什麼是 W9 表格以及如何使用它？

報稅季即將來臨！ 你準備好了嗎？ 在報稅或管理工資時，理解和使用正確的表格至關重要。 其中一種形式相對常見，但經常被誤解。 本文將解釋什麼是 W9 表格、誰需要填寫該表格，以及為什麼它對企業和個人都很重要。 繼續閱讀以了解有關這份重要文件的更多信息！

什麼是 W9 表格？

W-9 表格是 IRS 用來收集個人或企業信息的文件。 這包括他們的姓名、地址、雇主識別號 (EIN) 和其他重要信息。 該信息在報稅或準備工資單文件時使用。 為了確保全年正確的稅務報告，在表格上提供準確的信息非常重要。 通過該表格，向企業支付的任何款項都可以按時向適當的聯邦、州和地方機構報告。

誰需要填寫表格 W-9 - 納稅人識別號和證明表請求

任何從公司收到付款的供應商、承包商或小企業主都應填寫 W-9 表格。 必須填寫此表格才能接收與您有業務往來的公司的付款。 除此之外，所有在所得稅申報表上申請稅收協定優惠的個人也必須填寫此表格。

• 為企業提供服務的獨立承包商。 獨立承包商是指不受公司僱用而是為企業提供自由職業或合同服務的個體經營者
• 來自各種收入來源的付款。 從房地產交易、債務取消、股息、抵押貸款利息和其他收入來源（例如特許權使用費）收到資金和付款的個人必須向付款人提供 W9。
• 企業的員工。 如果企業不從其收入中預扣稅款，員工將需要填寫 W9 表格。 這使得納稅人知道必須繳納多少稅款。
• 投資顧問和金融機構。 投資顧問和金融機構（例如銀行和信用合作社）必須向每位客戶提供 W9 表格，以便正確報告收到的任何收入。
• 有限責任公司。 任何有限責任公司都必須為其所有者填寫 W9 表格，以便報告收到的任何收入。 這確保了繳納適當的稅款。
• 遺產或信託。 如果某人從遺產或信託收到資金，他們將需要通過 W9 納稅表報告這些資金。 雖然信託或遺產不必付款，但任何付款都需要報告。

如何填寫 W9 納稅表

填寫 W9 納稅表時，請務必密切關注所要求的所有信息。 不正確的信息可能會延遲您的納稅申報。 以下是您需要填寫的填寫表格的項目：

在此下載 W9 稅表

你的名字

在所得稅上顯示的相應框中輸入您的法定全名。 如果您是有限責任公司，請輸入有限責任公司的名稱，以確保遵守稅法。 確保所有姓名拼寫正確且準確。

公司名稱

如果公司名稱與第一行所示的法定名稱不同，則應包含該公司名稱。 如果相同則可以留空。

聯邦稅收分類

在此部分中，您需要選中表格姓名部分中列出的人員的正確稅務分類複選框。 分類選項包括個人/獨資經營者或單一成員有限責任公司、C 公司、S 公司、合夥企業、信託/房地產、有限責任公司等。

豁免代碼

您將在此處輸入您要申請的任何豁免的代碼。 這些代碼僅適用於某些實體，不適用於個人。 如果收款人免於預扣稅款，則可以在此處輸入免稅收款人代碼。

地址

在此輸入您公司的郵寄地址，包括任何適用的編號，以確保稅務文件發送到正確的位置。 確保此信息是最新的，因為它將用於稅務報告。 犯這個錯誤可能會給你帶來麻煩。

列出帳號

此步驟是可選的，允許您列出與您計劃接收的任何付款（例如來自供應商的付款）關聯的帳號。 這有助於跟踪目的，並且可以使報稅變得更容易。

正確的納稅人識別號 (TIN)

您需要在此部分輸入您公司的 EIN、社會保障號或個人納稅人識別號。 TIN 必須與第一框中給出的姓名相符，以確保收到退款時不會出現任何問題。

簽名和日期

最後，不要忘記在表格上簽名並註明日期。 當您簽署本文件時，您證明您提供了正確的信息並且您是第一欄中列出的納稅人，否則願受偽證罪處罰。 提交前請務必校對錶格的準確性。

