什麼是虛擬助理 – 以及他們可以為您完成的 47 項任務
已發表: 2023-07-31有讀者問：
虛擬助理是做什麼的？以及如何幫助我的業務？我經營一家小企業，但電子郵件和客戶查詢的數量呈爆炸式增長。保持井然有序是很有挑戰性的。然而，我們無力聘請全職行政助理或辦公室經理，也沒有足夠的空間，因為我們的辦公室很小。一位同事建議我僱用一名虛擬助理。您能否介紹一下虛擬助理可以執行的任務類型？
出售您的業務
助力您的活動取得成功
在這裡宣傳您的業務
- 霍華德來自新墨西哥州阿爾伯克基
霍華德，這是一個很好的問題。 是的，我們將準確解釋虛擬助手的作用。 我們會為您提供更好的服務。
在本文末尾，我們概述了虛擬助理 (VA) 可以為小型企業執行的 42 種不同任務，以便您可以藉鑑示例。 但首先，讓我們回答一些基本信息。
什麼是虛擬助理？
虛擬助理（通常縮寫為 VA）是在遠程工作環境中工作的專業人員，在各個領域提供幫助，例如管理任務、業務開發計劃、社交媒體管理、營銷活動等等。
這些專業人員在小型企業、企業家和管理角色的日常運營中發揮著關鍵作用，通過管理重複性任務和處理原本會消耗寶貴時間的行政工作來提供支持。
雖然這些助理通常在家庭辦公室工作，但他們的地理位置可以在任何地方——美國或海外。
過去十年，虛擬助理在小型企業中的受歡迎程度大幅上升，這主要是由於其靈活性。
根據您的業務需求，可以僱用兼職或全職 VA。 無論您需要 20 小時、30 小時還是一周 40 小時的服務，VA 都能提供多功能性來滿足您的獨特需求。
虛擬助理的薪酬模式可能多種多樣。 有些人可能更喜歡按小時付費，而另一些人可能會選擇每週或每月固定的津貼。
在許多情況下，出於以下幾個原因，您可能會通過僱用全職虛擬助理來找到更好的價值主張：
- 價格可以令人驚訝地負擔得起，特別是對於離岸工人來說。
- 將全職助理整合到常規工作流程中會更容易，並從這種安排中獲得更深層次的好處。
- 全職 VA 將能夠更好地學習您需要的任何特殊軟件應用程序，與同事和客戶建立友好的關係，並隨著業務的發展與您一起成長。
虛擬助理主要有兩種類型：獨立自由職業者和與公司或機構相關的自由職業者。
當您與虛擬助理公司合作時，您經常與了解您需求的經理進行溝通，並確保您獲得最適合您運營的虛擬助理。
虛擬助理的好處
在快節奏的商業世界中，使用虛擬助理可以顯著提高您的工作效率。 考慮一下這一點——企業主或關鍵經理如何分配時間可能是企業成功的最關鍵決定因素。
因此，他們必須專注於高價值活動和戰略事務，將日常和管理任務留給可靠的虛擬助手。
Work Better Now 主席羅布·萊文 (Rob Levin) 根據自己的經驗這樣說道。
“為了把時間花在高價值的活動上，對我來說，花更少的時間在低價值的活動上很重要。 這就是為什麼我不僅在 5 年前聘請了虛擬助理，而且與他人共同創辦了一家名為 Work Better Now 的公司，為其他企業主提供虛擬助理。”
Levin 的合夥人 Andrew Cohen 以及 Work Better Now 的首席執行官表示，該公司的潛在客戶最常問的問題是“虛擬助理能為我做什麼？”
為了回答這個問題，Cohen 列出了虛擬助手可以執行的 47 項任務。
虛擬助手可以執行的 47 項任務
虛擬助理是一位技術精湛的獨立承包商，可以遠程執行大量任務。 從安排預約到篩选和回復電子郵件，退伍軍人事務部的職責意義深遠。
然而，日程安排和電子郵件只是冰山一角。 如果一項任務可以在線完成，那麼虛擬助理就完全有能力執行它。
該資源是您探索虛擬助理世界、闡明他們的角色並強調他們可以為您的業務帶來的顯著優勢的綜合指南。
日曆管理
管理職業和個人日曆的任務通常是企業家面臨的最大挑戰之一。
虛擬助手介入，通過提供提醒和安排預約，將一項艱鉅的任務變成一個輕鬆的過程。 他們提供以下服務：
1. 協調和安排通話和約會。這項任務每周可以為企業主節省大約 10 個小時，使他們免於執行這些他們認為很麻煩的任務。
成功的關鍵是為您的 VA 提供有關日程安排的明確規則，包括安排人員和時間。 他們還可以協助協調其他團隊成員的日程安排。
