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在家進行視頻會議：成為專業人士的秘訣

已發表: 2023-08-11

由於越來越多的人遠程工作，在家進行視頻會議變得越來越普遍。

無論您是暫時遠程辦公、永久在家工作，還是計劃在辦公室召開視頻會議，在這些視頻通話期間盡可能表現得專業都很重要。 以下是一些提示，可幫助您充分利用這種溝通方式。

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在家召開會議

在家召開會議時需要解決三個方面的問題：

• 看起來很專業——當您在視頻中與他們交談時，人們首先註意到的事情之一就是您的外表。 無論是燈光、聲音還是服裝，您的視覺效果都需要表現得專業。
• 表現專業——視頻會議是一項與工作相關的活動。 因此，即使您在家，也應該像在辦公室一樣做好準備。 避免同時處理多項任務或在辦公桌周圍篩選材料。 如果您需要與家人交談或發出任何無關的噪音，請務必使用靜音功能！
• 避免分心——與家人、寵物和門鈴鈴聲進行視頻會議可能會很困難。 然而，在與同事或客戶通話時，嘗試限制這些干擾非常重要。

在視頻通話中看起來很專業

在視頻通話中看起來和聽起來很專業意味著掌控您的環境。 這不僅僅是關於你的個人外表； 它還涉及在周圍環境中獲得最佳的外觀和聲音。 以下是一些需要考慮的最重要的領域。

燈光

沒有人希望自己看起來像坐在山洞裡。 以下是有關如何優化視頻通話光源的一些提示。

• 面對你的光源：當光線從你身後射來時，你的背景會被照亮，但你的臉會變暗。 視頻通話中的人希望看到您，因此請將燈光放在您面前，或將筆記本電腦放在窗戶或燈前，以獲得最佳圖像。
• 包括多個燈光：單個光源可能會產生大量陰影，這可能會在會議期間分散注意力。 如果可能的話，去一個有多個窗戶的房間，或者使用頭頂的燈和檯燈，這樣你就能從多個方向獲得光線。
• 盡可能使用自然光：與人造光相比，陽光看起來更均勻且不那麼刺眼。 因此，如果您在白天舉行視頻會議，請嘗試找到一個有足夠窗戶的空間，以利用最佳的自然光。
• 考慮環形燈：有時，自然光不是一個選擇。 如果您傾向於在晚上進行視頻會議或者您的家庭辦公室位於地下室，則專用光源可能會有所幫助。 環形燈可在計算機前面提供最佳、均勻的覆蓋範圍。
• 測試您的燈光：只需在相機上觀察自己即可幫助您確定是否需要更多或更少的光線，或者是否需要改變方向。

衣服

視頻通話中的著裝與面對面的著裝同樣重要，因此請務必保持最佳形象。 這裡有一些關於如何穿著得體的提示。

• 不要穿格子或細條紋：當您在視頻通話中穿著這些圖案時，這種動作可能會分散其他參與者的視覺注意力。
• 堅持使用適度的色調：當您在辦公室環境中工作時，黑白可能很專業，但它們會影響視頻通話的燈光設置。 例如，如果相機檢測到大量亮白色，它可能會進行調整併使屏幕的其餘部分看起來更暗。
• 著裝商務休閒：即使您大部分時間都在大汗淋漓的工作中，視頻通話也需要一定的專業精神。 如果您不想穿著某件衣服去見客戶或同事，就不要穿它。
• 穿得完整：您可能會想只穿腰部以上的衣服，因為這可能是人們唯一能看到的部分。 然而，您永遠不知道您是否需要起床去獲取演示材料或其他東西。 為了安全起見，請穿著全套商務休閒裝。
• 穿著讓您感到自信的衣服：雖然專業精神很重要，但您仍然希望感到舒適和自信。 穿著讓您感覺準備好自由交流並專注於會議內容的服裝。

