封付款提醒電子郵件，這一次強調付款已經到期。 如果您有罰款，這也是提及罰款的最佳時機。

嗨[客戶名稱]

我希望你今天過得愉快。 這是一個快速提醒，發票[INVOICE NUMBER]應在兩週前到期。 請注意，從[DATE]開始，將根據付款條款收取每月 3%的滯納金。

請盡快結清發票，以免滯納金。

如果您在處理付款時遇到問題，我很樂意為您提供幫助。

謝謝。 親切的問候，

[你的名字]

如果客戶沒有回復電子郵件，請撥打電話。 一個電話是超級直接的，而且它可以阻止客戶躲在電腦後面。

在通話中，首先介紹自己。 告訴他們你的名字和你從事的項目。 它也有助於指出日期。

接下來，簡要提及您製作的後續電子郵件。

不要指責客戶忽略了您的電子郵件。 取而代之的是，使用類似“我相信您錯過了我對我們所從事項目的付款請求”之類的內容。 它更加友好，並且同樣有效地傳遞信息。

這是一個很好的電話腳本示例：

嗨[客戶姓名] 。 這是[你的名字] 。 我們就 [WHEN YOU COLLABORATED] 就[ PROJECT NAME]進行了合作。 我已經發送了幾封關於項目付款的電子郵件，但我相信你錯過了。 我在與您交流時使用了以下電子郵件地址； [您的電子郵件地址] 。

在電話中保持專業和友好將幫助您在不破壞關係的情況下獲得積極的結果。 完成通話後，發送另一封電子郵件。

參考您剛剛打過的電話，並再次發送帶有付款詳細信息的發票。

如何在不粗魯的情況下要求付款的模板

一般來說，您需要兩種類型的模板。 第一個是在截止日期之前發送的電子郵件提醒。 其他模板用於截止日期後的跟進。

以下是您可以使用的一些腳本：

模板 1

在截止日期前一周使用此模板。

嗨[客戶姓名] ，

我希望你有一個美好的一天。 這只是一個簡短的提醒，即[PROJECT NAME]的付款將從現在起一周後[DUE DATE]到期。

請找到隨附的發票供您參考。

如果您有任何問題，請隨時與我們聯繫。

謝謝。 親切的問候，

[你的名字]

模板 2

如果是到期日而客戶尚未付款，請再次發送付款提醒。 這是您可以使用的電子郵件腳本。

嗨[客戶姓名] ，

我希望那裡一切都好。 我真的很喜歡在[PROJECT NAME]上與您合作。

這是為了提醒您[INVOICE NUMBER]的發票將於今天到期。 您可以通過發票上突出顯示的任何方法進行付款。

為了您的方便，我還附上了發票的副本。

如果您有任何其他問題，請與我們聯繫。

你， [客戶名稱] 。

親切的問候，

[你的名字]

模板 3

如果客戶在截止日期後幾天沒有付款，那麼是時候在您的電子郵件中營造一種緊迫感了。 這是一種方法：

嗨[客戶姓名] 。

我希望你一切都好。 這是一個提醒，發票[INVOICE NUMBER]的付款應在[DATE]到期。

請盡快結清付款。

謝謝，

[你的名字]

模板 4：截止日期後一周

從這一點開始，你需要堅定。 所以指出付款逾期。

嗨[客戶姓名] ，

我希望一切都好。 根據我的記錄，我還沒有收到發票[INVOICE NUMBER]的付款。 請注意，付款是一周前到期的。

請盡快匯款，

為了您的方便，我附上了發票，上面有應付金額和付款方式。

謝謝你。 親切的問候，

[你的名字]

模板 5：到期日後一個月

是時候變得更嚴肅了。 提及您的逾期罰款，如果費用已經生效，請向客戶提供更新的發票。 這是給你的腳本：

嗨[客戶姓名] ，

我希望你很好。 根據我的記錄，發票[INVOICE NUMBER]的付款現已逾期 1 個月。 添加了[PENALTY FEE]的滯納金罰款。 這帶來了[REVISED AMOUNT]的總金額。

