您可以將商業銀行賬戶用於個人用途嗎？

有讀者問：

最近，我被一家小型製造企業聘為簿記員。我的老闆，所有者，將商業銀行賬戶用於個人用途- 這讓我發瘋！他用借記卡提取資金用於個人開支。

上週，他的妻子用他從企業帳戶上簽署的空白支票為家裡購買了一台大屏幕電視。一天到一天，我永遠不知道這家公司能賺多少錢。

我已經解釋過，最好的做法是將企業和個人資金分開，但他告訴我這並不重要，因為該企業是一家有限責任公司，而他是唯一的所有者。誰是對的？我的老闆？或者我？我該怎麼辦？

— 來自紐約的羅克珊

為什麼不使用商業銀行賬戶作為個人賬戶

1. 現金流管理變得更加困難

當您將企業和個人資金混合在一起時，公司的現金流狀況可能會變得混亂且更難以預測。

例如，當重要的業務賬單到期時，企業可能沒有足夠的資金。 發生這種情況是因為所有者選擇同時從企業帳戶支付個人費用。

一些企業主只是查看他們的銀行餘額，看到積極的數字，並認為他們可以自由消費。 這種心態可能會迅速導致現金流危機，破壞企業的財務穩定性。

2. 削弱個人責任保護

如果公司或有限責任公司 (LLC) 的所有者將個人資金和企業資金混合在一起，則可能需要對企業債務承擔個人責任。

許多所有者成立有限責任公司或公司正是為了限制其個人對商業債務的責任。 然而，如果所有者模糊個人財務和企業財務之間的界限，這種責任保護可能會受到損害。

在某些情況下，法院會“揭開公司面紗”，讓所有者對企業債務承擔責任。

對於單一所有者有限責任公司和公司來說，這種風險尤其高，其所有者可能認為資金分離並不重要，因為他們是唯一所有者。

這可能會適得其反，特別是如果企業倒閉，留下企業債務，未付清的債權人可能會追索所有者追償。

3. 多報或少報稅收減免

要被視為營業稅減免，費用必須用於商業目的。 當個人賬單通過企業銀行賬戶支付時，實際業務費用的識別就會變得複雜。

因此，您可能會錯過合法的扣除額。 或者，您可能會錯誤地將個人支出歸類為與業務相關的支出，從而導致在接受審計時受到美國國稅局的處罰和巨額稅款。

當企業主忽視保持最新的財務記錄時，這個問題的嚴重性就會升級。

很多時候，業主會等到納稅時間才對費用進行分類。 當那個時間到來時，記憶已經消失，業主發現自己在成堆的收據中篩選，努力區分商業費用和個人費用。 這種情況很容易出現代價高昂的錯誤。

4.使會計變得不必要的複雜

5. 引起其他利益相關者的反對

明確區分個人財務和企業財務對於保持透明度和與其他利益相關者的信任至關重要。

如果股東、投資者和業務合作夥伴認為您將企業視為您的個人存錢罐，他們很快就會感到擔憂。

這種行為可能會引發對企業財務管理誠信度的嚴重質疑，並削弱投資者對其成功的信心。

WeWork 的創始人經歷了慘痛的教訓才發現了這一點。 這家雄心勃勃的公司曾估值 470 億美元，於 2019 年夏季申請 IPO。文件披露披露了創始人的自我交易行為，包括他以低於市場利率從公司獲得的個人貸款。

換句話說，創始人將公司資金挪用於個人目的。

該公司最大的投資者迫使他辭去首席執行官職務。 最終，他不得不從自己創辦的公司辭職！

WeWork 就是一個引人注目的例子。 但請記住，即使在沒有首次公開募股計劃的小企業中，利益相關者也可以因挪用資金、欺詐或違反信託義務而提起訴訟。

因此，如果有其他所有者或投資者，從企業帳戶支付個人費用最終會追上你。

6. 可能會取消部分 S 章節的福利

混合賬戶可能會破壞最佳的 S 章節稅收計劃。

S 章節是您與 IRS 做出的一項選擇，旨在將稅收視為轉嫁稅並避免公司和所有者雙重徵稅。

Subchapter S 的另一個優點是它可以減少所有者的就業稅（醫療保險和社會保障稅）。

下面是它的工作原理。 所有者成為公司的僱員。 只要他領取合理的工資，所有者就不必為工資之外的企業分配繳納就業稅。

然而，如果業主在沒有很好地記錄自己的支出情況下接受非工資分配，他可能會與國稅局發生衝突。

如何？ 通過領取遠遠超過他工資的分配。 稅法要求所有者的工資與利潤分配相比不能過低。

可能發生的情況是，所有者忘記了他出於個人目的從公司取出了多少錢。 當您混合個人和業務支出並且沒有良好的會計控制時，這很容易做到。

正如 Nolo.com 所說，“如果國稅局得出結論認為 S 公司所有者試圖通過將員工工資偽裝成公司分配來逃避工資稅，它可以將分配重新定性為工資，並要求繳納就業稅和罰款，其中可能包括工資稅最高 100% 的處罰加上疏忽處罰。”

