如何為您的企業製定有效的公司政策
已發表: 2021-11-18經營企業就像穿過雷區。 在任何時候，您都可能會偶然發現對您的公司來說具有爆炸性的問題。
所有企業都會發生事故，但公司政策可以幫助您重新站起來。
因此，我們知道編寫政策和程序可能是乏味和乏味的。 但請相信我們，如果您制定了有效的政策，您將確保您的員工在職業、個人、身體和法律方面的安全。
如果您是企業主或人力資源經理，希望制定切實有效的公司政策，那就別無所求。 我們匯總了一些關鍵技巧，您可以使用這些技巧來準備、編寫和實施適合您的業務模型的政策。
但在開始之前，了解您可能需要製定自己的公司政策的原因很重要。
為什麼編寫公司政策很重要？
為什麼所有公司都應該制定和實施員工應該遵守的政策，原因有很多。
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給新員工的第一印象
根據研究，22% 的員工離職發生在入職後的前 45 天內，因此第一印象就是一切。 新員工應該收到的第一件事就是所有相關的公司政策。 儘早讓新員工入職並設定關鍵目標將為他們的就業定下基調和步伐。
每個人都在同一頁上
公司政策是確保所有員工在公司目標、價值觀和規則方面達成一致的獨特機會。
減輕壓力
當員工遵循一項政策時，他們就不太可能犯不必要的錯誤和誤解。 這減輕了員工和管理層的工作壓力。
所有的決定都是公平的
如果所有員工都必須閱讀、接受並遵守相同的公司政策，那麼他們就是在一個公平公正的環境中工作。 沒有人受到任意懲罰。
提供法律保障
公司政策可以讓您的員工感到安全，特別是如果它明確規定了他們的權利和義務。 促進問責制和員工關係管理的政策提高了整個董事會的透明度。
提高員工忠誠度
公司政策可以確保員工始終致力於公司的事業，尤其是在員工福利被包括在內的情況下。
在多個行業中，大量新員工因在入職期間未能閱讀公司政策（例如員工手冊）而臭名昭著。 從上面的信息圖中可以看出這一點。
如何準備公司政策
不幸的是，您不能簡單地開始寫作並期望最終結果是完美的政策。 企業主需要仔細準備他們將包含的內容以及他們將如何向所有必要的各方表達這一點。 採取以下步驟可以使一切變得不同。
各方應同意制定公司政策
無論您是開辦建築企業還是酒店，管理層和員工都需要對擬議的公司政策表示一致支持。 應提出正當理由來支持相關政策。 一旦各方都同意，真正的計劃就可以開始了。
組建公司政策制定團隊
公司政策應始終是協作的結果。 貢獻想法的人越多，政策的最終信息就會越統一。 但是你不能隨便招募任何人來做這份工作。 使用在相關主題方面是專家的優秀經理和員工非常重要。
建立標準的公司政策結構
最重要的準備工作之一是確保公司擁有標準化的公司政策結構。 這種結構會根據公司的需要而有所不同，但無論您是零售經理還是水管工，它都應該包括政策的目標、指導方針以及適用對象。
創建優先列表
您可能需要創建涵蓋各種主題和需求的多項公司政策。 因此，為了防止您公司的政策制定團隊不堪重負，請嘗試按照您公司首先需要的順序排列政策的優先級。 任何提供短期利益的政策都應排在優先列表的首位。 無論您是培訓清潔人員還是管理製造商工人，您都需要集思廣益，想出哪些政策需要立即關注。
做你的研究
在開始編寫公司政策之前，您需要做足功課。 對您的公司和您希望在政策中涵蓋的主題有深入的了解是至關重要的。 研究還可以幫助改進已經存在的公司政策，用相關信息填補空白。
您可以通過以下幾種方式對公司政策進行研究：
- 就相關主題諮詢專家。
- 進行公司調查並採訪員工。
- 及時了解與您希望創建/更新的政策相關的最新法律（例如各州的用餐和休息時間法律）。
如何為您的公司製定政策