2. 確認預約。最佳做法是向您的 VA 提供一份需要確認的預約列表，尤其是第二天的預約。 這種做法可以防止因忘記約會或對方在最後一刻取消而造成的時間浪費。
3. 提供有關通話和約會的提醒。人們很容易忘記打電話，尤其是當您不在辦公室或連續開會時。 VA 可以及時提醒您，在您做出承諾前幾分鐘打電話或發短信，以確保您記住。
4. 重新安排通話和約會。VA 還充當您的溝通橋樑，通知對方任何日程變更並確認重新安排的時間。
5. 向他人提供日程變更通知。虛擬助理也會通知對方並確認重新安排的時間。
6.保護時間。VA 還可以幫助保護您的時間免受不必要的干擾。 他們可以介入並禮貌地拒絕可能不是首要任務的會議請求。
7. 發送並維護“待處理列表”。虛擬助理可以為您提供每週未回復會議或通話請求的人員名單，並在可能需要您進行干預時提醒您。
8. 當您要出城時，通知重要的其他人。VA 還可以讓您的親人了解您的旅行日程。 他們可以共享包含外出日期以及您的航班和酒店詳細信息的日曆邀請，確保無縫溝通。
電子郵件和聯繫人管理和通信
在數字時代，大量電子郵件可能會淹沒您的收件箱，維護最新的聯繫人列表本身就是一項任務。
這就是虛擬助理的專業知識發揮作用的地方。 通過將這些任務委託給 VA，您可以節省寶貴的時間。 以下是 VA 可以處理的活動範圍：
9. 篩選電子郵件。虛擬助理可以根據您設置的特定規則管理您的收件箱。 他們可以執行刪除、回复、轉發電子郵件或標記重要郵件以引起您注意等任務。
10. 將人員添加到聯繫人中。每次您與新朋友接觸時，無論是通話、會議還是任何其他形式的互動，您的 VA 都可以確保該人的詳細信息立即添加到您的聯繫人中。
11.更新聯繫人信息。在某些情況下，您可能無法立即訪問聯繫人的所有信息。 在這種情況下，VA 可以逐漸填補這些空白，在可用時向聯繫人添加信息，例如電子郵件簽名中的詳細信息。
12. 將聯繫人添加到 CRM。小型企業無法有效利用其 CRM 應用程序的一個關鍵原因是所涉及的耗時的數據輸入。 您的 VA 可以承擔此任務，添加並組織您的 CRM 系統。
電話任務
當您需要某人處理電話交互，甚至無需親自在場的情況下執行簡單的接待員職責時，虛擬助理就可以勝任。
13. 履行輕微接待員職責。有時您可能會接到重要電話，但可能無法親自接聽。 這就是虛擬助手變得無價的地方。
通過將此類呼叫重定向至您的 VA，您可以確保您不會錯過任何重要的通信，同時還能夠不受干擾地專注於手頭的主要任務。
14. 轉錄語音郵件。在快節奏的數字時代，大多數語音郵件都可以通過電子郵件訪問。 這些可以轉發給您的 VA，他們除了轉錄語音郵件內容外，還可以進行任何必要的後續活動。
這可能包括聯繫呼叫者或設置提醒您進行回复，從而簡化您的溝通流程。
旅行
為商務旅行安排航班和酒店的任務可能是一個非常耗時的過程，常常會讓您遠離核心業務運營。 這就是虛擬助手的技能不可或缺的地方。 VA 可以處理：
15. 研究飛行。根據您的具體標準，例如首選航空公司、座位安排和時間安排，VA 可以對各種航班選擇進行全面分析。
然後，他們可以為您提供最佳選擇，確保您不僅旅行舒適，而且在一年中節省大量時間。
16. 研究酒店。以類似於航班研究的方式，您的 VA 可以根據您的獨特偏好深入研究酒店選擇。
這可能包括住宿類型、位置、可用設施以及您可能有權享受的任何特價等因素。 然後，他們可以編制入圍選擇，為您省去瀏覽眾多選項的麻煩。
17. 預訂航班和酒店。在您做出決定並利用您的信用卡和飛行常客信息後，您的 VA 可以負責預訂流程。
對於個人來說，這可能是一項繁瑣的任務，但 VA 可以有效地管理此任務，從而節省您的時間並減少出錯的可能性。
18. 研究交通選擇。這包括各種可能性，從租車和拼車甚至當地公共交通，具體取決於您的偏好和旅行的性質。
19. 預訂交通。一旦確定了最佳選擇，您的 VA 就可以更進一步處理預訂，類似於他們管理您的航班和酒店安排的方式。 這確保了從始至終的無縫旅行體驗。
20. 安排活動。如果您的旅行涉及參加或舉辦活動，您的 VA 可以進行研究並做出必要的安排。 這可能包括尋找合適的餐廳舉辦商務晚宴、預訂會議空間，甚至獲得當地音樂會的門票。