您什麼時候應該申請 W-9？

企業應向與其進行業務交易的任何一方索取 W-9 表格，特別是當這些交易涉及為所提供的服務付款時。 具體來說，企業應向以下機構索取 W-9 表格：

• 獨立承包商：如果您在一個日曆年內向獨立承包商支付 600 美元或更多，您需要在年底向他們發放 1099-NEC 表格。 要完成 1099-NEC，您需要 W-9 上提供的信息。
• 自由職業者：與獨立承包商類似，如果您在一年內向自由職業者支付 600 美元或更多，您需要向他們收取 W-9 表格，為納稅季做準備。
• 供應商：如果您與提供商品或服務的其他公司或個人開展業務，最好收集 W-9。 未來的稅務報告可能需要此信息。
• 律師事務所：在某些情況下，甚至向律師事務所付款也需要報告。 因此，您可能需要向他們索取 W-9 表格。
• 房東：如果企業將租金作為營業費用扣除，他們可能需要向房東簽發 1099 表格。 W-9 表格將提供執行此操作所需的信息。
• 小型企業：如果您與小型企業開展業務，最好將完整的 W-9 表格存檔。 這對於您企業的記錄保存非常重要，並且可能是稅務報告所必需的。
• 申請稅收協定優惠的個人：這些個人需要填寫 W-9 表格，向 IRS 提供必要的信息。

通過收集 W-9 表格，您可以確保擁有履行稅務報告義務所需的信息，從而減少任何潛在的稅務相關問題。 請務必安全存儲此信息，因為它包含敏感詳細信息。

對不遵守 W-9 表格的處罰

不遵守 W9 納稅表可能會對個人和企業產生重大影響。 所有相關實體必須準確、完整地填寫此表格，以避免潛在的陷阱。 不遵守這一任務的一些後果包括：

• 罰款和處罰：國稅局 (IRS) 可以對未能從其付款實體收集 W9 表格的企業處以罰款。 據我所知，截至 2021 年，未獲得 W9 且未在需要時進行備用預扣稅的處罰可能高達每次事件 530 美元。 如果表格上提供的信息不准確或不完整，美國國稅局也可能會處以罰款。
• 延遲付款：如果您未能向與您合作的企業提供完整的 W9，他們可能會延遲或扣留付款。 這是因為他們需要 W9 上的信息來準確報告他們向您支付的款項。
• 備用預扣稅：如果付款人未從收款人處收到正確填寫的 W9 表格，則付款人可能需要預扣向收款人支付的部分款項，稱為“備用預扣稅”。 截至 2021 年，備用預扣稅率為 24%。
• 稅務誤報：如果 W9 上的 TIN 或其他重要信息不准確，付款可能會被誤報給 IRS。 這可能會給收款人和付款人帶來稅務複雜化，包括潛在的審計。
• 法律後果：除了罰款和處罰外，不遵守稅法還可能產生其他法律後果。 這可能包括潛在的民事或刑事訴訟，具體取決於不合規的規模和性質。

考慮到這些潛在的後果，確保在要求時正確、及時地填寫 W9 表格至關重要。 如果您有任何疑問或疑問，請務必仔細檢查所提供的信息並諮詢稅務專業人士。

IRS W-9 表格提示

準確、完整地填寫 IRS 表格 W-9 非常重要。 以下是一些提示，可幫助您填寫所需信息。

• 仔細、徹底地閱讀說明。 這將確保您了解表格上所需的所有信息。
• 確保使用最新版本的表格。 美國國稅局經常更新表格，因此請確保您使用的是最新版本。
• 確保包含所有必需的信息，包括您的姓名、地址和納稅識別號。
• 如果您申請稅收協定優惠或備用預扣稅，請務必隨所得稅申報表一起提交填妥的 W-9。
• 仔細檢查您提供的所有信息，以減少出錯的可能性。
• 為了讓生活更輕鬆，請務必研究並使用適合自營職業者的最佳稅務軟件。
• 最後，保留一份填好的 W-9 副本作為記錄。 你永遠不知道什麼時候會需要它。

