使用 WhatsApp 進行內部溝通？ 是時候放棄該應用程序的 7 個原因

在過去十年中，全球許多組織已將 WhatsApp 作為其主要的內部溝通工具。

• 它易於使用
• 大多數人已經在手機上下載了該應用程序
• 這是一個免費的解決方案
• 總的來說，這很方便

僅這些原因就吸引了企業主使用該解決方案作為他們的主要工作聊天工具。

然而，許多管理人員和員工都對將應用程序用於組織目的的困難表示擔憂。 例如，大量無關和分散注意力的信息或產品崩潰。

隨著 WhatsApp 宣布了將於 2021 年 2 月生效的新隱私變更，其 20 億用戶——尤其是那些依賴 WhatsApp 進行業務通信的用戶——正在尋求轉向更好、更安全的解決方案。

WhatsApp 的新政策有哪些變化？簡而言之，WhatsApp 的數據收集是引起軒然大波的第一個標誌，現在是 2021 年，他們正在向用戶施加全新的服務條款，要求他們與 Facebook 共享數據。 （WhatsApp 於 2014 年被 Facebook 收購）。

WhatsApp 有限的隱私設置已經引起了人們的關注，事實上，“從美國國家漏洞數據庫（美國政府漏洞庫）收集的數據在 2019 年披露了 12 個漏洞，其中 7 個被歸類為“嚴重”漏洞。”

福布斯的紮克·多夫曼 (Zac Doffman) 也評論道，“這並不是 WhatsApp 與 Facebook 分享比現在更多的你的一般數據，而是關於使用你的數據和你與其平台的互動來實現購物和其他商業服務，提供一個企業可以與您交流並向您銷售產品的平台，所有這些都是他們將支付給 WhatsApp 的價格。”

現在，由於 2021 年的這些新漏洞導致他們決定與 Facebook 共享數據，WhatsApp 有很多問題要解決。

企業主認識到，這些新的 WhatsApp 隱私法只是使用企業專用內部通信軟件的催化劑，該軟件使公司能夠增強通信流程。

因此，許多企業正在轉向 Connecteam 的員工通訊應用程序。 它是一種創新的內部溝通工具，專為組織的需求量身定制，為員工提供一站式服務，以專業、安全、智能和高效的方式相互溝通以及與公司本身溝通。

數以千計的組織已經依靠 Connecteam 來簡化溝通、提高員工敬業度、限制知識流失並提高員工生產力。

如果您有興趣了解更多有關 Connecteam 可以為您公司的內部溝通做些什麼的信息，請單擊此處。

您是否還在為職場通訊工具而難以割捨？

下面我們深入探討七個問題，這些問題將進一步說服您考慮一個更有效的替代方案來與您的員工保持聯繫和互動。

每個經理都遇到過這種情況：您開始與新員工或供應商合作，需要給他們發短信以傳遞重要的公司新聞和更新，或者只是與他們互動。 但要做到這一點，您首先需要將他們的號碼添加到您的私人聯繫人列表中——否則，您將無法在 WhatsApp 上向他們發送消息。這就是應用程序的工作原理。

當然，您不必保存他們的電話號碼，但您能僅根據他們的電話號碼記住每個人是誰嗎？

這成為一項令人沮喪的任務。 每次有新員工或供應商加入公司，您都必須手動添加、編輯和刪除聯繫信息。

這只是在 WhatsApp 上管理工作聯繫人的開始。

• 如果聯繫人的姓名不准確，那麼您將浪費大量時間來搜索他們的詳細信息
• 如果供應商已更改但您不知道這一點，所以您的信息已過時怎麼辦？ 那你找誰呢？
• 或者你開始和一群員工一起做一個項目，項目完成後你會做什麼？ 是否刪除整個組？ 這只會導致所有信息被刪除，因此您無法返回參考項目通信。

因此，所有這些示例歸結為完全不必要的頭痛。

自然地，新員工加入組織、改變職位或辭職。 面對那樣的場景，你是否做好了以下場景的準備？

• 是否有人負責將員工從所有與他們不再相關的聊天組中刪除？
• 您如何處理被解僱的員工以及什麼時候將他們帶出團隊？
• 您如何幫助剛加入的新員工獲取他們錯過的所有信息和更新？
• 您如何確保他們無法訪問可以用來對付您的關鍵公司信息？

這裡有一些故事一定會讓你脊背發涼：某零售公司的前副總裁開始為比賽工作，但在群文本中呆了很長時間，並不斷收到重要的未經授權的信息。 是的，這真的發生了！

或者某大公司的人事部門員工在新員工“通過測試”後才將新員工加入群聊，這意味著該通訊工具成為了一個私人“俱樂部”，並不歡迎所有人。 這導致員工滿意度、敬業度嚴重失衡，並挑戰公司文化。

此外，沒有可用於管理 WhatsApp 中用戶的管理控制，這證明了應用程序中可能發生個人和未經授權通信的巨大風險。 由於您無法監控應用程序內發生的通信，任何人都可以創建未經授權的群組並私下通信。