21. 暫停報紙或郵件。當您離開時，您的 VA 可以確保您住所的常規服務（例如報紙遞送或郵件）暫時停止。 這為您的旅行增添了另一層便利，並確保您不在時也能處理好您的家庭事務。
業務發展
當談到業務發展的任務時，工作量可能是巨大的、多方面的。
從在 LinkedIn 等平台上研究潛在客戶，到查找電子郵件地址等重要聯繫信息，這些活動通常需要耗時的基礎工作。
虛擬助理可以接管這些任務，讓您能夠專注於對成功銷售至關重要的人際互動。
22. LinkedIn 上的研究線索。對於 B2B 業務（有時還包括 B2C 業務）來說，維護潛在客戶列表是一項勢在必行的任務。 在深入了解您的需求後，虛擬助理可以在 LinkedIn 上進行徹底搜索，創建符合您理想客戶資料的詳盡潛在客戶列表。
23. 查找電子郵件地址。VA 可以熟練地瀏覽數據庫並採用有效的 Google 搜索策略來找到您想要聯繫的潛在客戶的電子郵件地址。 這不僅可以確保您擁有正確的聯繫信息，還可以節省您自行查找的時間和精力。
24. 設計演示文稿。您的 VA 可以通過找到並插入潛在客戶的徽標並相應地匹配文本顏色，為您的提案增添專業氣息。 此外，他們可以根據需要通過動畫幻燈片來增強演示文稿，從而為您的業務開發工作帶來優勢。
管理
隨著業務的增長，不可避免地會導致對各種管理功能的需求增加。 這可能包括為客戶組裝報告等任務，這可能需要整理大量現有數據。
或者您可能正在尋求擴大您的團隊並需要招聘活動方面的幫助。 您的虛擬助理可以承擔這些職責，為您提供時間和靈活性，讓您專注於業務的更具戰略性的方面
25. 收集報告。 VA 可以設計並生成按預定時間間隔跟踪關鍵績效指標 (KPI) 的報告。 這些報告提供了您業務績效的清晰快照，幫助您做出明智的決策。
26.幫助招聘員工。尋找合適人才的鬥爭往往與爭奪客戶一樣激烈，甚至更激烈。
您的 VA 可以根據您提供的標準篩選 LinkedIn 個人資料，編制可能適合您團隊的潛在候選人列表。 這不僅簡化了您的招聘流程，還確保您有更廣泛的人才可供選擇。
會計
如果管理企業的財務方面（例如維護賬簿或發送發票）讓您感到恐懼，那麼可能是時候將這些任務委託給虛擬助理了。
27. 維護書籍。通過適當的培訓和指導，您的虛擬助理可以處理財務任務，例如審查和匹配交易以及進行每月對賬。 這可確保您的企業實現簡化的記賬流程和一致的財務記錄。
28. 創建並發送發票。通過利用發票模板，虛擬助理可以起草專業發票並將其分發給您的客戶。 這確保了及時、準確的計費，有助於健康的現金流。
29. 追踪預付款。建立應收賬款流程對所有企業都至關重要。 您的 VA 可以按照此流程收取到期付款，其中可能包括在必要時將問題上報給企業主或相關人員。
個人事務
在業務蓬勃發展的同時管理個人生活責任可能會很困難。 預訂餐廳或送禮物等任務對於維持個人關係至關重要。
然而，它們也可能很耗時。 通過利用虛擬助理的服務，您可以更有效地履行這些職責。
30. 進行個人餐廳預訂。通過訪問您的個人偏好和 Open Table 等預訂平台的登錄詳細信息，您的 VA 可以代表您預訂餐廳，甚至與客人進行協調。
31. 進行購買。有時，即使像亞馬遜這樣的平台也可能沒有您需要的東西，或者購買過程可能過於繁瑣。 您的 VA 可以幫助您進行網上購物，以確保您需要的物品。
32.研究並送禮物。如果通用禮品卡不夠用，您的助手可以找到一些獨特的禮品卡並安排送貨。
33. 為你的愛好管理後勤工作。無論是為車庫樂隊排練尋找工作室還是組織讀書俱樂部會議，VA 都可以減輕後勤負擔，讓您可以毫無壓力地沉迷於自己的愛好。
34. 追踪問題訂單。當訂單未按時到達時，您的 VA 可以與供應商聯絡，處理保留時間並排除故障，並在整個過程中隨時通知您。
35.管理家庭日曆。您的虛擬助理可以無縫處理安排家庭活動和跟踪約會，從而騰出更多個人時間。
36. 安排醫療預約。有了出生日期和保險信息等相關詳細信息，退伍軍人管理局就可以安排醫生就診，甚至開始填寫必要的文件。
37. 支付個人賬單。對於不頻繁的購買或不提供在線支付選項的供應商，虛擬助理可以管理賬單支付。