在談論如何為您的公司製定政策時，重要的是要確保勾選所有方框並包括雇主和僱員都應遵循的所有細節。
一般而言，雇主應考慮在每項公司政策中包含以下內容。
目的聲明
這向讀者解釋了公司開始實施該政策的原因以及它旨在通過使用該政策實現的目標。
規格部分
公司政策的這一部分包括員工應遵守的具體規則、指南和法規變更。 例如，“員工應在周一至週五穿著店內製服。 工作人員可以在周六遵循商務休閒著裝要求。”
實施科
本節明確規定了哪些各方應遵守該政策以及他們可以遵循的方式。 “允許餐廳經理決定著裝是否合適。”
生效日期
公司政策生效的日期。 例如，“自 2024 年 1 月 1 日起，所有各方都必須遵守此政策。”
詞彙表
整個公司政策中使用的常用術語列表，包括定義。 例如，“制服：零售公司提供的職業裝。”
值得注意的是，政策不應被誤認為是合同或一系列嚴格的規則，應嚴格遵守這些規則的編寫方式。 公司政策應以靈活的語言編寫，使員工易於理解並歡迎其遵循。
如何格式化和設計公司政策
這不僅僅是關於您在公司政策中所寫的內容。 您編寫的風格和格式也提高了可讀性，從而提高了員工敬業度。
以下是編寫策略時的一些重要格式提示：
- 選擇專業字體，例如 Arial、Calibri、Georgia 或 Times New Roman。
- 選擇易於閱讀（12 號）並在整個文檔中保持一致的字體大小（標題、標題、副標題除外）。
- 避免使用多種顏色來使文檔具有專業的外觀。 堅持在白色背景上使用黑色字體。
- 適當地分隔段落和部分。
無論您是從事房地產業務還是雜工，都沒有關係。 關於公司政策的寫作風格，有幾件重要的事情需要注意：
- 把政策寫清楚，切中要點。
- 用第三人稱寫——例如，“他”、“她”和“它”。
- 如果你寫的是一個組織（例如，世界衛生組織），請確保完整地寫下它，然後你可以在末尾包含實際的首字母縮略詞 (WHO)。
- 在描述員工應該如何行動時，不應使用“將”、“必須”、“僅”、“總是”和“從不”等絕對詞。 相反，雇主應該使用“通常”、“通常”和“可能”等術語，讓管理人員在處理不同情況時更加靈活。
查看您的草稿並獲得批准
編寫公司政策的一個重要部分是審查過程。 讓整個政策制定團隊有機會編輯初稿、提供反饋、發現錯誤並添加任何可能遺漏的內容。
當團隊對最終草案感到滿意時，將其轉發給公司的執行成員批准。
制定公司政策後，您需要考慮如何實施它。
使用最好的工具來實施您的公司政策
考慮如何與公司其他人分享公司政策至關重要。 每次僱用某人時都要打印它，這很乏味。 此外，員工很容易丟失打印版本，這絕對是您希望所有各方都能輕鬆訪問的東西。
Connecteam 是一款屢獲殊榮的管理應用程序，專為移動工作人員設計，例如遠程團隊和無辦公桌的員工。
來自 90 多個行業的 10,000 多家公司使用 Connecteam 的一體化培訓管理應用程序來創建文檔和政策，並輕鬆地將它們分發給每位員工，無論他們在哪里工作。
以下是 Connecteam 帶來的一些好處：
- 如果員工需要查看政策，他們只需參考該應用程序，而不是將時間浪費在雜亂無章的紙質文檔上。
- 員工可以在數字表格中添加簽名和圖片，以確保涵蓋所有內容。
- Connecteam 具有時間管理（包括 QuickBooks Online 和 Gusto 集成以實現流暢的工資單）、團隊溝通和知識中心功能，滿足您公司的所有需求。
- 這款一體化員工培訓軟件可免費使用。
Connecteam 為企業主和 HR 提供必要的工具，使公司政策數字化並根據需要隨時更新，無需打印。
向員工傳授公司政策
