如何簡化自由設計業務中最無聊的部分

大多數自由創意者都有一個共同的經歷：那一刻他們意識到創意業務有多少涉及非創意事物。 對我來說，這是在完成我的第一個客戶的任務並意識到還有多少“總結工作”要做之後。

成為一名自由設計師也意味著不時脫下你的設計帽子，成為一名簿記員、文案、銷售人員等等。 您自己運行一切，當然，您可以外包並獲得幫助，但您仍然需要對這一切有充分的了解。

畢竟你是老闆。

那東西不是你的心所在，也絕對不是你想要的事業。 所以，你越成功、越熟練，你得到的客戶越多，你需要做的管理工作就越多，這真的很糟糕——從你可以從事的其他設計項目中抽出時間。

不幸的是，在管理和營銷以及其他業務方面至少花費一點時間是不可避免的。 但是對於這種情況肯定有止痛藥。

你可以變得聰明，想辦法盡可能少地花時間在這些東西上，這樣你就可以越來越多地呆在你的“設計洞穴”裡，然後把頭伸出來處理基本的管理任務。

作為一個兼職的自由職業者，我別無選擇，只能以非常聰明的方式工作。 我相信你可以聯繫起來。 當您每週只有 10 個小時左右的時間來發展您的業務時，即使在您的發票軟件上花費一整小時也會感覺像是一種浪費，就像您被阻礙了讓人們注意到您的出色工作一樣。

所以這裡有最好的方法來聰明地工作和簡化無聊的事情。

四種類型的精簡需要注意

在所有生活小竅門和改變生活的應用程序以及介於兩者之間的所有東西之間，很容易被那裡的所有生產力建議所淹沒。 一些工具和老師做出甜蜜的承諾，感覺很誘人。

但是很多人把它複雜化了。 尤其是當你第一次掌握整個流線型的東西時，最好保持簡單。

以下是我喜歡稱之為聰明工作的四類：

1.外包給別人

將您的部分工作外包給其他人是擺脫待辦事項清單上您不喜歡的事情的一種非常明顯的方法。 這是最激進的策略（完全削減任務而不是僅僅節省時間），因此您將節省大量時間，但它也是更昂貴的方法之一。

開始的一個好方法是聘請通用虛擬助手來處理一些阻礙你的事情。 我喜歡 Indigo Colton 在 The Freelance to Freedom Project 中定義它的方式：“他們正在接管您的業務需要完成的任務才能順利運行，但要么您討厭這樣做，要么佔用您太多時間。”

每個設計師都應該在他們的工具包中擁有 13 個基於瀏覽器的工具

啊，基於瀏覽器的應用程序。 它是可自我更新的可靠軟件。 您不必為下載東西而煩惱。 而且，也許最奇妙的是，您選擇的應用程序可以在任何主機上訪問...

2. 使用應用程序自動化

這是我個人最喜歡的節省時間的方法。 現在的技術太聰明了，太瘋狂了。 讓它為我們做它所能做的一切。 工作流自動化可以幫助您跳過自由管理員的整個步驟或階段。 它對於我們將在這篇文章中討論的那種管理工作也特別有用，因為它主要是低能量、簡單的任務。

正在尋找一款出色的發票應用程序？ 不要再看了。

3. 批處理

將任何有一些共同點或在同一個工具中完成的管理或非創造性任務，將它們組合在一起，然後開始將它們視為單個任務或流程。 正如 The Muse 解釋的那樣，它之所以有效，是因為“這種方法可以幫助您避免在從一個項目跳到另一個項目時總是發生的瘋狂切換，從而提高您的生產力。”

這可能意味著專門的一天開會（或不開會）。 也許是每天的固定時間，您發送所有電子郵件、發票和其他傳出通信，而不是在主題彈出時發送。 任何經常出現在你的待辦事項列表中的小任務或短任務，你都可以通過批處理成幾個更大的會話來簡化。

4. 創建模板

模板幾乎可以用於自由設計業務的任何領域。 我相信您已經將設計過程的部分模板、基本合同和發票模板以及其他主要內容。 但是還有很多其他用途，比如社交媒體帖子、電子郵件，甚至是客戶諮詢電話。 您可能並不總是能夠使用完全預設的回复，但為自己創建“填空”模板或提示也可以節省大量時間。