38. 致電商店獲取信息。無論您是在尋找一瓶稀有的蘇格蘭威士忌還是一份特殊的禮物，您的 VA 都可以撥打必要的電話來查找出售您正在尋找的物品的商店。
運營
作為小型企業主，您的重點應該放在公司未來的戰略規劃、構思新產品和服務以及推動可提升業務的舉措上。 因此，填寫在線表格和管理文件等操作任務可以委託給可靠的支持系統（虛擬助手）。
39. 填寫在線表格。您的虛擬助理配備了相關的公司詳細信息，可以填寫各種表格，例如訂閱軟件即服務 (SaaS) 產品所需的表格，從而節省您寶貴的時間。
40. 做網絡研討會的筆記。當您對網絡研討會的內容感興趣但無法分配時間觀看時，即使是點播，您的 VA 也可以代表您“參加”，記下要點並為您提供全面的摘要。
41. 轉換文件。如果您需要不同的文件格式，例如 JPEG 而不是 PDF，您的 VA 可以為您處理轉換。
42. 進行研究。您的 VA 可以針對關鍵決策進行初步研究，例如評估各種 SaaS 產品以確定哪一種最適合您的需求。
43. 在項目管理系統中設置項目。VA 可以在您的項目管理工具中設置新項目並向相關參與者發出邀請，確保順利啟動。
44、辦理檔案管理。無論是 Dropbox 還是用於文件存儲的本地服務器，您的虛擬助手都可以通過準確的命名約定確保適當的文件組織。 他們還確保正確分配訪問權限。
45.安排社交媒體。您的虛擬助理可以根據您概述的流程安排您的帖子，從而簡化您的社交媒體策略。
46. 校對和編輯信件、博客和演示文稿。巨大的工作負載有時會導致無意的錯誤。 您的 VA 可以幫助校對和編輯重要的通信內容，例如信件、博客和演示文稿，確保內容專業且無錯誤。
47. 維護虛擬助理手冊。企業主通常更喜歡建立流程而不是嚴格遵守流程。 您的 VA 可以保留一份手冊來記錄他們的任務，這非常方便，尤其是在意外缺席的情況下。
以下是虛擬助手可以處理的各種任務的摘要，所有任務都整齊地打包在一個方便的比較表中。
| 任務類別 | VA 可以執行的任務示例 |
|---|---|
| 日曆管理 | 安排約會、提供提醒、重新安排約會 |
| 電子郵件和聯繫人管理 | 篩選電子郵件、更新聯繫人、將聯繫人添加到 CRM |
| 電話任務 | 輕度接待員職責，轉錄語音郵件 |
| 出行安排 | 研究和預訂航班/酒店、安排交通、暫停常規服務 |
| 業務發展 | 研究線索、查找電子郵件地址、設計演示文稿 |
| 管理任務 | 匯總報告，幫助招聘員工 |
| 會計 | 維護賬簿、創建發票、管理應收賬款 |
| 個人事務 | 預訂、在線購物、管理個人日程 |
| 運營 | 填寫表格、記錄網絡研討會筆記、管理文件、安排社交媒體 |
| VA 不執行的任務 | 因特定 VA 服務、規則和邊界而異 |
虛擬助理不做的事情
當然，有些事情你的虛擬助手不會做。 如果您要求虛擬助理做某事，您不必擔心他們的態度。 VA 不：
- 他或她對你翻白眼。至少如果發生的話你不會看到它！ 而且您不會在任何通信中“聽到”它。
- 需要更大的辦公室或另一張桌子。這些人不會共用您的辦公空間，因此無需騰出額外的空間。
- 插話劇。有了虛擬助手，你就不會再有太多的自負了。 您無需如履薄冰，也無需擔心流言蜚語會壓倒專業精神。 異地關係的本質意味著辦公室戲劇是不存在的。
獲取虛擬助理的後續步驟
- 確定您的企業中最適合外包的任務。提示：專注於不需要您專業知識的任務。問問自己，這項任務是否最能充分利用您的時間，還是由其他人來完成會更好？
- 使用 Work Better Now 等服務來識別適合您需求的虛擬助理。
無論您是想擴大業務規模、停止做那些讓您煩惱的任務，還是只是想要更多的空閒時間，VA 都能改變遊戲規則。 我認為您可以看到僱用虛擬助理可能是您成功的關鍵。 希望這可以幫助您確定 VA 是否適合您的業務。
祝你好運！
有關虛擬助理的更多信息，請閱讀：
- 如何利用虛擬助理減少工作量並在小型企業中取得成功？
- 僱用合適虛擬助理的 22 個秘訣
對讀者問題的所有回答均來自小型企業趨勢編輯委員會，該委員會擁有 50 多年的綜合商業經驗。 如果您想提交問題，請在此處提交。
圖片來源：Depositphotos.com