為什麼技術文檔很重要（附示例）

作為企業主，永遠不要低估專業技術文檔的重要性。 許多人甚至將其視為貴公司將創建的最重要的內容之一。

在本指南中，我將確切地討論為什麼會出現這種情況，以及為什麼您需要開始將此內容視為您組織的支柱。

讓我們開始吧。

什麼是技術文檔？

技術文檔是一種描述如何做某事的寫作類型。

在基本層面上，您可以將技術文檔視為一組說明，因為大多數技術文檔通常包含有關如何做某事的分步說明，無論是解釋如何使用軟件或如何設置產品。

但是，技術文檔可能遠不止這些。

研究、人口普查和醫療記錄等文件也稱為技術文件。 在這種情況下，它甚至可能包括主題的背景和歷史等信息，以及技術術語的定義。

結合所有這些，將技術文檔描述為展示產品、服務或操作的應用程序、目的、架構、使用或創建的文章可能更準確。

另請閱讀； 為什麼我們需要產品文檔？

為什麼技術文檔很重要？

從業務的角度來看，該文檔對於跟踪業務中的程序和流程非常有用，甚至可以用作培訓工具。

例如，如果您管理一家製造工廠並安裝一台新機器（或執行任何流程），您將需要創建技術文檔來描述機器的工作原理以及您的員工應如何安全操作它。 機器供應商還應提供有關機器工作原理的技術文檔，以便您的工程師對其進行維護。

您可能還需要進行檢查和審計，以確保您在公司的法律和法規範圍內運營。 同樣，您需要技術文檔來確保准確執行和監控。

當新員工加入您的公司時，您將使用技術文檔來培訓他們並向他們展示如何解決問題。

有哪些技術文檔示例？

技術文檔最清晰的例子是用戶手冊。 這些可以有各種形狀和大小，並且通常包含在新推出和更新的產品中。

如今，您可能不會經常獲得紙質手冊，而是快速設置指南，然後可以在需要時在線訪問更多內容。

對於您的企業或您的員工，技術文檔可能包括：

• 政策與程序
• 職位介紹
• 員工手冊
• 工藝流程
• 培訓教材

作為一個廣泛的列表，其他形式的技術文檔可能包括：

• 商業提案
• 用戶和客戶指南
• 員工手冊和說明
• 宣傳冊
• 備忘錄
• 營銷計劃
• 項目管理文件
• 病歷
• 通訊
• 操作流程
• 維修手冊
• SDK 參考

也可以看看; 什麼是產品所需文件。

我應該優先考慮編寫技術文檔的目的是什麼？

在創建自己的“技術文檔”時（你認為這會流行起來嗎？），首先要弄清楚你應該寫什麼。 當然，您在使用工作計算機或訪問服務器時可能需要一些文檔，但是如何使用咖啡機呢？

有趣的是，是的，您可能應該擁有業務中所有內容的技術文檔。 它只是咖啡機文檔，通常只是前面的貼紙，顯示一些說明圖。

一切都是為了優先考慮。

您應該首先優先考慮對您的業務最重要的事情。 這可能包括對您的業務日常運營至關重要的程序和流程，以及新員工的培訓材料。

請記住，技術文檔不必冗長而復雜。 它可以像一張紙一樣簡單，詳細說明機器的使用方式以及需要採取的安全措施。

如果您不確定從哪裡開始，一個很好的起點是創建一個您認為對您的技術文檔最重要的事情的列表。

一旦你有了這個清單，你就可以開始寫作了！

您如何創建自己的技術文檔？

既然我們已經了解了技術文檔是什麼以及它為何如此重要，您可能想知道如何創建自己的技術文檔。

這無疑是一項艱鉅的任務，但幸運的是，您可以使用許多不同的工具和資源來創建技術文檔。

這是有關如何處理它的分步指南。

1. 定義你的目的

在創建技術文檔時牢記目標很重要，因為您需要牢牢把握想要的方向。 否則，您的文本將到處都是，並且可能無法涵蓋對您而言重要的內容。

問自己這些問題以幫助指導您的思考：

1. 您希望您的技術文檔實現什麼目標？
2. 您想將其用作新員工的培訓工具嗎？
3. 您想將其用作需要解決問題的員工的參考點嗎？
4. 文件是給客戶的嗎？
5. 是產品或服務的文檔嗎？

