自己為小型企業運行工資單

已發表: 2020-12-28

您的業務正在增長，激動人心的時刻即將到來。當您僱用人員時，您需要建立一個支付他們工資的系統。您需要自己了解運行工資單的來龍去脈。成長中的企業通常擁有比現金更多的能力。因此，他們往往不得不採取艱難的路線，自己做這一切。這包括設計和實施工資系統。

為什麼需要薪資系統

您需要一個最明顯的原因是建立一個系統來支付您的員工。還有更大的原因，例如降低風險和改善業務運營。如果您沒有適當的系統，則每次需要支付工資時，您將有大量的設置和緩衝時間。

如何為小型企業運行工資單

作為一家小型企業，您可以通過以下選項來運行工資單：

使用工資單軟件——工資單軟件可以打包購買，也可以通過雲訪問。他們為您完成計算工資和扣除額、生成工資單、生成納稅申報表和維護工資記錄等繁重工作。
企業主的責任通常僅限於審查和批准工資單。工資單軟件大大簡化了企業主自己處理工資單的過程。
將工資單外包給會計師——如果您不想學習如何為您的小企業做工資單，您可以將工作外包給服務提供商的會計師。會計師通常接受過處理工資單的培訓，但成本可能很高，通常高於工資單軟件。這裡的好處是有一個人機界面來回答你的問題，而他們接管了這個過程。
聘請內部會計師- 如果您想在內部運行工資單，您也可以聘請會計師或將工資單委託給有能力的員工。您可以培訓管理人員來接管您的流程。
自己動手——如果你有更多的時間而不是金錢，你可能會發現這是一個選擇。讓我們進一步討論這個選項。

如何自己運行工資單

自己動手的選擇最受小企業主的青睞，至少在他們旅程的一開始是這樣。小企業主可能會感到沮喪，但從長遠來看，在僱用之前了解工資單流程會讓他們受益。事實上，小階段是學習的最佳時機，因為當你僱傭更多員工時，它會變得更加困難。

自己做工資單的最大好處是您可以保留對流程的控制權。您有能力在錯誤發生時審查和糾正錯誤，而無需太多來回。當您的服務提供商犯錯時，您也不必經歷不愉快的意外。

但是，自己動手的工資單的缺點是設置所需的時間，以及處理每個支付週期所需的重複時間。此外，沒有多少企業主了解稅收制度以及訓練有素的會計師。當出現稅務問題並需要聯繫外部會計師時，他們通常會不知所措。

為小型企業運行工資單的先決條件

擁有多名員工的小型企業可能會從外包工資單中受益。但是，如果您只有幾名員工並打算讓您的企業保持小規模，那麼您最好自己管理工資單，因為這樣會更具成本效益。

在你甚至開始面試人之前，有一些事情需要設置為如何自己做工資單的新雇主：

獲取雇主識別號 (EIN) – 作為運行工資單的雇主，您需要向 IRS 註冊 EIN。這是 IRS 用來跟踪您的工資稅和合規性的數字。獲得 EIN 是免費的，可以在 IRS 網站上輕鬆申請。
註冊電子聯邦納稅系統 (EFTPS) – 運行工資單的一個重要組成部分是按時更新工資稅。 EFTPS 是一項免費的政府服務，可幫助您通過計算機支付聯邦工資稅和失業稅。
註冊為雇主- 在您進行工資單之前，需要滿足特定於州的商業註冊要求。每個州都有不同的註冊程序，因此請務必查看這些程序。
學習聯邦和州的勞動法——在你自己發工資之前，熟悉相關的勞動法是很重要的。其中許多法律與您處理工資單、最低工資、加班計算、預扣稅要求以及員工工資單中包含的信息的頻率有關。
準備員工文書工作- 當您僱用新員工時，他們需要完成一些強制性的員工文書工作。文書工作將為您提供為您的小型企業支付工資所需的詳細信息。招聘新員工需要填寫的最重要的表格包括：
- 表格 W-4 – 表格 W-4 由員工填寫，讓雇主知道根據受撫養人、申請狀態、稅收減免等，他們的付款需要預扣多少稅款。員工當時可能最終繳納更多稅款如果他們沒有及時或正確地填寫 W-4，他們將無法提交納稅申報表。
- I-9 就業資格驗證表 - 填寫 I-9 表以確認員工的身份和在美國工作的合法授權。該表格是美國公民和移民服務局要求和強制要求的。
- 州預扣稅表——許多州允許單獨使用 W-4 表，但有些州可能有特定的預扣稅要求，需要新員工披露。
- 直接存款授權表——如果您計劃進行直接存款，此表允許您直接向員工的銀行賬戶付款。
選擇一個支付期——您必須決定多久支付一次您的員工。您可以選擇每週、每兩週、每半週或每月。您需要仔細考慮允許您收集付款所需資金的期限。但是，它也不應該讓您的員工在不合理的長時間內無償支付。一些州要求小時工每週獲得報酬，因此請確保您研究您所在州對工資表的要求。