WhatsApp 群組文本問題的例子還有很多，從錯誤的聯繫人姓名開始，到對組織造成實際損害結束。

數據安全會嚴重損害組織，甚至導致組織徹底崩潰，這使其成為公司最關鍵的問題之一。 一個被解僱的員工，即使他已經被從群聊中移除，仍然保存著敏感的公司信息，如照片、文件、聊天記錄和聯繫方式。 所有這些信息都自動存儲在員工的智能手機中，無需他採取任何行動。 這位心懷不滿的員工可以向競爭對手伸出援手，並可以分發所有這些信息，只是出於惡意。

此外，在涉及公司的法律案件中，他也可以獲得這些信息。 但歸根結底，真正的問題是 IS（信息系統）部門將無法監控這些信息並找出員工選擇使用它做什麼，直到為時已晚。

“如果沒有提供公司批准的雲工具，一線員工可能會冒著公司和數據安全以及法規遵從性的風險使用自己的工具。出於與工作相關的原因，53% 的一線員工每天最多使用 WhatsApp 和 Facebook Messenger 等消息應用程序六次，但其中 68% 的人表示，如果獲得批准的內部通信工具，他們會停止使用。”- 谷歌

最重要的是，您確實存在的消息內容可以未加密：

• 備份未加密。這意味著，如果您或與您交談的任何人備份他們的 WhatsApp，那麼該內容實際上並未加密。
• 聊天的導出未加密。您所屬的任何 WhatsApp 群組中的任何人實際上都可以將群組的整個聊天記錄導出為純文本文件，並將其發佈到任何地方或將其發送/存儲到任何未加密的地方。\

因此，您必須假設 WhatsApp 中的敏感和私人商業信息可以在任何給定時刻輕鬆暴露，儘管 WhatsApp 本身採用了端到端加密。

很明顯，出現在私人家庭或朋友群聊中的內容類型不適合或不適合工作環境或組織的群聊。

無論是雞肋的玩笑、侮辱、脫口而出的公司信息、性騷擾，還是剛被解僱心懷不滿的員工隨便發表粗魯的言論，更不用說員工誤發私人照片的真實案例了團體。

您可能會猜到這些情況的後果，但最重要的是了解控制、刪除和監視組文本的重要性。 不僅重要，而且必須！

“我的 WhatsApp……它真的是 91% 與工作相關的聊天，甚至在周末也讓我煩惱……它混入了我的個人生活，我討厭它……。 我想繼續使用 WhatsApp 和我的朋友聊天，而不是處理工作，或者被提醒工作，”一位用戶說

當私人群發短信和工作聊天之間沒有絕對的區別時，混淆的可能性就會大大增加。 假設員工和管理層不希望他們的私人 WhatsApp 照片出現在組織的通信系統中也是非常合理的——沒有人希望在同事或業務合作夥伴面前展示一張令人尷尬的個人照片。

這會造成不尋常的溢出，並可能導致重要信息在所有混亂中消失。 例如，喬安娜有一個兒子？ 恭喜！ 您現在可以期待每個人都希望她“恭喜！”的 200 條推送通知。 每個經理都知道在每日更新、CEO 公告、有爭議的信息等中創建的不相關對話。 這就是為什麼兩者之間必須有明確的區分！

換句話說，不應在單一界面中模糊地混合個人和業務對話，因為這只會導致混亂，甚至缺乏真正工作的動力。

公司不僅需要與員工聊天的工具，還需要提高參與度、共享更新、與同事聯繫、提高生產力、更好的協作等等。

工作場所的交流側重於交換口頭和非口頭的信息和想法。 如果你做對了，你就會擁有強大的公司文化。

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無論出現什麼緊急情況，您的公司都需要能夠立即處理。 緊急情況的例子包括性騷擾、人為災難、工作場所暴力、網絡安全攻擊等。 如果遇到緊急情況，您的員工需要知道如何報告以及向誰報告。 之後，HR需要馬上處理。

經理們還需要知道他們的消息已經通過，員工看到並閱讀了更新。 WhatsApp 在這種情況下受到限制。

別忘了全球流行病 COVID-19，它迫使許多公司迅速做出反應。 管理人員需要能夠讓每個人都保持一致、分發實時信息、管理壓力水平等等，以幫助避免嚴重的反作用力。

WhatsApp 和內部溝通的底線

在工作環境中使用 WhatsApp 似乎既舒適又輕鬆。 可以肯定的是，在組織中快速成功地實施 WhatsApp 似乎很容易，即使不是正式的，但如果你仔細觀察，你會發現很多故障，最終會證明代價非常高。

歸根結底，企業主很清楚，他們的公司已準備好將員工通訊應用程序作為公司的下一個通訊工具。

如今，全球越來越多的公司使用員工通訊應用程序來滿足其所有組織需求。

什麼是員工溝通工具？這是一款適合移動設備的工具，專為組織的需求量身定制，以便在一個地方輕鬆地實時相互交流。

該解決方案旨在應對組織領域的不同挑戰，現在全球成千上萬的公司使用 Connecteam 員工應用程序來跟踪組織的數據、自動管理組、添加限制和授權、創建多樣化的渠道、生成報告和運行組織成功和專業的溝通。

聊天功能可幫助員工保持參與和聯繫。 我們創建了聊天家庭團隊，員工可以在這裡慶祝成就並發送有關任何事情的更新。

Total Compass Care 首席運營官 Brian Jolliff

歸根結底，將您的公司切換到安全的通信工具（如 Connecteam）會讓您高枕無憂，因為您的數據和文檔是完全安全的，具有最高的安全性要求。