7. 增加盈利和增長的難度

企業在財務方面越自律，成功的可能性就越大。 如果您在處理銀行賬戶時漫不經心，可能會導致您的企業在其他方面缺乏財務紀律。 這給你帶來了不必要的障礙。

任何財務報告都可能顯示不准確的業務情況，因為它們可能包括個人開支。 如果沒有乾淨的數據，您到底如何生成有用的損益表 (P&L)？

至少您必須先停下來清理數據。 這會剝奪您的實時報告功能。

總體而言，通過混合個人和企業資金並且不遵守紀律，管理企業以實現利潤和成功變得更加困難。

商業和個人開支的最佳實踐

對於小型企業來說，所有者使用個人資金來啟動企業是很常見的。 因此，從所有者的角度來看，繼續混合個人和企業財務似乎是完全可以接受的。

事實上，一項調查顯示，27% 的企業主承認將同一帳戶用於個人和商業目的。

然而，一旦業務全面運營，資金混合就會出現問題。 因此，為了保持財務透明度並避免潛在問題，建議遵循以下八項最佳實踐：

獨立的企業和個人銀行賬戶

小企業主應該始終擁有兩個支票賬戶：個人賬戶和企業賬戶。

當您將業務和個人生活分開並井井有條時，事情就會變得容易得多。 閱讀稅務專家 Barbara Weltman 的更多內容，了解為什麼需要分離企業財務。

拿工資

小企業主應該為自己設定一致的薪水。 如果業務結構是公司或 S 章節，則所有者應成為僱員。 這創造了定期收入流，加強了企業和個人資金的分離。

對於獨資經營者來說，每兩周定期提款或轉入個人賬戶會很有幫助。

這種結構化方法可以防止出於個人需求而不可預測地侵入企業帳戶。 它不僅促進良好的財政紀律，還提高財務透明度，這兩個因素對於企業的可持續增長和長壽至關重要。

一次性獲利分配

許多獨資經營者和有限責任公司所有者經常在工資之外獲取利潤分配。 這種做法是完全可以接受的，並且可以提供額外的財務靈活性。

然而，負責任地做到這一點至關重要。 不定期提款或從企業賬戶隨機支付個人賬單可能會造成財務混亂。 相反，分配應按計劃一次性支付，每年一次或幾次。

此類計劃的活動可以納入稅務和退休計劃，並構成企業增長戰略的一部分。

這種方法有助於保持企業財務健康狀況的清晰性，並確保資金得到明智使用，而不是浪費在衝動支出上。

使用單獨的信用卡

保留良好的稅務記錄

全年保持您的稅務記錄最新。 拖延的影響可能代價高昂。

良好的記錄保存可以幫助您避免稅務麻煩。 通常，讓小企業主與國稅局和其他稅務機關陷入困境並不是惡意的。 相反，糟糕的簿記和缺乏文件會導致不必要的問題。 這是一個被迫的錯誤。

不良記錄保存也會導致您繳納更多稅款。

當您沒有清晰的財務狀況時，良好的稅務規劃就會變得困難。 因此，您很可能到了報稅時間才發現您可以採用一些策略來減少稅收。

但因為你沒有好書，也沒有能力在納稅年度結束前展望未來，所以你錯過了。

管理預算

在商業上，如果您設定目標和預算，您就更有可能蓬勃發展並取得成功。

這包括制定一個預算來支付自己的“薪水”。

不要只是從銀行帳戶中一點一點地提取資金。 您將不清楚企業每月的費用消耗率是多少。 你的燃燒率應該銘刻在你的大腦中！

作為所有者，您還需要知道每個月必須完成多少銷售額才能滿足您的資金消耗率。

如果您始終確切地知道每個月需要什麼才能盈利，那麼您就更有可能實現目標。 簡而言之，您必須始終知道：

• 您的企業需要賺多少錢，以及
• 可以花多少錢。

請務必運行每月損益表和其他財務報告。 他們幫助您保持正軌。

始終按時支付義務

按時支付債務對於企業管理至關重要。 忽視履行這些財務責任可能會對個人使用商業資金發出危險信號。

一切看起來都很順利，直到企業開始拖欠付款，然後問題迅速滾雪球。 因此，按時償還所有欠款是商業上的既定經驗法則。

這種負責任的做法有助於避免許多法律問題，並促進您的企業與其合作夥伴或債權人之間的信任。 此外，它還可以確保您的業務順利運營，防止因未支付關鍵服務或用品而造成任何中斷。

尊重其他利益相關者

如果您的業務涉及投資者、合作夥伴、股東或有限責任公司成員，那麼以最誠信的方式處理資金至關重要。 請記住，這些利益相關者對商業資金的使用方式擁有合法權益。

他們需要透明度並有權參與有關財務事務的決策。 通過將業務和個人開支分開並遵守最佳實踐，您可以堅持透明、負責任的業務方法。

這不僅可以增強利益相關者的信任，還可以防止出現不當財務行為，從而提高企業的聲譽。

總之，使用企業賬戶來滿足個人財務需求是一種不明智且危險的做法。

這種做法可能會破壞企業的財務健康和穩定性，並可能導致法律後果。

做一個更聰明的企業主。 遵守財務紀律，在個人財務和企業財務之間保持清晰的界限，並堅持最佳實踐以成功經營您的企業。

以下是一個簡化的比較表，總結了將商業銀行賬戶用於個人用途的潛在問題以及避免這些問題的最佳實踐：

對讀者問題的所有回答均來自小型企業趨勢編輯委員會，該委員會擁有 50 多年的綜合商業經驗。如果您想提交問題，請在此處提交。

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