為什麼我們需要產品文檔？

像大多數企業主一樣，您可能認為產品文檔是事後才想到的。 這是您在完成其他所有操作後剩餘時間時創建的東西。

在開發您的產品時，您將結合一些快速說明來幫助用戶正確起步，然後離開。

但是，產品文檔是您業務中最重要的部分之一——它是您的產品和客戶之間的橋樑。 未能認識到產品文檔背後的力量可能會給您的業務帶來災難性的後果，並在您應該飛速發展時將您固定在原地。

另請閱讀； 為什麼技術文檔很重要。

什麼是產品文檔？

你知道它是什麼，所以我會保持簡短。

產品文檔只是為幫助客戶了解和使用您新發布或更新的產品而創建的任何類型的信息。

這可能是您網站上的常見問題解答頁面或物理產品隨附的詳細 PDF 手冊。 一般來說，它分為兩類：

任何形式的說明在技術上都算作產品文檔。 儘管如此，很明顯有些文檔可以工作並且適合目的，但文檔還不夠好，但我們將在下面正確討論。

您可以使用 Docsie 之類的工具輕鬆創建文檔。

為什麼企業需要產品文檔？

從業務的角度來看，產品文檔很重要，原因如下：

它可以節省您的時間

最大的好處是它可以節省您的時間和金錢。 適當的產品文檔可以大大減少您收到的支持電話和電子郵件的數量，從而為您節省資金。

這是因為您將功能的力量交給了用戶，他們可以自助服務。 這意味著更少的時間與您聯繫並要求您引導他們完成產品，從而騰出您的支持人員來處理其他事務。

它提高了客戶滿意度和忠誠度。

如果您的客戶可以輕鬆找到他們正在尋找的答案，他們就會對您的產品和您的公司更滿意。

當您向某人提供產品或服務（例如 SaaS）時，大多數用戶只想深入了解您所提供產品的核心。 他們不想坐在客戶電話線上或在實時聊天中閒逛。 他們只是想繼續做事。

適當、經過深思熟慮和全面的產品文檔可以輕鬆實現這一點，因為他們可以自助服務並且準確地知道如何設置自己並解決他們可能面臨的潛在問題。

這是因為您的產品文檔是產品體驗的一部分，而不僅僅是附件或附加組件。

想想蘋果和谷歌是如何通過他們的產品包裝做到這一點的，比如打開一部新 iPhone 是什麼感覺。

它時尚簡約，但很有效。 它可以快速輕鬆地告訴您您需要了解的有關產品的所有信息，而不會讓人不知所措。 這就是您的產品文檔應該達到的目標。

由於客戶對您的產品有很好的體驗，這反過來又會導致客戶更有可能推薦您並繼續使用您的產品或服務。 這可以提高您的聲譽並增加您作為企業的成功，無論您使用什麼指標。

它改善了客戶支持

產品文檔還可以通過為常見問題的所有答案提供一個中心位置來幫助改善客戶支持。

我不是在談論包含的文檔，而是現在更常見的是為產品提供產品文檔，以幫助用戶進行設置並解決他們可能遇到的最基本問題。

如果用戶需要更多幫助，他們通常會被引導至產品的在線知識庫，該知識庫將具有更廣泛的內容。

這些在線知識仍然算作產品文檔，都是產品體驗的一部分，所以你必須考慮到這一點！

以 Google 支持基地為例。

無論您遇到什麼產品問題或嘗試做什麼，知識庫都以一種非常簡單而強大的方式佈局，幫助用戶獲得他們需要的東西以獲得結果。

最終，這是理想的場景，因為客戶可以在沒有幫助的情況下解決他們的問題。

為什麼客戶需要產品文檔？

有效的產品文檔不僅僅是讓用戶了解如何打開他們的設備或將電池放在哪裡的一種方式。 它遠不止於此，而且仍然有很多企業沒有認識到這一點。 因此，他們繼續發布對他們的業務沒有好處的劣質產品文檔。

產品文檔之所以強大有幾個原因；

1. 幫助他們了解你的產品

產品文檔對於幫助客戶了解您的產品如何工作以及他們可以用它做什麼至關重要。 他們可能會出於一個原因購買您的產品，但對他們進行有關您產品的全部潛力的教育會讓他們感覺好像他們正在從物有所值中受益，並為他們如何充分利用您的產品體驗打開了許多大門.

