小型企業 AI 在工作場所具有重大意義

多年來，小型企業無法使用人工智能 (AI)。 該技術太新了，一般人都買不起，而且它的局限性仍在確定中。 因此，大多數公司都不熟悉它在提高小企業運營效率方面的影響和潛力。

我預計 2023 年將扭轉這一趨勢，鞏固 AI 作為小型企業 SaaS 領域中流砥柱的地位。 許多因素都會產生影響，但主要驅動因素將基本保持不變：人工智能進入主流，自動包含在組織範圍的軟件中。 我們已經在辦公應用程序中看到了這一點——包括聊天、電子郵件、文件共享和其他協作、以員工體驗為中心的小型企業軟件的程序套件。

在 Zoho，我們提供了一套名為 Workplace 的綜合應用程序套件，但大多數小型企業 SaaS 供應商的產品中至少有一個這樣的應用程序。

辦公應用程序中的人工智能仍然是一個相對較新的概念，因此這裡更多地介紹了該技術如何幫助當今的小型企業，以及這些企業需要了解辦公軟件中人工智能的未來。

小而強大

如果小型企業對每天使用人工智能的想法感到不知所措，這是可以理解的。 直到最近，這項技術還鮮為人知，而且漏洞百出。 因此，它的使用僅限於掌握一些技術知識的員工。 不再。 現代人工智能在後台運行，執行支持任務，使員工能夠重新安排他們的時間，並且需要最少的前期數字知識。 事實上，辦公應用程序中的人工智能可以很快指導員工充分利用他們的時間。

例如，考慮召開一系列會議來解決遇到一些障礙的主要客戶項目。 第一個是面對面的，用手做筆記，並將這些筆記的照片分享給與會者名單。 隨後，一些遠程員工參加視頻通話，直接討論他們的新優先事項，並分享更新的客戶演示文稿，概述後續步驟。

一個強大的協作人工智能可以收集這些會議的不同記錄——手寫筆記、視頻抄本和嵌入的圖像——並將新信息與原始項目路線圖進行比較。 這包括讓 AI 掃描手寫筆記並將其轉換為數字以及解析圖像的內容。 然後，每個員工的任務列表都可以更新並與團隊中的其他人同步，以獲得最大的可見性和最短的行動時間。

所有這些操作也將能夠在辦公應用程序中發生——不需要額外的產品——這對於員工可能尚未建立標準化工作流程的小型企業尤為重要。

這種潛力對小型企業來說是一個理想的時機，可以確保他們已經建立了堅實的辦公軟件基準，以最好地利用 AI。 這從培訓開始，因為該軟件只有從右腳開始才能自學。 理想情況下，培訓包括人工協助檢查數據偏差以及在構建其技術套件時優先考慮統一。

統一的工作場所是內部應用程序全部由單一供應商生產的工作場所，以確保整個生態系統的通信和安全保持一致並減少冗餘的機會。 對於小型企業來說，以正確、統一的方式開始他們的軟件之旅比隨著他們的成長重新配置一個脫節的系統要容易得多。

安全亮點

公司的 AI 越依賴可靠的數據，它就越有能力自主處理任務並確定任務的優先級。 但是，在數據比比皆是的地方，就像小企業成長時一樣，安全問題的風險仍然很高。 小型企業可能認為，在共享數據庫之外運營意味著存在攻擊可能產生最大影響的單一位置，並且公司的大部分資源將需要用於維護隱私。

但是，AI 本身可以提高安全性，並且該技術只會隨著時間的推移而改進。 在培訓過程中，員工可以輸入和標記異常數據點，讓人工智能了解什麼構成了數據洩露，然後通過識別誤報來糾正路線。 再一次，當一家公司的人工智能預先加載相關數據時，它可以自行仔細檢查結果。

統一的工作場所通過提供比基於各種供應商構建的系統更多的上下文線索來進一步完善錯誤檢查過程。 無法知道信息將如何在兩個完全不同的系統之間傳輸，尤其是數據洩露的系統，也無法準確判斷每家公司何時採取行動以防止進一步的問題。 但是，除了輕鬆監控其所有辦公應用程序的活動外，單個供應商還可以在整個生態系統中快速有效地部署更新。

提升每項任務

雖然 AI 的更大規模特徵吸引了很多關注，但引人注目的是其複雜細節的簡單性。 考慮上述情況，其中來自多個會議的筆記和文件被合併並集成到公司的工作流程中。 這個過程可能是合理的，但如果輸入中存在不一致或錯誤，人工智能就不可能提供準確性。

幸運的是，當前和即將推出的 AI 專注於所有工作任務，無論多麼小——從員工可能在其他地方期望但可能沒有在統一系統中體驗過的功能開始。 例如，AI 驅動的拼寫檢查超越了單詞本身，可以突出顯示語法錯誤並指出需要更多上下文的地方。

由於統一，這種形式的 AI 可以在一名員工機器上的多個應用程序上使用，包括瀏覽器和社交媒體程序。 如果員工的設備連接到統一系統，AI 可以跟踪它們的使用情況並規定可以安裝哪些類型的文件以及外部用戶可以擁有的訪問級別。 然後可以通過電子郵件或聊天將這些操作中的每一個傳達給其他人。

Office AI 開發目前正在加速實現可持續性和長壽的路線圖。 訓練一個系統來完成一些任務的效率遠低於安裝一個人工智能，雖然它需要一些前期時間，但可以自我成長並在出現當前和新工作流時進行處理。

很快，人工智能技術將不再被視為額外功能或可有可無，而是被視為必不可少的工作場所生產力工具。 當這種情況發生時，具有先前 AI 經驗的公司將能夠超越競爭對手，因此小型企業今天就開始在他們的辦公室使用該軟件是明智的。

作者：Ramprakash “Ram” Ramamoorthy