W9 表格與其他類型的表格相比如何？

與其他類型的納稅表格相比，W9 表格的獨特之處在於它僅用於報告目的。 不要求報告收入； 相反，它向國稅局提供有關誰收到付款以及支付金額的信息。

雖然此表格上收集的信息可能用於其他與稅務相關的目的，但 W9 本身並不用於提交納稅申報表或計算稅債。

W9 表格與 W4 表格

與用於計算個人預扣稅的 W4 表格不同，W9 表格僅用於報告目的。

雖然這兩種表格都需要有關個人姓名、地址和納稅識別號的信息，但企業通常使用 W9 表格來報告向其他企業的付款，而個人使用 W4 表格來報告其收入和預扣稅狀況。

W9 和 W4 表格之間的其他主要區別包括 W9 表格通常僅由企業填寫，而 W4 表格可由個人和企業共同填寫。

IRS W9 表格與 IRS W2 表格

IRS W-9 表格和 IRS W2 表格之間的不同之處在於，W2 表格用於報告員工的工資和預扣稅款，而 W9 表格用於報告企業向其他企業或個人支付的款項。

另一個區別是 W2 表格必須由雇主發送給 IRS，而 W9 表格通常由付款人填寫並直接發送給收款人。

此外，W2 表格還包括有關員工的預扣稅狀況和社會安全號碼的信息，而 W9 表格僅收集基本付款信息。

總體而言，W9 和 W2 表格對於確保全年納稅合規和報告付款都很重要。

1099 表格與 W-9 表格

1099 表格和 W9 表格之間的主要區別在於 1099 表格僅用於報告向獨立承包商支付的款項。

兩種表格都需要一些相同的基本信息，但 1099 表格需要更詳細的報告。 確保您了解針對雇主的 1099 規則。

W-9 需要多久獲取一次？

W-9 表格必須每年獲取一次，或者對於新企業或新員工，只要其信息發生變化，就必須獲取 W-9 表格。 為了確保全年正確的納稅申報和報告，保持這些信息的更新和準確記錄非常重要。 無論頻率如何，最好每年從收款人那裡獲取新的 W-9，以確保准確反映其信息或稅務狀況的任何變化。 這很簡單，可以為您節省大量時間和麻煩。

我必須向 IRS 報告我的 W9 嗎？

不，您不需要直接向 IRS 報告您的 W-9。 不過，最好保留一份已填寫完畢的 W-9 副本作為記錄，以備日後需要參考該信息時使用。 如果您不確定如何正確報稅，可以通過 IRS 免費客戶服務熱線獲取免費稅務建議。

提交國稅局 W-9 表格最安全的方式是什麼？

向 IRS 提交 W-9 的最安全方式通常是通過電子文件或通過安全的在線門戶。 這可確保您敏感的個人和財務信息始終受到保護。 您可能還需要考慮使用加密軟件或其他安全措施來進一步保護傳輸過程中的數據。 無論您選擇哪種方法，實踐良好的在線安全和安保實踐都很重要，例如使用強密碼和絕不通過電子郵件共享敏感信息。

我應該在 W-9 表格上輸入我的 EIN 或 SSN 嗎？

這個問題沒有明確的答案，因為 IRS 在報告向您支付的款項時可能會使用您的 EIN 或 SSN。 然而，一般來說，最佳做法是始終在 W-9 表格上輸入您的 EIN，因為它提供了一層額外的保護，防止身份盜竊和欺詐。 如果您沒有 EIN 並且您是個人或獨資經營者，您始終可以使用您的 SSN。

我可以拒絕填寫 W9 表格嗎？

是的，您可以拒絕填寫 W-9 表格。 但是，如果您這樣做，提出要求的個人或企業可能有義務對其向您支付的款項預扣稅款。 因此，遵守 W-9 表格的要求並提供必要的信息通常符合您的最佳利益。

誰可能會要求我填寫 W9 表格？

W-9 表格請求通常由在納稅年度向其他人或企業付款的任何實體發送。 這可能包括雇主、銀行、金融機構、貸方和其他因提供服務或購買商品而向個人或實體付款的企業。 如果個人從公司獲得租金、特許權使用費、就業等收入，也可能會被要求填寫此表格。如果您對為何要求填寫此表格有任何疑慮或疑問，您應該直接聯繫該實體以了解更多信息信息。

需要報w9稅嗎？

是的，如果您收到要求提供 W-9 表格的收入或付款，則必須在您的納稅申報表上報告該收入。 這包括從雇主、金融機構和其他企業收到的購買商品和提供服務的任何付款。 租金、特許權使用費、受僱工資——所有這些都必須包含在報稅時的應稅金額中。 減去任何適用的稅收減免或抵免即可得出應付總額。

W-9 是否適用於自營職業者？

是的，W-9 表格通常用於個體經營者和獨立承包商。 這是因為他們通常負責繳納自己的稅款並報告其收入，而不是由雇主代扣代繳。 無論您是自由職業者還是小企業主，了解 W-9 以及它如何幫助您確保稅務合規和報告都非常重要。 請務必研究有關小企業主和個體經營者的估計納稅額的答案。

最後的話

綜上所述，W9表格對於企業和個人來說​​都是至關重要的文件。 它使他們能夠準確報告全年的付款情況，並有助於確保正確扣繳或繳納稅款。 雖然乍一看這似乎是一項令人生畏的任務，但花時間了解表格上需要提供哪些信息可以幫助減少因錯誤或遺漏而受到的潛在處罰。

了解此表格與其他 IRS 表格（例如表格 W4 和 1099）的比較將幫助您更好地根據現行法規準備納稅申報表。 牢記這些提示，完成 W-9 不再令人畏懼，而是成為您常規會計例程的一部分。 您還可以通過尋找適合自營職業者的最佳稅務軟件來減輕填寫表格的焦慮，以確保您做得正確。

圖片：Envato Elements