您的用戶受教育程度越高，他們與您的產品互動和互動的次數就越多，他們就越能找到您的業務。 這就是您創建忠誠的回頭客的方式！

2.它節省了他們的時間

就像出色的產品文檔可以節省您的時間一樣，它也可以節省您用戶的時間！ 他們無需聯繫客戶支持或在論壇中搜索幫助，只需查閱您的產品文檔並找到他們正在尋找的答案。

什麼是好的產品文檔？

好的，讓我們進入這篇文章的核心。 什麼是有效的產品文檔？ 為什麼您不能只輸入說明和常見問題的列表並完成它？

好吧，理論上你可以，但它不會為你服務。 同樣，您的產品文檔是您的產品體驗的核心部分，這一點還不夠。 兩者相輔相成，而不是文檔僅僅是附件或可選的額外內容。

有幾件事可以製作好的產品文檔：

1. 很容易找到

產品文檔應該易於客戶查找。 您最不希望的事情是讓客戶放棄嘗試尋找答案，因為他們無法找到您的文檔。 確保可以從您的網站、產品界面或包裝輕鬆訪問它。

2. 全面

產品文檔應該是全面的，涵蓋產品的所有主要功能和用例。 如果您有一個複雜的產品，請考慮創建多個級別的文檔（例如，初級、中級和高級），以使客戶更容易找到他們正在尋找的內容。

這就是擁有詳細、廣泛且易於導航的數字知識庫發揮作用的地方。 對於實體產品，您不能擁有像書籍一樣厚的手冊。 您必須找到適合您、您的目標受眾和您的特定產品的正確平衡點。

3.它是最新的

產品文檔應與您的產品的最新更改保持同步。 如果您發布新功能或對現有功能進行更改，請務必相應地更新您的文檔。 這將有助於確保客戶始終獲得有關您產品的準確信息。

4. 寫的很好

產品文檔應該寫得很好並且沒有技術術語。 請記住，您的文檔可能是客戶對您的產品的第一印象，因此請確保其清晰簡潔。

您不想讓用戶超負荷或因為不了解該做什麼而給他們帶來壓力。 雖然宜家扁平包裝說明以一種有趣的方式有點出名，但它並不適用於所有企業。

例如，SaaS 用戶不想費盡心思去弄清楚如何讓事情發揮作用。 他們知道有一個學習曲線，但他們希望盡快加入。

作為一家企業，這也正是您想要的。 快樂、正常運作的客戶盡可能輕鬆地融入您的業務。 這取決於你。

另外，這裡有一點最重要的提示。

確保您正在為目標受眾寫作。 如果您正在為兒童棋盤遊戲編寫說明，則需要以他們理解的方式編寫。 例如，這與您為會計軟件編寫指令的方式大不相同。

如何創建成功的產品文檔

我可以在分步指南中製作有關如何製作產品文檔的完整指南，但事實是變量太多。 在風格和設計方面，對競爭對手的產品有用的東西可能對你不起作用。

有些產品需要文字手冊（例如在工廠級別製造印刷機），而其他產品則需要一張簡單的需要知道點的抽認卡。 這取決於你。

但是，創建成功的產品文檔並不一定很複雜。 只需按照這些簡單的提示來幫助您完成此過程。

1. 保持井井有條

產品文檔應該組織良好且易於瀏覽。 考慮使用標題、副標題和目錄來幫助客戶找到他們正在尋找的內容。

2. 讓它可視化

產品文檔應具有視覺吸引力且易於理解。 使用圖像、屏幕截圖和視頻來補充您的文本並幫助解釋複雜的概念。 請記住，好的產品文檔就是以最簡單的方式傳達盡可能多的有價值的信息，所以使用圖像來實現這一點。

3.使用適當的工具

雖然您可以只打開一個 Word 文檔來編寫您的產品文檔，但您將需要它來查看零件。 這意味著您應該使用適當的工具來創建適合目的的理想文檔。

以下是一些可能有所幫助的工具：

• Docsie 等文檔創建工具有助於簡化和自動化整個端到端流程
• 人工智能寫作工具，如 Jasper，幫助編寫內容
• 用於創建圖形和視覺效果的Piktochart
• Grammarly 等工具，用於檢查最終內容的準確性和專業性

4. 為你的聽眾寫作

應該為您的目標受眾編寫產品文檔。 避免使用技術術語或過於復雜的語言。 相反，請專注於使您的文檔清晰簡潔。

5. 保持最新

產品文檔應與您的產品的最新更改保持同步。 這將有助於確保客戶始終獲得有關您產品的準確信息。 這可能需要時間，但只要您的方法井井有條且富有成效，您應該能夠找到適合您的工作流程。

交給你

產品文檔對於企業和客戶來說都是必不可少的。

回答常見問題和問題可以提高客戶滿意度和回頭客。 創建成功的產品文檔並不難，但確實需要一些計劃和努力。

在您的方法中積極主動，您可以確保獲得產品文檔必須提供的許多好處。