一旦你確定了你的目的，你就可以更好地決定你需要創建什麼類型的技術文檔。

2. 選擇你的格式

有許多不同的格式可用於技術文檔。 一些常見的格式包括用戶手冊、流程和培訓材料。

你將如何展示你的文件？

您是否使用物理文件夾和紙張？ 數字培訓視頻？ 數據庫？ 一個網頁？

這完全取決於您，但重要的是以對您的用戶最有利的方式格式化您的文檔。 畢竟，他們應該快速輕鬆地吸收信息，並且應該沒有誤解的餘地。

問問自己，以最快、最簡潔的方式向與您合作的目標受眾傳達必要信息的最佳方式是什麼？

這將為您提供您需要使用的最佳格式。

3. 收集信息

不幸的是，您不能只寫技術文檔。 您需要花時間收集所有信息來源，甚至可能進行事實檢查，以確保您使用的信息準確且最新。

這些信息可以來自各種來源，例如公司政策、職位描述和員工手冊。 一旦你收集了所有你需要的信息，你就可以開始創建你的技術文檔了。

4. 創建你的文檔

現在是有趣的一點。 創建您的內容。

最簡單的方法是使用文字處理程序，如 Google Docs 或 Microsoft Word。 兩者都有內置模板，您可以使用它來開始並允許您填寫空白。 但是，毫無疑問，您需要某種程度的自定義，並且某些主題需要更高級的文本處理。

值得慶幸的是，有很多可用的工具，包括：

• Docsie：如果您想讓流程變得簡單，並且希望您的技術文檔看起來很完整併最大限度地發揮功能，那麼 Docsie 是前進的方向。 這是一款屢獲殊榮的產品文檔應用程序，可讓您使用嚮導自動創建文檔。 還有大量的協作工具和發布
• Monday.com 提供多種產品，包括許多用於工作管理和開發的功能。
• Whatfix：這是一個數字採用平台，旨在打破用戶與新技術之間的界限。 雖然小眾，但它對於簡化您的創作過程和分析您可以改進的地方非常有幫助。

創建技術文檔後，您需要將其保存為員工可以輕鬆訪問的格式。 最常見的技術文檔格式是 PDF。 但是，您可能還需要考慮將技術文檔保存為易於打印的格式，例如 Word 或 HTML。

別擔心，雖然這感覺像是一個強大的過程，特別是因為您可能有無限的東西可以為其創建技術文檔，但還有很多其他工具可以提供幫助。

5.檢查您的文檔

技術文檔的重要之處在於它是正確的。

畢竟，如果信息不正確，擁有詳細說明如何使用機器的技術手冊是沒有好處的。 這就是為什麼讓熟悉該主題的人檢查您的技術文檔很重要的原因。 檢查完技術文檔後，您可以將其分發給員工。

6. 分享您的文檔

一旦您的文檔已創建並可供全世界使用，就該分享它了，這意味著要傳達您創建的內容、原因、它將如何提供幫助以及如何訪問它。 畢竟，你知道雇主在這種事情上會是什麼樣子。

首先，讓您的內容易於訪問。

您可以通過多種方式發布您的技術文檔，例如在您的公司網站或 Intranet、員工門戶或公司新聞通訊或郵件列表中。

發布技術文檔後，您可以與員工和其他利益相關者共享。

發布後，您需要允許業務級別之間進行通信。

您的文檔可能充滿了技術術語和困難的概念，需要以每個人都能理解的方式傳達。 因此，您應該主持會議並為人們提供反饋的機會，允許您調整和改進內容，直到它適合目的為止。

7. 審查和更新

到目前為止，許多企業都忘記了這個過程中最低調的一步。 僅僅因為您的技術文檔已經發布，並不意味著它已經完成。 標準和程序一直在變化。 產品和服務已更新。 工作方法變得更加精簡，或者引入了新技術。

這些因素會影響技術文檔，因此定期查看和更新​​您的技術文檔非常重要。

如果您遵循這些步驟，您將能夠創建準確且最新的技術文檔，最終確保您擁有充分利用技術文檔所提供的一切所需的一切。

需要一個工具來幫助您創建技術文檔？ 看看Docsie！