現在，讓我們深入了解細節。

花更少的時間在電子郵件上

對於任何專業人士來說，電子郵件都是最必要的弊端之一。 沒有辦法避免與客戶交談，因此您必須專注於找出使用更少電子郵件並更快通過收件箱的方法。

使用自動回复

首先，為您收到的常見電子郵件類型設置自動回复，例如新客戶查詢、常見問題解答和聯繫表格提交。 如果你一遍又一遍地告訴不同的人同樣的事情，你應該使用自動回复。

即使您仍然需要加入並回答某人的部分問題或提供更多信息，這封自動電子郵件也會為人們提供更多信息並為您爭取時間回复！ 例如，您可以將自動回复連接到您的客戶接收表格，其中包括有關下一步的信息和鏈接。

你仍然需要去看看你的新潛在客戶，但不需要急於馬上回复他們，因為這會自動消失。

大多數聯繫表單都內置了自動回复功能，CRM 或 Zapier 等工具可以幫助您為收件箱的其餘部分設置它們。

創建預設響應模板

對於任何重複但需要過多自定義才能自動回复的回复，請通過創建可以編輯和發送的電子郵件模板跳過幾個步驟。

想想電子郵件，比如向潛在客戶解釋您的可用性或定價——這取決於時間和情況，但只有該電子郵件的一部分（實際日期或價格）需要針對每個人進行定制。

這意味著它們非常適合電子郵件模板！ 這些可以在您的 CRM（我們將在稍後討論）、Gmail Canned Responses 等內置工具中創建，或者簡單地將模板從 Word 文檔複製並粘貼到新電子郵件中。

自動過濾收件箱

我說的不僅僅是 Gmail 自動為您提供的幾個收件箱標籤，例如“促銷”。 您實際上可以關閉這些並創建更高級的規則，以自動將內容移動到不同的標籤和文件夾，將電子郵件標記為已讀，以及更多基於其發件人、主題行或電子郵件中使用的字詞。 其他電子郵件提供商也具有類似的功能。

當您確實需要離開客戶工作來檢查電子郵件時，您希望專注於重要的電子郵件。 回答任何客戶、潛在客戶、合作夥伴等，並在被時事通訊、折扣促銷和冷淡推銷你的人分心之前回到設計。

用於協作和溝通的有用工具

由於全球化和不斷改進的技術，遠程工作是 21 世紀工作場所的熱門話題。 設計師團隊不再需要位於同一個辦公室，甚至是同一個...

發送自動更新

我經常忘記的一項任務是向客戶發送每週或里程碑式的更新。 如果我有一個客戶我應該在周二向其發送更新，它會在周三凌晨 12:01 發送不止一次。 圍繞更新進行溝通很重要，但也會讓人感到乏味，尤其是對於一直要求更新的客戶。

解決這個問題的最佳方法是通過良好的項目管理和協作工具。 它們將具有電子郵件通知和摘要等功能，當您檢查項目、沿管道移動產品以及其他“完成工作”項目時，它們會自動讓您的客戶知道。 而且您不必在每一項都從您的待辦事項列表中劃掉後發送電子郵件。

使用約會計劃程序

您不討厭安排約會所需的所有來回嗎？ 它從來沒有像“你現在有空嗎？”那麼簡單。 “是的！” “偉大的！” 您正在與您的客戶發送電子郵件並比較日程安排，試圖找到適合你們雙方的時間。

相反，像 Acuity 或 Calendly 這樣的簡化預約工具會向客戶展示您的可用性，並讓他們從那裡在您的日曆上預訂一個位置。 很簡單。

在更短的時間內找到並吸引新客戶

營銷自己和工作任何新的線索是另一個必要的邪惡。 如果沒有營銷，你就無法獲得新客戶，或者至少通過將自己的品牌塑造得足夠好，以使你的企業能夠自我營銷。 當它開始起作用時，需要更多的輪子才能讓某人從對您的服務感興趣到為他們付費。 以下是您可以簡化的部分。