有效運行工資單的流程

員工期望及時準確地發放薪水。中斷和錯誤可能會阻礙您的業務運營。在我們開始討論如何計算工資單之前，有一些基本的基礎知識需要牢記：

了解不同類型的工資——總工資是指員工在扣除前收到的金額。獎金是指在員工正常工資之外收到的任何額外付款，通常與高績效有關。淨工資是指員工扣除後的實得工資。區分這些不同的類型很重要，這樣您就不會犯任何工資單錯誤。
了解每位員工的實際工作時間——為了準確地運行工資單，需要對員工進行適當的監控。跟踪員工工作時間的最簡單方法是通過電子表格。但是，這可能會耗費一些時間，並且可能需要您過度參與，尤其是在有多名員工的情況下。選擇與工資單流程集成的可靠時間跟踪軟件可能是關鍵，因為手動方法可能會導致差異。

運行工資單的步驟

為了運行工資單，需要執行幾個步驟：

計算工資總額——要計算小時工的工資總額，只需將員工的小時工資乘以他們在工資期內工作的小時數。對於受薪員工，只需將他們的年薪除以一年中的支付期數即可獲得每月支付給他們的金額。總工資包括獎金、小費、佣金、病假和休假以及加班費。
計算稅前扣除- 稅前扣除由員工自願扣除，包括退休金、健康福利、殘疾保險和通勤津貼。這些扣除額是從員工的稅前總工資中扣除的，但要檢查它們是否需要納稅。一些員工福利是免稅的。

聯邦稅、社會保障、地方稅和醫療保險也構成從員工工資中扣除的稅前扣除的一部分。

聯邦所得稅和其他工資稅

計算聯邦預扣稅 –有兩種主要類型的聯邦稅需要預扣，即 FICA 工資稅和聯邦所得稅 (FIT)。 FICA 工資稅由雇主和僱員分擔，並用於僱員的社會保障和醫療保險。雇主有責任向政府支付 FICA 稅，並在工資單中顯示扣除額。 FIT 是根據工資等級或百分比計算的，具體取決於員工的收入。截至 2020 年，如何計算也取決於員工提交的 W-4。
計算州預扣稅–根據您所在州的地方稅法，您可能需要從員工的薪水中預扣一些州稅。
計算工資扣押– 工資扣押是指員工沒有發言權的其他扣減，它們是強制性從薪水中扣除的。這方面的一些例子是未付醫療費、未付子女撫養費、拖欠學生貸款和未付稅款。如果您的員工有工資扣押，政府通常會通知您。

進行員工付款和支付期限

計算出每位員工的淨工資後，就該支付款項了。聯邦法律通常不要求雇主提供工資單，但是，可能有一些特定於州的要求。

薪水單

如果您所在的州沒有工資單要求，則無需提供工資單。如果您和您的員工同意，您可以這樣做。在大多數州，您向員工提供電子或實物工資單。只要員工有一種簡單的打印或訪問方式，這兩種方法都可以工作。