請讓我知道何時付款。 如果您有任何問題，我隨時待命。

謝謝你。 親切的問候，

[你的名字] 。

模板 6：短信腳本

如果您想通過 SMS 請求付款，可以使用以下腳本。

嗨， [客戶姓名] 。 這裡是[你的名字] 。 我在[PROJECT NAME]上與您合作。 我只是想就該項目的逾期付款與您聯繫。 這是個好時機嗎？

模板 7：電話腳本

如果您想撥打電話，請考慮使用此腳本。

你好， [客戶姓名] 。 這裡是[你的名字] 。 我在[PROJECT NAME]上與您合作。 我發送了幾封關於該項目付款的電子郵件。 我想你可能錯過了他們。

既然我給你打電話了，很高興討論項目的付款。 目前，我欠[AMOUNT]的款項。 這自[DATE]以來一直很出色。 您在付款時遇到問題嗎？

我能做些什麼來幫助促成這筆付款嗎？

您的目標是獲得確認的付款日期，以及一些明確的後續步驟。 這有助於設定期望。 如果您打算在以後提起法律訴訟，您可以選擇錄製此電話。

假設你做了這一切，而客戶沒有付款； 下一步你要怎麼做？

按時獲得報酬的提示

與不付費的客戶打交道會讓人情緒低落。 更不用說它不必要地昂貴，並且會削弱您的業務。

可悲的是，沒有萬無一失的方法可以完全避免非付費客戶。 但是，幾個步驟可以最大限度地降低與有問題的客戶合作的風險。 這是您可以執行的操作：

對客戶進行深入研究

通過對每個新客戶進行背景調查來避免大多數非付費問題。 上網並蒐索客戶的公司或名稱。 如果這是一家大企業，請查看他們在商業改善局上的評級。

您還可以使用您的網絡來獲取有關客戶端的更多詳細信息。

在研究過程中你應該尋找什麼？

首先，檢查是否有任何延遲或不付款的投訴。 其次，注意任何可能暗示客戶正在經歷財務困難的細節。

請注意，僅僅因為客戶多次抱怨延遲付款並不意味著您應該避免它們。 該研究僅用於風險評估。 因此，您還需要問自己願意承擔多少風險。

其次，有沒有辦法降低風險？

創建法律合同

簽訂法律合同將有助於確保您獲得報酬。 不要以為客戶的業務太大而不能按時付款。 獲得書面協議。

法律合同使您的協議正式化並清除了一些關鍵細節。 如果有書面合同，解決發票糾紛和其他問題也容易得多。

合同應包含以下詳細信息：

• 合同工作的詳細信息——它應該顯示你應該做的工作類型。
• 付款期限——開票後預計何時付款？ 確保這些信息包含在合同中。
• 付款方式——將使用什麼付款方式？
• 截止日期 - 付款的確切到期日期是什麼時候？
• 滯納金——如果您有滯納金政策，請將其包含在合同中。

添加適用於您的特定業務模型的任何其他詳細信息。 例如，如果您有付款時間表，請包含該信息。

提供靈活的付款方式

您可以通過靈活的付款方式避免一些不付款的問題。

假設您正在從事一個價值 20,000 美元的項目。 與其在完成時要求全額付款，不如將其分解為分期付款。 例如，每月付款。

您還可以使用項目里程碑。 例如，您可以同意在項目完成 30% 後接收第一期付款。 等等。

該方法減輕了客戶的負擔，使他們更容易跟上付款的步伐。 它還確保為您提供穩定的現金流。 里程碑模型降低了您的風險並增加了獲得報酬的機會。

考慮要求押金

考慮在開始項目之前要求押金。 如果客戶毫無問題地支付押金，這總是一個好兆頭。 存款可以降低風險。 如果他們被證明是有問題的，至少你不會追逐 100% 的付款。

如果您不能要求存款，請考慮靈活的分期付款模式。

引入遲到的懲罰

最後，您可以使用延遲罰款來促使客戶按時清算發票。

如果您有延遲罰款政策，請提前與您的客戶溝通。 您還應該在後續付款請求電子郵件中提及它。

最後的想法

在本文中，我們涵蓋了四個主要主題。 首先，你學會瞭如何在不粗魯的情況下要求付款。 我向您介紹瞭如何在到期日之前和之後請求付款的提示。

在這兩種情況下，我都強調了保持冷靜和友善的重要性。 該策略可幫助您在與客戶保持工作關係的同時獲得欠款。

接下來，我為您提供了有關如何通過電話和電子郵件請求付款的模板。 隨意使用這些模板並根據需要進行調整。

然後我們研究瞭如果客戶不按時付款，您可以做些什麼。 這里基本上有三個選項。 聘請催收機構，在小額索賠法庭提起訴訟，或減少損失並放棄客戶。

最後，我們討論了您可以採取哪些不同的方式來避免不付費的客戶。 我分享了六個非常容易實施的可行技巧。 有了所有這些信息，我相信您會更好地向客戶請求付款。

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