Connecteam 讓您可以為整個團隊創建您自己的知識庫，您可以在其中實時附加所有公司政策。 您甚至可以按關鍵字搜索特定政策。 它可以在員工自己的手機上訪問，因此他們可以隨時直接訪問該政策（從您更新它的那一刻起）。
減少混亂並為員工提供特定的學習資源。 將多個知識庫分配給不同的部門，以及包含文件夾、子文件夾、項目和文件的多個部分。
與您的團隊就您的公司政策進行溝通
實施經常被忽視的公司政策的一個步驟是將其有效地傳達給您的員工。 僅僅將政策強加於公司員工是不夠的。 您需要清楚地傳達該政策的價值，以及為什麼首先要讓所有各方都遵守該政策。
雖然會議、備忘錄和電子郵件都是更新員工的有效方式，但員工參與軟件可以使溝通更加有效和高效。
Connecteam 還允許管理人員使用圖像、視頻和其他文件發送員工可以享受和理解的簡單、引人入勝的公司更新。 此外，他們還可以看到哪些員工閱讀了更新，並在需要時通過提醒或一對一聊天輕鬆跟進。
上傳您的公司政策並隨時隨地更新您的員工
更新您的公司政策
即使在您完成編寫、審查和實施之後，您的政策仍未一成不變。 它應該是一個活生生的文檔，您可以隨時更新。
當政府和州通過可能影響您公司的新法律時，這一點尤其適用。 例如，如果貴公司所在州的最低工資發生變化，那麼您可能希望在公司政策中包含公司將如何處理這一進展。 （一旦您更新了 Connecteam 中的政策，您的所有員工都將擁有最新的最新版本。）
有關公司政策的常見問題解答
公司政策究竟是什麼？
一般而言，公司政策是一份文件，其中包含有關如何在您的業務中正確執行某些操作的說明。
公司政策有助於塑造企業主和員工每天做出的決策。 它可以影響公司生活的多個方面，例如職業道德、公司文化、辦公行為以及健康和安全。
每家公司都需要一套自己獨特的政策，這取決於它設定的短期和長期目標，以及它的總體使命。
我的公司應該使用哪些公司政策示例？
您的企業所在的行業和您公司的需求將決定您需要製定什麼樣的公司政策。 公司政策有很多不同的例子。 雖然並非所有這些政策都適用於您的特定公司，但在大多數公司中都可以找到以下許多公司政策，以某種形式：
- 工作場所安全政策（基於城市/國家/州/聯邦法律）
- 員工行為（著裝規範、騷擾政策、安全程序、適當的行為）
- 工作介紹
- 人事政策（工作時間、僱傭條款、國家工資、工資/獎金、假期/病假/產假、保險/福利、退休計劃）
- 公司治理（公司文化和價值觀）
- 公司結構（圖表說明每個員工的姓名和他們在哪個部門工作）
- 平等機會/非歧視政策（種族、性別、性取向、宗教、文化）
- 出勤政策（時間表、休假、工作場所缺勤）
- 物質濫用政策（酒精、毒品、煙草）
- 紀律政策（表現不佳、行為不端、不誠實）
- 技術政策（設備、手機、電子郵件、互聯網）
- 財務政策（不同類型的補償、福利、追溯工資、支出授權）
- 隱私政策
- 客戶服務政策
值得注意的是，此列表並未包括公司使用的所有政策。 但是很多公司政策都屬於上述公司政策示例。
撰寫公司政策的底線
作為企業主（或人力資源經理），我們理解您是否對所提供的所有步驟感到不知所措。
雖然這似乎需要遵循很多，特別是如果您正在編寫您的第一份公司政策，我們建議您花點時間看看什麼對您有用。 最終，政策越詳細，您的員工就越安全。 最好的公司政策需要時間、專業知識和人力來製定。
但是，一旦您制定了公司政策，實施它就會變得快速、簡單且負擔得起。 使用像 Connecteam 這樣的數字解決方案，管理人員和員工等都可以輕鬆訪問您的政策。
只需點擊幾下，您就可以下載、閱讀和簽署所有相關文件。 此外，您還可以使用此通訊應用程序發起有關政策的對話、提交反饋以改進政策並發送提醒以確保每個人都已閱讀並理解政策。
因此，放下筆和紙，開始數字化——因為準備、編寫和實施公司政策從未如此簡單。
