Salesforce Sharepoint 整合 – 優勢、流程與挑戰

在企業營運的快節奏商業世界中，多種自我補充的技術和平台的整合不再是一種趨勢，而是一種必然。 本文詳細介紹了在兩個科技巨頭 Salesforce 和 SharePoint 之間建立協同效應的細微差別。 透過將 SharePoint 強大的文件管理功能與 Salesforce 的客戶關係管理結合，企業可以進一步實現大規模協作和生產力水準。

如果您打算建立 Salesforce SharePoint 集成，但不確定它將為該流程帶來的好處以及流程中可能出現的挑戰，您的問題將在此處得到解答。

[另請閱讀：Salesforce 整合解決方案 – 主要優勢、功能和方法]

SharePoint 與 Salesforce 整合是否有必要？

雖然 Salesforce 確實提供文件上傳和維護功能，但它並非沒有限制。 為了在這個問題開始影響生產力之前解決這個問題，公司開始尋找基於文件的協作系統（例如 SharePoint）來儲存文件並管理公司範圍內的協作。

但這種整合真的有必要嗎？ 好吧，當您將流程限制在 Salesforce 時，會發生以下情況。

1. 文件大小 – Salesforce 提供兩個上傳文件的選項 – “附件”允許上傳高達 25 MB 的數據，“文件”允許上傳高達 2 GB 的數據。 由於平台的多租戶架構，任何大於此資料大小的資料分配和文件管理都會直接增加儲存成本並隨著時間的推移阻礙系統效能。
2. 文件可存取性和隱私 –只能透過公用 URL 與非 Salesforce 使用者共用 Salesforce 文件。 然而，由於該文件是公開共享的，因此存在 GDPR 合規性和其他資料安全法的問題。 解決方案是為非 Salesforce 用戶獲取額外的許可證——這可能是一件昂貴的事情。
3. 即時同步 –使用者本機磁碟機中所做的變更不會自動與 Salesforce 檔案同步，反之亦然。 用戶唯一的選擇是上傳/下載，然後用新版本取代檔案。

雖然在這種情況下，SharePoint 甚至不在圖中，但可能會出現另一個事件，即企業同時使用 Salesforce 和 SharePoint，但它們沒有整合。 以下是與該方法相關的問題。

1. 有缺陷的流程 –由於供應商、客戶和合作夥伴的合約都圍繞著相同的審批流程進行，因此它們往往會在 SharePoint 等同一個工作流程管理解決方案中實現自動化。 現在，在合約審批方面，Salesforce 使用者必須從 CRM 轉向 SharePoint，反之亦然。
2. 團隊協作出現問題 –雖然客戶記錄儲存在 Salesforce 上，但他們的協作同時發生在 SharePoint 和 Salesforce 上。 因此，Salesforce 使用者往往會浪費時間在系統之間切換以與團隊保持聯繫。
3. 文件重複 – Salesforce 與 SharePoint 缺乏整合帶來的另一個挑戰是，銷售團隊通常必須從 SharePoint 下載文檔，然後在每次與團隊或客戶共用文件時將其上傳到 Salesforce。 此過程通常會導致兩個系統中的文件重複，從而導致文件版本混亂。
4. 內容遺棄 –銷售團隊可以在 Salesforce 中複製 SharePoint 文件的鏈接，但他們無法在 Salesforce Global 搜尋中預覽它們，甚至無法在 Salesforce Global 搜尋中找到它們。 結果，可能對客戶溝通有價值的內容被埋藏在 SharePoint 庫中。

現在我們已經研究了不進行 SharePoint 和 Salesforce 整合的副作用，讓我們在進行整合步驟之前研究一下建立 SharePoint 和 Salesforce 整合的明顯好處。

SharePoint 和 Salesforce 整合有哪些主要優勢？

與 Salesforce 整合的 SharePoint 文件管理系統為希望改善服務和銷售團隊之間的協作，同時有效管理資料處理的企業帶來了巨大的好處。 Salesforce 作為 CRM 和 SharePoint 作為文件管理和文件儲存平台的組合功能完美互補。

改善團隊協作

SharePoint 和 Salesforce 整合不僅可以改善銷售和服務團隊之間的協作，還可以改善行銷和法律等其他領域之間的協作。 讓我們透過範例來看看這一點。

場景 1 –想像一位銷售主管和內容撰寫者的任務是創建客戶提案。 借助 SharePoint 與 Salesforce 集成，銷售主管對作者文件所做的更改將即時反映給所有團隊成員（具有文件存取權限）。 這將確保每個人都在同一頁上，並降低​​版本控制的風險。