相機

您的相機使您能夠以視覺方式與其他參與者進行實際聯繫。 使用這些提示可確保順利連接。

• 將相機放置在眼睛水平位置：將相機放置在下方或上方，可以為視頻創建一個奇怪的角度。 此外，如果屏幕與眼睛處於同一高度，您將更有可能真正看著相機，而不是屏幕上的自己。
• 找到正確的位置：理想情況下，您的相機應該顯示您的頭部和肩膀，或者可能是您軀幹的上半部分。 嘗試調整電腦和椅子的放置位置，找到合適的距離。
• 使用中性背景：辦公室背景中的大量雜亂可能會分散注意力並且不專業。 找到一個看起來整潔且不包含任何潛在敏感或尷尬的地方。
• 考慮虛擬背景：一些程序（例如 Zoom）提供使用虛擬背景的選項，因此您可以選擇在天際線或您選擇的其他照片前舉行會議。 您需要一個純色背景才能使用此功能。 只有在不會分散參與者註意力或看起來不專業的情況下，您才應該使用此選項。
• 限制延遲：如果您的互聯網連接壓力很大，您的相機有時會延遲移動或凍結。 在通話時，請盡可能關閉計算機上的其他選項卡並斷開其他設備的連接。

聲音

當輪到您分享時，其他參與者也需要能夠聽到您的聲音。 這些提示可以幫助您清楚地傳達信息。

• 注意聲音延遲：有時通話過程中聲音延遲，這可能會導致參與者嘗試同時講話。 在介入並談論某人之前，請務必先表示您想發言。
• 考慮購買麥克風：如果您經常進行視頻通話，則計算機上的內置聲音可能達不到您的質量標準。 您可以購買一個單獨的麥克風並將其連接到您的計算機，以便人們可以更清楚地聽到您的聲音。
• 使用耳機：當聲音從計算機揚聲器發出時，有時會循環回麥克風並產生迴聲。 使用耳機可以避免這種情況。
• 找一個安靜的地方：你家或辦公室的某些地方可能比其他地方更安靜。 如果可能的話，找一個有門或有隔音設施的地方，以限制額外的噪音。
• 說得清楚：當輪到您分享、闡述和表達時，以便人們可以清楚地聽到您的聲音，就像您在面對面會議中一樣。