有些州屬於選擇加入或選擇退出的狀態。在選擇退出的州，雇主必須向選擇退出電子工資單的員工提供紙質工資單。在選擇加入的州，除非員工特別選擇電子表格，否則雇主會提供紙質存根。

自動化系統可以幫助節省運行工資單的時間，尤其是在您擁有多名員工的情況下。更不用說，它通常還針對系統中內置的許多聯邦法律進行配置。這可以減少從頭開始設置系統的許多複雜性。

工資記錄

當您學習如何自己處理工資單時，維護全面且有條理的工資單記錄至關重要。跟踪您支付給員工的金額很重要，以防淨工資與他們期望收到的工資之間存在差異。如果您需要與 IRS 聯絡，記錄也很方便。

記錄保存對於支付工資稅變得非常重要。計算總工資、扣除額和淨工資的電子支付方法通常會生成自動記錄，然後可以將這些記錄存儲在某種形式的雲存儲中。

紙質支票和郵寄支票將要求您保留某種形式的分類賬或記錄。雖然每個員工可能只需要幾分鐘，但這些分鐘對於許多員工來說可能是一項長時間的鍛煉。

聯邦雇主稅

作為雇主，您有責任支付兩種聯邦稅：FICA 工資稅和聯邦失業或 FUTA 工資稅。

雇主支付 FICA 工資稅的一半，而僱員支付另一半。 FICA 工資稅包括社會保障和醫療保險。雇主的責任僅適用於社會保障。 Medicare 完全由僱員承擔。

FUTA 工資稅用於聯邦失業保險。它適用於僱員工資的百分比上限。除了這塊板，雇主不再需要支付 FUTA 稅。按時繳納州就業稅可能使您有權獲得抵免或回扣，因此請務必檢查按時繳納的好處。

計算完應繳稅款後，您必須將其支付給政府。如果您不需要立即這樣做，最好將其轉移到一個單獨的帳戶以保留，直到您需要支付為止。

季度和年度稅表

自己管理工資單的最後一步是開發並建立一個系統，讓您的企業定期按時提交這些回報。讓我們更深入地討論這些稅表：

表格 941 - 表格 941，雇主的季度納稅申報表，要求雇主每季度填寫一次。該表格向美國國稅局提供了雇主從員工薪水中預扣了多少稅款以及本季度支付了多少雇主稅款。大多數雇主都必須在下個季度的月底之前提交 941 表格。如果雇主在整個季度按時在線支付了所有工資稅，則該雇主將獲得額外 10 天的時間來提交表格。
擁有季節性僱員、農場僱員、家庭僱員和某些被通知人的企業免於提交 941 表格的要求。
表格 940 – 表格 940，雇主的年度聯邦失業稅申報表，要求雇主每年填寫。如果雇主滿足以下兩個條件之一，則必須提交報稅表：
- 雇主在當年支付了至少 1,500 美元的工資，或
- 雇主讓任何僱員在一年中工作 20 週或以上，無論這 20 周是否連續。
表格 940 應在每年的 1 月 31^日提交，但所有在該年度按時繳納 FUTA 稅款的員工可額外獲得 10 天的時間。
表格 W-2 – 表格 W-2 是針對每位員工提交的年度表格。它披露了員工的工資、扣除額和預扣稅款。每年 1 月 31^日前提交。
表格 W-2 的副本將發送給員工、社會保障局以及城市或州的稅務部門。
州稅表——您可能還需要向州稅務部門提交季度或年度稅表。請與相應的當地部門聯繫以獲取詳細信息。

選擇適合您的選項

自己為您的小型企業運行工資單將使您對自己的能力充滿信心，並讓您對自己的企業有一種主人翁感。人們常說，企業主身兼數職。其中一頂帽子通常類似於會計師。作為企業主，您經常不得不親自動手。但別擔心，你完全有能力這樣做。

歸根結底，請查看最適合您的選項。在您對管理工資單的過程有所了解後，您可以選擇將其外包給服務提供商或投資軟件。我們已經為您提供了每個選項的優缺點，以及如何自己進行工資單的路線圖。您知道什麼最適合您，因此請選擇適合您的選項。