場景 2 –法律團隊審查並批准儲存在 SharePoint 中的合同，之後銷售主管可以立即在 Salesforce 中查看這些變更。 這可以幫助銷售團隊在與客戶分享重要更新時了解最新情況。

文件安全

Salesforce SharePoint 整合使企業能夠存取SharePoint 強大的安全功能，例如團隊、角色和權限級別，這有助於他們遵守HIPAA 和GDPR 等合規性法律。該平台還附帶另一個功能，可為特定文件設定過期日期，這樣，第三方供應商將無法在過期日期後存取該文件。

分析和報告

SharePoint Salesforce 整合可確保輕鬆的分析和報告功能，因為可以組合兩個平台的資料來深入了解銷售績效、文件使用情況和客戶互動。 例如，借助 SharePoint Online 報告和審核工具，團隊可以分析銷售流程中經常存取的文檔，從而深入了解對交易完成或客戶問題解決影響最大的資源。

[另請閱讀：企業資料科學與分析完整指南]

更好的負載平衡

Salesforce 與 SharePoint 整合的主要優勢之一在於負載平衡的改進。 單獨使用這兩個平台會為系統帶來很大的負載，從而導致停機時間增加和效能下降。 然而，它們的整合可以在兩個平台之間共享資料和文件，從而實現更好的負載平衡，並且由於重複和多個副本維護而實現零資源浪費。

這四項只是與 Salesforce 和 SharePoint 整合相關的進階優勢。 在更日常的流程和工作流程層面上，其他一些優勢也逐漸顯現出來，例如外部共享控制、更好的資料管理、提高的生產力和可擴展性。

然而，在您的組織中見證這些優勢的可能性完全取決於您執行 Salesforce SharePoint 整合的情況。 在進入該部分之前，讓我們簡要介紹一下可確保過程成功的四個指導原則。

SharePoint Salesforce 整合的指導原則

在當今的數位經濟中，成功的整合對於建立有效且有效率的組織起著非常重要的作用。 確保您的公司能夠實現這一目標需要您遵循一些指導原則。

1. 資料駐留－應確保資料位於其預先指定的地理邊界內：資料建立的位置、存取的位置以及儲存的位置。 當您必須遵守隱私和資料儲存方面的合規性時，這一點變得更加重要。
2. 安全性 –您的 SharePoint Salesforce 整合應將安全性視為首要任務。 雖然這兩個平台都具有強大的安全演算法，但您應該注意文件可存取權限及其使用情況追蹤。 [另請閱讀：雲端應用程式安全：保護雲端中的資料]
3. 資料架構－您使用的資料應該進行邏輯組織和結構化，以充分利用整合過程。 這通常包括在 Salesforce 和 SharePoint 上標記、分類和連結相關資料點。
4. 資料共享－資料組織和儲存後，下一步是規劃它們的存取和分發。 為了解決這個問題，SharePoint 提供了一系列功能，例如在文件中新增到期日、用於檢視和追蹤文件訪客的儀表板等。

現在討論了 Salesforce SharePoint 整合原則，讓我們深入了解如何連接這兩個平台的流程以及是否有任何需要準備的限制。

SharePoint 與 Salesforce 整合的逐步說明

當您開始 Salesforce 到 SharePoint 整合的過程時，您通常會得到三個選項 - 使用 Files Connect、製作自訂整合工具以及使用第三方平台連接兩個平台。

讓我們在這裡探討所有三個選項。

Salesforce Files 連線 SharePoint 方法

1. 開啟 Salesforce AppExchange 並搜尋「Files Connect」。 接下來，點擊“立即取得”按鈕開始安裝。
2. 安裝後，您現在必須透過進入 Salesforce 設定選單中的「權限集」部分並選擇「檔案連線」來授予權限。 從這裡，您可以指派必要的使用者權限，例如查看、編輯和刪除檔案的能力。
3. 接下來，透過導覽至「身份驗證提供者」並選擇「檔案連線」來建立身份驗證提供者。 從這裡，您可以建立和管理所需的設置，例如身份驗證類型和授予存取權限的使用者。
4. 之後，您必須設定 SharePoint 帳戶。 進入“SharePoint”部分，然後選擇“文件連線”。 現在您可以輸入必要的信息，例如登入憑證和 SharePoint URL。
5. 現在是時候配置開發的應用程式了。 為此，請前往 Salesforce 設定選單的「開發」部分，然後選擇「檔案連線」。 現在，您可以從這裡配置所需的設置，例如整合類型和將在系統之間共享的資料。
6. Salesforce 到 Sharepoint 整合的下一個關鍵步驟是設定 Salesforce Files Connect 工具。 進入 Salesforce 選單中的「設定」部分，然後前往「Files Connect」。 現在，您可以設定整合類型和將在系統之間共用的資料等設定。
7. Salesforce SharePoint 整合的最後一步是在兩個平台之間建立連結。 若要確定這一點，請前往 Salesforce 設定選單中的「外部資料來源」部分，然後前往「Files Connect」。 此時，您可以輕鬆配置整合類型和將在系統之間共享的資料等設定。