創建電子郵件營銷序列

您應該已經在為您的自由職業者使用電子郵件營銷。 如果這樣做，您可能會發送每週或每月的電子郵件通訊，並且可能會在您的網站上提供免費的選擇加入服務。

您可以更進一步，將尚未填寫“僱用我”表格的任何訂閱者轉變為知情和感興趣的潛在客戶。 使用歡迎序列來培養他們，讓他們知道您可以如何幫助他們，並​​最終再次推銷您的“僱用我”表格。

使用智能聯繫表格

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即使您已經在網站上提供了電子郵件地址或電話號碼，聯繫表單也是與用戶聯繫的好方法。 它們非常方便，因為它們允許客戶發送...

對於準備直接進入您網站上的“僱用我”表格的人，您希望這是無縫客戶入職流程的第一步。 這意味著您需要有足夠詳細的聯繫表格，以便獲得將它們轉移到客戶接收過程的下一步所需的所有信息，以最大程度地減少來回並減輕壓力。 這可能意味著您的網站上有多個聯繫表。

但是，當您的表格很詳細時，您可以輕鬆地將它們與後續步驟聯繫起來。 例如，詳細的表單可以引導至自定義的電子郵件序列或自動回復電子郵件。

自動化或批量社交媒體推廣

跳上 Facebook 或 Twitter 推銷自己很容易浪費時間。 首先是實際營銷工作每天或每週所需的時間。 但是，在您分心並開始滾動瀏覽提要之後，您會在網絡上花費額外的時間。

通過使用 MeetEdgar 之類的工具自動發布社交媒體或在每週開始時一次性安排所有內容，您可以重新開始工作，並且仍然可以將您的名字放在那裡。

使用 CRM 進行合同和入職培訓

你的設計過程可能包括很多表格、合同和其他文件。 例如，有初始合同、任何發票、用於簽署批准的表格，以及所有這些爵士樂。

CRM 可以輕鬆跟踪正在發生的一切。 最近在自由設計師中非常流行的一種工具是 Dubsado，它的產品專注於幫助有創造力的自由職業者和小企業主。

創建滴灌廣告系列

當您使用 CRM（Dubsado 或其他工具）時，它們可以很容易地向客戶發送一系列電子郵件。 這些與電子郵件營銷序列的不同之處在於它們會自動通過客戶文檔、更新等發送，因此管理員在幕後進行，而您無需離開 Adob​​e。

得到報酬

還記得我告訴過你的那個瞬間嗎？ 我剛剛完成了我的第一篇自由博客文章的撰寫和編輯，並意識到在我真正看到我的錢之前還有很多工作要做。 更糟糕的是，在我做到這一點之前，我無法追求我的下一個客戶。 我的，我已經走了很長一段路，這也是您可以簡化的方法。

發送自動和定期發票

如果您要向某人發送多張發票，您應該盡一切可能一次完成所有工作。 大多數發票軟件都可以讓您輕鬆做到這一點。

您可以預先設置付款時間表並相應地發出自動發票，為正在進行的客戶設置定期發票，或者將您的發票工具連接到您的項目管理工具，以便它們可以相互同步。

自動付款提醒

如果每個客戶都渴望並按時向您付款，那就太好了，但這不是大多數自由職業者的生活。 相反，我們必須時刻關注他們，向他們發送即將到來的到期日的提醒，在更糟糕的情況下，還要追討逾期付款。

還是我們？ 它可能不是每個 CRM 和發票工具中的一個明顯功能，但它們中的大多數確實允許您設置由您設置的付款截止日期觸發的自動電子郵件和提醒。

跟踪收入和支出

一旦你得到了報酬，就該慶祝了，而不是直接進入你的簿記軟件。 記錄收入和支出不是您應該花費時間的事情。

在將軟件連接到您的銀行和支付卡，以及能夠通過 IFTTT 或 Zapier 在自定義電子表格中自動記錄活動之間，您應該能夠定期登錄並且只查看您的財務狀況，而不是組織它們。

通過在這里和那裡進行所有這些簡單的削減，您不必擔心無法刪除的更重要的管理任務。 在這裡五分鐘和那裡五分鐘很容易使您每周可以完成的設計時間增加數小時。

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