在會議之前，測試您的攝像頭和音質，以確保您的連接良好。 這可以防止通話過程中的延誤和混亂，這看起來特別不專業。

在視頻通話中表現專業

遵循正確的視頻會議禮儀可以幫助會議進行得更加順利，並確保您不會粗魯。

在下次通話時牢記這些因素，以保持專業性和效率，充分利用每個人的時間。

重點

通話期間不要同時處理多項任務。 即使人們看不到您，他們也能辨別出您何時不注意。

許多視頻會議平台都具有指示您何時未積極參與的功能，例如當您正在瀏覽另一個窗口時。 保持專注不僅表示尊重，而且還能確保您積極貢獻和處理信息。

沉默的

靜音不僅僅是一種禮貌，而且是必要的。 不說話時將麥克風靜音可避免意外評論被廣播。

這種做法可確保您環境中的背景噪音（例如電話鈴聲或門鈴）不會干擾會議的進行。 通過靜音，您可以保證每個人通話的清晰度。

使用議程

結構化會議是有效的會議。 議程提供了討論的路線圖，使參與者能夠有效地準備和參與。

主持時，提前擬定主要議題大綱並分享。 這可以確保所有與會者做好準備，使會議更加富有成果，並最大限度地減少偏離主要主題的情況。

將材料放在附近

預期是關鍵。 參加虛擬會議時，請將所有相關材料整理好並放在觸手可及的地方。 當您忙著尋找特定文檔或演示幻燈片時，這可以最大限度地減少干擾和尷尬的停頓。

井然有序的設置彰顯出專業精神，並確保每個參與者都能獲得更順暢的通話體驗。

清除屏幕

準備工作延伸到您的數字工作空間。 如果您打算共享屏幕，請確保關閉不相關的選項卡和應用程序。

關閉任何潛在的彈出通知——無論是來自消息應用程序還是軟件更新。 這種主動的方法可確保會議保持重點，並且參與者不會無意中接觸到不相關或機密信息。

要準時

準時是專業精神的證明。 遲到加入視頻會議會無意中傳達出不尊重或漠視他人時間的信息。

正如您不會遲到地參加面對面會議一樣，同樣的原則也適用於虛擬會議。 優先考慮時間管理，以確保您始終保持準時。

眼神交流

虛擬會議帶來了獨特的挑戰，其中之一就是保持真正的聯繫。 即使在數字環境中，眼神交流也起著至關重要的作用。

克制住觀看自己視頻的衝動，否則就會分心。 直視鏡頭，尤其是在講話時，可以增強對討論的參與度和注意力。

避免視頻通話中的干擾

遠程工作環境會帶來各種潛在的干擾，可能會降低視頻通話的效率和專業性。 以下是幾種常見的干擾因素以及應對策略。

家庭

孩子和配偶可能會走進您的辦公室或在外面發出噪音。 雖然家庭成員感到好奇或需要幫助是很自然的，但向他們傳達會議的重要性也很重要。

通過設定界限並提前通知他們，您可以最大限度地減少干擾並保持專業的氛圍。

寵物

我們毛茸茸的朋友可以成為工作日的好夥伴，但他們可能不理解虛擬會議的重要性。 一隻熱切的狗可能會在最不合時宜的時候吠叫，或者一隻好奇的貓可能會在你的鍵盤上游行。

為了減輕這些潛在的干擾，建議您找到一個安靜、封閉的空間來進行通話。

如果這不可行，也許您可​​以在會議期間設置一個遊樂區或玩具來讓他們玩耍，甚至可以考慮讓一名家庭成員讓他們在另一個房間裡玩耍。

戶外噪音

戶外的聲音，無論是交通的嗡嗡聲、孩子們玩耍的聲音，還是零星的門鈴鈴聲，都可能是不可預測且令人不安的。

雖然有些噪音是我們無法控制的，但採取預防措施可以大大減少其影響。 在家裡尋找一個受外部聲音影響最小的位置——無論是面向後院的房間還是隔熱的地下室。

厚窗簾或窗密封條可以進一步抑制室外噪音，確保您的通話保持專業且不間斷。

電話

在這個不斷連接的時代，我們的手機總是充滿通知、短信或電話。 雖然它們對於溝通至關重要，但在視頻通話期間可能會分散您的注意力，從而產生不利影響。

除了將手機設置為靜音之外，還可以考慮將其面朝下放置或完全放在另一個房間中。

目的是創造一個讓您可以完全沉浸在視頻通話中的空間，表現出對當前對話的尊重和承諾。

電子郵件

隨著我們的生活日益數字化，大量的電子郵件通知、彈出窗口或聊天提醒可能會像任何物理干擾一樣分散注意力。

這些干擾不僅會分散您的注意力，而且在您共享屏幕時還可能會轉移其他人的注意力。

在致電之前，請分配幾分鐘時間整理您的數字工作空間。 關閉無關的選項卡和應用程序，如有必要，請在任何可能導致中斷的應用程序上激活“請勿打擾”模式。 這營造了一個有利於富有成效的討論的數字環境。

訪客

即使在遠程工作環境中，也可能會發生鄰居、朋友或大家庭的意外拜訪。 這些善意的旁聽者可能不知道您的視頻會議承諾。

與周圍的人分享您在家工作的習慣是有益的。 考慮在重要會議期間在前門張貼禮貌的“請勿打擾”標誌或通知。

通過設定這樣的界限，您可以確保您的職業活動得到​​應有的尊重。

無關緊要的談話

會議的效率常常因離題而受到影響。 雖然進行輕鬆的玩笑或分享個人軼事是人類的天性，但保持平衡至關重要。

如果你在主持談話，如果談話偏離主題，請輕輕地將談話帶回正軌。 分配特定的時間進行隨意聊天也很有用，也許是在通話開始或結束時，確保核心議程不受影響，同時仍然培養參與者之間的友情。

視頻會議注意事項

瀏覽視頻會議的世界可能有點讓人不知所措，尤其是要考慮這麼多因素。

為了幫助簡化流程並確保您以盡可能最好的方式展示自己，這裡有一個比較表，突出顯示了成功視頻通話的基本注意事項。

無論您是偶爾使用還是每天進行視頻通話，此表都可以作為方便的快速參考，以保持您的虛擬交互專業且高效：

結論

在家進行視頻會議是小型企業及其員工在家工作時保持聯繫的好方法。

有了這些技巧，您就可以做到最好，看起來更專業，同時在每次訓練中取得更大的成就。

圖片來源：Depositphotos.com