雖然這是Salesforce 和SharePoint 整合應用程式最廣泛的形式，但Files Connect 也存在一些令人擔憂的限制，例如外部系統支援受限、沒有上傳選項、沒有權限控制、外部共享的複雜性、延遲、搜尋限制等。

第三方 Salesforce 到 SharePoint 整合應用程式

多個第三方連接器旨在解決 Files Connect 限制。 讓我們來看看 Files Connect 與它們之間比較的表格視圖。

自訂 SharePoint Salesforce 整合工具

企業在執行 Salesforce 和 SharePoint 線上整合時通常選擇的最後一個選項是建立自訂工具。 與 Appinventiv 這樣的軟體開發服務供應商合作可以為您提供自訂整合所需的技能，從而解決 Files Connect 和第三方軟體的各種複雜性和限制。

現在您已經了解了在規劃 SharePoint 與 Salesforce 整合時通常會遇到的三個選項，我們希望幫助您做好應對可能出現的一些常見挑戰的準備，無論您選擇哪種整合模型。

SharePoint Salesforce 整合中常見的挑戰以及克服這些挑戰的方法

對於許多缺乏組合這兩個大型平台技術細節的企業來說，將 SharePoint 與 Salesforce 整合可能是一個複雜的過程。

資料遷移

將資料從 Salesforce 遷移到 SharePoint（反之亦然）可能是一項極其複雜且耗時的任務，因為企業必須確保其資料已正確格式化、組織和遷移，沒有任何重複或正確性錯誤。 為了解決這個問題，他們可以利用第三方資料遷移工具，甚至聘請專門的資料遷移服務來幫助解決這個問題。

資料安全

確保敏感資料受到徹底保護且存取僅限於授權使用者是 Salesforce SharePoint 成功整合的關鍵。 我們建議透過套用防火牆、加密和存取控制等安全功能來解決此問題。

客製化

當您採用 Files Connect 路線時，自訂整合及其結果非常困難。 缺乏這一點導致企業要么採用第三方解決方案，要么與有助於建立客製化整合工具的軟體開發公司合作。

至此，我們研究了 Salesforce SharePoint 整合的所有不同面向。 為了快速總結，我們討論了 Salesforce 文件管理功能如何單獨無法滿足不斷增長的業務的需求以及原因。 接下來，我們研究了集成的一些主要優勢、將兩者結合時可以選擇的詳細信息，以及最後可能遇到的挑戰。

Appinventiv 如何幫助 Salesforce Sharepoint 整合？

在 Appinventiv，我們了解每個業務成長團隊都在尋找一種提高生產力和以結果為導向的解決方案 - 這是 Salesforce 和 SharePoint 整合所承諾的。 但即使在這種整合中，一些明顯的限制也可以透過使用自訂解決方案來解決。 這就是我們的專業知識發揮作用的地方。

我們擁有技術知識和商業意識，可以理解您因缺乏整合而面臨的基本日常問題，並且擁有技術解決方案，不僅可以解決這些問題，甚至還可以建立兩個平台的功能。

立即與我們的整合專家聯繫，找到一個客製化的、更有效的整合解決方案來結合這兩個強大的商業軟體。

常見問題解答

Q：Salesforce 與 SharePoint 類似嗎？

答：雖然Salesforce有一些文件管理功能，但本質上它是一個CRM平台。 另一方面，SharePoint的主要賣點是它是一個文件管理和儲存系統。

Q：Salesforce SharePoint 整合有什麼好處？

答： Salesforce 和 SharePoint 的整合有許多好處。 以下是最重要的：

• 改善團隊協作
• 文件安全
• 分析和報告
• 更好的負載平衡
• 外部共享控制
• 更好的數據管理
• 提高生產力
• 更高的可擴展性等等。

Q：Files Connect 是連接兩個平台的唯一選項嗎？

答：雖然 Files Connect 是最常用的整合方法，但它並不是唯一的方法。 您也可以使用第三方整合工具或建立具有整合功能的自訂平台。