如何充分發揮小型企業虛擬會議的價值

小企業可能無法提供大公司所提供的資源，也無法 100% 確定地預測幾年後內部情況會如何。 畢竟它們仍在增長，而且當前的經濟前景有時看起來很嚴峻。 不過，小企業可以提供的是在員工所在的地方與他們會面。

可靠、強大且靈活的視頻會議平台可以為小型企業帶來奇蹟，即使它們不舉辦很多會議。 虛擬會議軟件技術已經發展到將分析、任務和時間管理以及工作流程監控融入到每位員工中。 它為發展中的小型企業增加員工並建立持久、可持續的協議奠定了基礎，無論它們規模有多大。

以下是小型企業在購買此核心業務工具時需要記住的一些關鍵注意事項：

安全又可靠

在 COVID-19 大流行之初，“Zoomombing”成為一個流行的笑話，當時全球大多數工作運營都轉移到了網上。 這個想法是，陌生人可以侵入正在進行的視頻通話，造成混亂並攻擊參與者。 一開始無傷大雅的煩惱升級為安全風險，讓 Zoom 損失慘重：該公司在 2021 年支付了 8500 萬美元的訴訟費用。

對於視頻會議軟件來說，除了最高的安全標準之外，其他任何東西都不再被接受，大多數供應商都加強了他們的保護措施。 首先優先考慮支持甚至需要雙因素身份驗證的軟件。 它引入了一個額外的步驟，但它可以有效地鎖定任何詐騙者，而無需訪問單個用戶擁有的多個設備。 一些軟件供應商提供自己的身份驗證軟件，將兩者結合使用可以簡化安全工作。 此外，儘管許多現代視頻聊天軟件都是基於雲的，但有必要偏向運行物理數據中心的供應商，這為黑客增加了一個額外的障礙。

當軟件向運行呼叫的人員授予權限時，可以避免許多問題。 尋找允許主持人“鎖定”正在進行的通話的產品。 這可以確保沒有新人可以進入，即使他們已被邀請或設法獲得了通話鏈接。 優先考慮通過運行虛擬會議的人員路由屏幕共享和錄製請求的軟件。

永遠在一起

由於 SaaS 的發展，特別是自動化功能的發展，會議軟件能夠專注於會議前後發生的事情。 例如，如果一家公司正在舉辦網絡研討會，該軟件可以允許用戶自定義邀請或發送活動前調查，然後通過電子郵件向所有與會者發送自動生成的對話記錄。

小型企業應考慮投資運行其餘應用程序的同一供應商提供的會議平台。 這產生了許多好處，包括由於供應商能夠從集中位置監控問題而提高了安全級別。 該選項還可以解鎖大多數視頻會議軟件中嵌入的分析功能。 作為上述網絡研討會示例的延續，正確的技術解決方案可以在會議結束時自動提取信息，例如民意調查的結果或幻燈片中討論的關鍵人物，處理一些數字，並將結果發送給每個與會者，員工。 後者的接收者會發現他們的日曆中添加了重要的任務，跟踪電子表格中嵌入了詳細的數字——所有這些都是可能的，因為不同的軟件可以無縫地相互通信。

對於小型企業來說，放棄這個過程並簡單地選擇提供最便宜解決方案的供應商可能很有吸引力。 真正的節省來自多個相關工具的互操作性，這些工具作為協作應用程序包進行捆綁和定價。

近或遠

合適的視頻會議軟件可以為員工體驗帶來奇蹟。 當與其他應用程序統一時，員工可以鳥瞰日常工作，並可以快速調整任務以執行任何所需的關鍵點。 它還可以在虛擬會議之前分發議程並允許在通話期間使用虛擬白板，從而最大限度地延長員工時間。

然而，一款功能強大的會議軟件會傳達這樣的信息：公司了解員工的工作方式。

小型企業應優先考慮帶有移動組件的會議軟件。 這聽起來似乎是理所當然的——所有的科技公司不都應該構建移動應用程序來補充他們的桌面產品嗎？——但是生產可靠的會議軟件和受支持的、最先進的、技術精湛的移動應用程序的供應商很難找到比有些人想像的要多。 此外，當該軟件在統一系統中運行時，甚至移動會議也會被挖掘以獲取有用的數據來指導和更新工作流程。

由於從理論上講，員工將使用來自世界各地的軟件，因此對於小型企業來說，使用維護活動日誌以供主管事後查看的技術非常重要。 如果發生安全漏洞，這可能是追踪發生的情況並修補漏洞以使其在整個增長時期持續的寶貴資源。

虛擬會議的標準和實踐

小型企業在構建自己的軟件套件時必須考慮到效率。 當只有少數員工可以對每條規則做出例外時，很容易忽視這一點，但一旦公司發展壯大，為新員工，特別是新經理上任時建立最佳實踐就變得很重要。

該軟件還開創了先例：現在，當出現重要問題時，員工會被激勵召開虛擬會議來傳播信息，因為他們知道信息將得到有效傳達，並且會存在虛擬文件記錄，以防電線交叉。

最重要的是，視頻會議軟件可以節省小型企業的時間，這是各種規模的企業必須不惜一切代價保護的商品。